SA AI Buddy Handbook – AI Dept Support & Internal Process Assistant

I. Đặt vấn đề

Trong môi trường vận hành Affiliate Marketing hiện nay, khối lượng dữ liệu đối soát, thanh toán và công nợ ngày càng lớn, kéo theo nhu cầu xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và đồng bộ giữa nhiều phòng ban như Sales Admin (SA), Finance (Fin), hay Operations. Đặc biệt đối với team Sales Admin Affiliate (SA AFF), việc thường xuyên phải trả lời các câu hỏi liên quan đến tình trạng công nợ, quy trình nội bộ hay SLA vận hành đã trở thành một phần công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Trước đây, khi một PIC (Person In Charge) cần kiểm tra tình trạng công nợ quá hạn của một campaign hoặc tổng công nợ của một thị trường, quy trình xử lý thường diễn ra theo các bước thủ công. PIC sẽ gửi câu hỏi cho SA hoặc Fin; sau đó SA/Fin phải mở file dữ liệu, tìm kiếm thông tin liên quan, thực hiện tính toán và tổng hợp số liệu trước khi phản hồi lại. Trung bình mỗi lần xử lý mất khoảng 10–15 phút, chưa kể trường hợp dữ liệu nằm ở nhiều file khác nhau hoặc cần kiểm tra chéo để đảm bảo độ chính xác. Với tần suất hỏi đáp liên tục mỗi ngày, lượng thời gian tiêu tốn cho các tác vụ này là vô cùng lớn.

Không chỉ vậy, các quy trình nội bộ của SA AFF cũng thường xuyên phát sinh nhu cầu tra cứu. Những câu hỏi như: “SLA của SA AFF là bao lâu?”, “Quy trình làm hợp đồng như thế nào?”, “Checklist đối soát cần gồm những gì?”… liên tục được nhân viên mới hoặc các team liên quan đặt ra. Việc trả lời thủ công không những tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến tình trạng thông tin không đồng nhất giữa các bên.

Bên cạnh đó, công tác đào tạo nhân sự mới cũng gặp nhiều khó khăn. Để tạo ra một bài test onboarding gồm khoảng 30 câu hỏi trắc nghiệm có đáp án từ tài liệu nội bộ, nhân sự SA thường phải tổng hợp lại tài liệu, chọn lọc nội dung, soạn câu hỏi và kiểm tra đáp án. Toàn bộ quá trình này có thể mất từ 45–60 phút cho một bài test hoàn chỉnh.Xuất phát từ thực tế đó, team Sales Admin Affiliate đã nghiên cứu và xây dựng công cụ AI mang tên SA Buddy Handbook trên nền tảng Gemini Gem nhằm tự động hóa các nghiệp vụ tra cứu, hỗ trợ vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc cho toàn bộ team.

II. Giải pháp và mô tả chi tiết công cụ hỗ trợ SA Buddy Handbook

SA Buddy Handbook là một công cụ AI nội bộ được phát triển trên nền tảng Gemini Gem, kết hợp với hệ thống Knowledge được tích hợp sẵn bên trong nhằm hỗ trợ team SA AFF trong việc tra cứu dữ liệu, giải đáp quy trình và tối ưu hóa công tác đào tạo.

Công cụ hiện tập trung vào hai chức năng chính.

1. Cập nhật tình hình công nợ quá hạn

Đây là chức năng được sử dụng thường xuyên nhất trong quá trình vận hành của team SA AFF.

Thông qua việc kết nối với nguồn dữ liệu được cập nhật định kỳ, SA Buddy Handbook có thể tự động phân tích và trả lời các câu hỏi liên quan đến công nợ quá hạn chỉ trong vài giây. Người dùng chỉ cần đặt câu hỏi tự nhiên như:

• “Tổng công nợ quá hạn hiện tại là bao nhiêu?”
• “Shopee PH còn bao nhiêu công nợ quá hạn?”
• “Breakdown công nợ theo từng campaign”
• “Campaign nào đang overdue nhiều nhất?”

