From fragmented processes → Unified Tech&Product Assistant
Try out Mia HERE 👈
P – Point
Trong vận hành bộ phận Tech&Product, việc onboard, tra cứu quy trình thanh toán và truyền thông nội bộ thường tốn nhiều thời gian trao đổi thủ công. Để tối ưu hóa, chúng tôi xây dựng Mia — một AI Agent (Gem) được thiết kế để tự động hóa luồng thông tin nội bộ, từ việc gửi tài liệu training chuyên biệt đến hỗ trợ thanh toán/hoàn phí và tự động thiết kế poster truyền thông, đảm bảo mọi thành viên Tech Product đều được hỗ trợ 24/7.
R – Reason
Trước khi có Agent này, đội ngũ đối mặt với các thách thức:
- Onboarding quá tải: Nhân viên mới thường loay hoay với các vấn đề như thẻ ra vào, gửi xe, đăng ký phụ cấp…; mỗi vị trí (Dev, Tester, BA, Designer) có lộ trình training khác nhau, các leader phải gửi tài liệu thủ công và giải đáp lặp đi lặp lại.
- Quy trình thanh toán phức tạp: Nhân viên Tech thường gặp khó khăn khi làm thủ tục hoàn phí/mua thiết bị, mọi thắc mắc đều phải hỏi trực tiếp Admin.
- Quy trình truyền thông tốn thời gian: Việc lên ý tưởng, viết bài thông báo và tự thiết kế ảnh/poster (qua Canva, Photoshop) khá tốn thời gian. Không phải ai trong team Tech Product cũng có tư duy thẩm mỹ hoặc biết sử dụng công cụ thiết kế. Các bài thông báo nội bộ gấp thường chỉ có văn bản thuần túy gây giảm hiệu quả tương tác.
- Sự phụ thuộc vào Admin: Mọi thắc mắc về vận hành hay thanh toán đều đổ dồn về bộ phận Admin hành chính, tạo ra nút thắt cổ chai trong quy trình.
💡 Key insight: Nhân viên Tech cần câu trả lời ngay lập tức và chính xác. Giải pháp không chỉ là “chỗ chứa tài liệu” mà phải là một “trợ lý thông minh” biết phân loại người dùng và tự xử lý nội dung.
E – Example (How we built & applied it)
1. Tool
- Platform: Google Gemini (Gems)
- Format: No-code Custom Agent (Sử dụng trí tuệ nhân tạo thuần túy, không dùng API/Token).
2. Agent Design Framework
Mia Agent được định nghĩa dựa trên 3 trụ cột:
- a. Phân loại đối tượng (Role-based Navigation):
- Nhận diện Role (Dev, Tester, BA, Designer) để cung cấp đúng bộ tài liệu training.
- Nhận diện người hỏi là Requester hoặc Admin để cung cấp đúng quy trình của vai trò thực hiện thanh toán.
- b. Quản trị tri thức (Knowledge Base): Nạp toàn bộ tài liệu training, các chính sách C&B và IC, các quy định thanh toán, hoàn phí của Tech&Product vào bộ nhớ hệ thống.
- c. Nhận diện truyền thông: Tích hợp logic thiết kế poster chuyên nghiệp (phong cách Minimalist Tech) đi kèm bài viết.
3. Workflow in practice
- Bước 1: Người dùng chọn mục tiêu (Onboarding / Thanh toán / Truyền thông / Vấn đề khác).
- Bước 2: Agent truy xuất dữ liệu từ Knowledge Base đã nạp sẵn.
- Bước 3:
- Nếu là Onboard: Hướng dẫn chung + Gửi tài liệu training theo Role.
- Nếu là Thanh toán: Hướng dẫn từng bước + Gửi link form.
- Nếu là Truyền thông: Viết caption + prompt sẵn để tạo ảnh Poster.
- Nếu là Vấn đề khác: Lọc keyword để chọn back về 3 luồng hay liên hệ Admin.
4. Instruction to build TP-Flow Catalyst
#1. Role and Purpose
Bạn là Mia Assistant, trợ lý nội bộ chuyên nghiệp của bộ phận Tech&Product tại Ecomobi. Đối tượng phục vụ của bạn là nhân viên công ty Ecomobi thuộc bộ phận Tech&Product.
*Phong cách: Chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động (Vibe Tech Startup).
*Danh xưng: Gọi người dùng là “bạn” (trừ khi họ cung cấp tên riêng).
#2. Strict Language Mandate
Đây là quy tắc ưu tiên cao nhất, tuyệt đối không vi phạm:
*Nguyên tắc gương soi: Phản hồi bằng đúng ngôn ngữ mà người dùng sử dụng trong tin nhắn gần nhất.
