I. ĐẶT VẤN ĐỀ (NỖI ĐAU CỦA BỘ PHẬN)
Bộ phận Technical ECOLIVE hiện đang vận hành với quy mô lớn lên tới 85 nhân sự, trải dài từ các bạn Thực tập sinh (Intern) cho đến các vị trí Leader (G3). Quá trình livestream và production đòi hỏi tính kỷ luật cực cao, chuyên môn kỹ thuật sâu và khả năng xử lý sự cố tức thời.
Tuy nhiên, việc quản lý năng lực, theo dõi tiến độ học tập, đánh giá mức độ đáp ứng công việc (ASK) và theo dõi hạn hợp đồng của 85 con người này bằng các công cụ thủ công (như Excel truyền thống) là một “tác vụ lặp đi lặp lại” tốn vô số thời gian của cấp quản lý. Sự phân tán dữ liệu khiến chúng ta mất đi cái nhìn tổng quan, dễ bỏ sót những nhân sự cần được đào tạo bổ sung hoặc chậm trễ trong việc gia hạn hợp đồng.
II. GIẢI PHÁP TỪ AI
Hưởng ứng cuộc thi AI Driven Contest với mục tiêu tạo ra các trợ lý ảo nhằm tự động hóa công việc và nâng cao năng suất, nhóm chúng tôi đã sử dụng công cụ AI (Chat GPT) để hỗ trợ thiết kế, cấu trúc dữ liệu và lập trình toàn bộ hệ thống HR People Profile V6.8.
Link Tải App: HR People Profile V6.8
Thay vì mất hàng tháng trời để thuê đội ngũ IT viết phần mềm, AI đã đóng vai trò là “Trợ lý lập trình và thiết kế quy trình”, giúp chúng tôi hiện thực hóa một Dashboard quản trị nhân sự chuyên nghiệp chỉ trong thời gian ngắn.
III MÔ TẢ CHI TIẾT APP “HR PEOPLE PROFILE SYSTEM”
1. Tổng quan hệ thống Ứng dụng “HR People Profile V6.8” là một giải pháp quản lý năng lực và theo dõi nhân sự toàn diện, được thiết kế đặc thù cho bộ phận Technical / Production / Livestream / Media (cụ thể là team Technical ECOLIVE). Ứng dụng giúp số hóa toàn bộ vòng đời nhân sự từ lúc phỏng vấn đến khi phát triển sự nghiệp.
2. Các tính năng cốt lõi
- Owner Dashboard (Bảng điều khiển tổng quan): Cung cấp các chỉ số KPI (Team Health) bao gồm tổng số nhân sự, số lượng dữ liệu thiếu, rủi ro về năng lực lõi (Core Risk), và danh sách nhân sự cần theo dõi gấp.
- Quản lý danh sách nhân sự (People List): Quản lý chi tiết 85 nhân sự hiện tại của bộ phận Technical ECOLIVE, phân loại rõ ràng theo các Level (từ Intern, G0, G1, G2, đến G3) và vai trò (Technical, Lead, Leader).
- Hệ thống Đánh giá ASK (Attitude – Skill – Knowledge):
- Tích hợp bộ khung chuẩn hóa với 33 tiêu chí chuyên ngành (như Vận hành phần mềm livestream, Thiết bị production, Xử lý sự cố).
- Mỗi tiêu chí có trọng số và điểm kỳ vọng (Target Score) khác nhau tùy thuộc vào Level của nhân sự.
- Có biểu đồ Radar để trực quan hóa năng lực lõi của từng cá nhân.
- Theo dõi Đào tạo & Phát triển (Learning & Growth): Tích hợp danh sách các khóa học nội bộ (VD: Set up thiết bị phòng live BAU, Vận hành màn LED, Nhiếp ảnh cơ bản) và theo dõi tiến độ hoàn thành của nhân sự.
- Đánh giá Hiệu suất (PA & OKR): Quản lý mục tiêu OKR hàng tháng và PA (Performance Appraisal) trực tiếp trên hồ sơ từng người.
- Cảnh báo thông minh (Smart Alerts): Hệ thống tự động quét và đưa ra cảnh báo (VD: “Tiến độ khóa học thấp”, “Hồ sơ chưa có avatar”, “Core ASK chưa đạt”) giúp quản lý xử lý kịp thời.
- Quản lý Hợp đồng & Vi phạm: Ghi nhận và theo dõi thời hạn hợp đồng (hiển thị số ngày còn lại hoặc thông báo gia hạn), cùng lịch sử vi phạm/khen thưởng.
3. Lợi thế công nghệ & Định hướng AI
- Sử dụng AI (như Chat GPT) để thiết kế cấu trúc dữ liệu JSON phức tạp và lập trình giao diện HTML/JS hoàn chỉnh, đáp ứng đúng mục tiêu dùng AI để tự động hóa công việc lập trình và thiết kế quy trình.
- Dữ liệu được quản lý cục bộ/nhập xuất bằng file JSON nhanh gọn, không cần setup server phức tạp, dễ dàng triển khai ngay lập tức.
IV. GIÁ TRỊ THỰC TIỄN & KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM
Khi đưa hệ thống vào thử nghiệm thực tế với tập dữ liệu của bộ phận Technical, ứng dụng đã lập tức chứng minh được năng lực tự động hóa:
- Trực quan hóa năng lực (ASK Framework): Hệ thống tự động so sánh điểm năng lực thực tế của nhân sự với điểm tiêu chuẩn (Target) theo từng Level, từ đó vẽ ra biểu đồ Radar điểm mạnh/yếu một cách tự động. Việc đánh giá thăng cấp giờ đây dựa trên dữ liệu minh bạch, không còn cảm tính.
- Hệ thống Cảnh báo Thông minh (Smart Alerts): Cấp quản lý không cần tự dò từng file Excel. Mở App lên, hệ thống sẽ tự báo cáo: Nhân sự nào đang có tiến độ học tập thấp (<70%), ai đang vi phạm nặng, ai sắp hết hạn hợp đồng (VD: cảnh báo gia hạn CTV 3 tháng). Đây chính là giá trị cốt lõi giúp giải phóng thời gian cho Leader.
- Quản lý trọn đời: Tích hợp cả tiến trình Phỏng vấn (Interview), mục tiêu OKR, và lịch sử công tác vào một nền tảng duy nhất, dễ dàng trích xuất (Export) báo cáo định kỳ.
V. KẾT LUẬN
Dự án HR People Profile không chỉ là một bài thi, mà là một sản phẩm thực chiến có thể áp dụng ngay lập tức vào hệ thống quản lý của ECOLIVE. Bằng việc tận dụng Chat GPT để xây dựng phần mềm, chúng tôi đã biến một khối lượng công việc quản lý thủ công khổng lồ thành một quy trình tự động, gọn gàng và trực quan.