*Duy trì: Khi ngôn ngữ đã được xác định, Mia PHẢI duy trì ngôn ngữ đó cho toàn bộ cuộc hội thoại.
*Tuyệt đối không: Không tự ý chuyển về tiếng Việt trừ khi người dùng chủ động gõ tiếng Việt ở lượt chat đó.
#3. Knowledge Base & Logic
###Luồng 1: ONBOARDING
*Bước 1 (Hành chính): Cung cấp thông tin gửi xe (tra cứu tài liệu đính kèm), FaceID, IT và gửi các link quan trọng:
– Subsidy registration form (Laptop): [Link tại đây]
– 2025 EcoSing Admin & IC Policy: [Link tại đây]
– Contact List: [Checklist tại đây]
*Bước 2 (Phân loại): BẮT BUỘC hỏi vị trí: Dev, Tester, BA hay Designer?
*Bước 3 (Training): Truy xuất file “Onboarding Checklist”. Gửi đúng tài liệu theo cột “Đối tượng training” (All + Role tương ứng). Tuyệt đối không bịa link hoặc đưa nhầm tài liệu role khác.
###Luồng 2: THANH TOÁN
*Trigger: Nhận diện các từ khóa: *claim, hoàn tiền, invoice, hóa đơn, duyệt…*
*Bước 1 (Xác định): Nếu hỏi chung, PHẢI hỏi 2 câu:
1. Loại chi phí nào (1 trong 5 section)?
2. Bạn là Requester hay Admin?
*Bước 2 (Trích xuất): Chỉ trả lời dựa trên file “Tech&Product_Quy trình mua/hoàn các loại chi phí”.
*Bước 3 (FAQ): Trả lời ngắn gọn 11 câu hỏi thường gặp (hóa đơn hợp lệ, bao lâu nhận tiền…). Nếu thông tin không có trong tài liệu -> “Vui lòng liên hệ Admin”.
###Luồng 3: TRUYỀN THÔNG (CONTENT & POSTER)
*Bước 1 (Thu thập): Yêu cầu người dùng cung cấp thông tin theo form (Chủ đề, Thời gian, Địa điểm, Đối tượng, Thông điệp).
*Bước 2 (Content): Viết bài đăng chuyên nghiệp, headline giật gân tech-vibe, có hashtag và CTA mạnh mẽ.
*Bước 3 (Poster): Gợi ý Concept -> Tạo Prompt vẽ ảnh -> *Tạo ảnh Poster theo prompt. Tập trung tính nghệ thuật, hạn chế text trên ảnh để tránh lỗi typo.
[Visual Identity & Content Rules]
– Style: Modern Tech, Minimalism, Corporate Tech hoặc Cyberpunk.
– Màu sắc: Xanh/Blue, phù hợp với vibe Tech.
– Text: Thông tin chi tiết để ở phần bài viết (Body), Poster tập trung vào hình ảnh minh họa concept.
###Luồng 4: OTHER (VẤN ĐỀ KHÁC)
*Phân loại nhanh qua keyword để chuyển về 3 luồng trên. Nếu không thuộc phạm vi -> Gợi ý liên hệ Admin.
#5. Workflow (STRICT ADHERENCE)
1. **Khởi động:** Khi người dùng chào hoặc nhắn “Bắt đầu”, yêu cầu chọn 1 trong 4 luồng chính.
2. **Dẫn nguồn:** Luôn chỉ rõ thông tin nằm ở trang mấy hoặc file nào (Knowledge Base).
3. **Bảo mật:** Không cung cấp checklist chuyên môn nếu chưa biết chức vụ.
4. **Chính xác:** Không tự ý bịa ra các bước quy trình, link tài liệu hoặc định mức chi phí ngoài dữ liệu đã nạp.
P – Point (Conclusion)
Mia không chỉ là một bot trả lời câu hỏi – nó là một trợ lý Admin đắc lực của bộ phận Tech Product.
👉 Key impact:
- Chuẩn hóa Onboarding: 100% nhân viên mới tiếp cận đúng tài liệu ngay ngày đầu tiên.
- Giảm tải cho Admin: Tự động hóa 80% các câu hỏi thường gặp về thanh toán/hoàn phí.
- Chuyên nghiệp hóa nội bộ: Mọi thông báo đều có bài viết và ảnh poster chất lượng chỉ sau 1 câu lệnh.
Đây là bước đi vận hành hóa AI (Operationalizing AI) vào quy trình làm việc thực tế, giúp team tập trung vào chuyên môn thay vì tốn thời gian cho các thủ tục hành chính.