Sau khi nhận câu hỏi, hệ thống AI sẽ đọc dữ liệu, lọc theo điều kiện phù hợp, tính toán tổng số tiền overdue và trả về kết quả chi tiết theo từng campaign. Thời gian phản hồi chỉ khoảng 5–10 giây.

So với quy trình cũ, hiệu quả cải thiện là rất rõ rệt:

Như vậy, mỗi lần tra cứu giúp tiết kiệm khoảng 12–14 phút xử lý. Với hàng chục lượt hỏi đáp mỗi ngày, tổng thời gian tiết kiệm được cho team là rất lớn.

Không chỉ hỗ trợ tiết kiệm thời gian, công cụ còn giúp:

• Giảm phụ thuộc vào một cá nhân nắm dữ liệu
• Hạn chế sai sót khi tính toán thủ công
• Tăng tốc độ phản hồi giữa các phòng ban
• Nâng cao tính minh bạch và khả năng theo dõi công nợ

Đặc biệt, việc sử dụng AI để trả lời bằng ngôn ngữ tự nhiên giúp người dùng không cần có kỹ năng chuyên môn về Excel hay data processing vẫn có thể dễ dàng tra cứu thông tin cần thiết.

2. Giải đáp quy trình nội bộ và hỗ trợ đào tạo nhân sự

Ngoài chức năng liên quan đến công nợ, SA Buddy Handbook còn hoạt động như một “trợ lý kiến thức nội bộ” dành cho team SA AFF nói riêng và Affiliate Division nói chung

Thông qua việc kết nối với hệ thống Knowledge trên Gemini, toàn bộ tài liệu vận hành, quy trình, SLA, guideline hay policy của team đều có thể được AI đọc hiểu và truy xuất nhanh chóng.

Người dùng có thể đặt các câu hỏi như:

• “SLA trình ký điện tử của SA AFF là bao lâu?”
• “Quy trình làm hợp đồng gồm những bước nào?”
• “Checklist cần có khi gửi validation?”
• “Quy định follow overdue như thế nào?”

Thay vì phải tìm kiếm trong nhiều file tài liệu hoặc hỏi trực tiếp người phụ trách, AI sẽ tự động tổng hợp thông tin và trả lời ngắn gọn, chính xác dựa trên dữ liệu đã được attached trong Knowledge.

Một điểm nổi bật khác của SA Buddy Handbook là khả năng hỗ trợ đào tạo nhân sự mới thông qua dữ liệu đã được tích hợp sẵn.

Từ các tài liệu được upload sẵn, SA có thể yêu cầu AI:

• Tạo bài test onboarding dạng câu hỏi trắc nghiệm
• Cung cấp đáp án
• Tóm tắt nội dung training
• Tạo slide trình bày nhanh chóng

Ví dụ, để tạo một bài test gồm 30 câu hỏi trắc nghiệm có đáp án từ tài liệu nội bộ, AI chỉ cần khoảng 3–5 phút xử lý. Trong khi đó, nếu thực hiện thủ công, nhân sự thường mất từ 45–60 phút để hoàn thành.

Như vậy, mỗi bài test giúp tiết kiệm khoảng 40-50 phút làm việc. Đồng thời:

• Chất lượng bài test được đồng đều hơn
• Nội dung bám sát tài liệu gốc
• Giảm tải công việc cho người đào tạo
• Tăng tốc quá trình onboarding nhân sự mới

Ngoài ra, các tính năng như tóm tắt nội dung hay slide tự động còn giúp người dùng nhanh chóng hệ thống hóa kiến thức và xây dựng tài liệu training chuyên nghiệp hơn trước đây.

III. Kết quả thực tiễn

Sau thời gian triển khai và áp dụng trong vận hành thực tế, SA Buddy Handbook đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho team Sales Admin Affiliate.

Thứ nhất, công cụ giúp tối ưu đáng kể thời gian xử lý các tác vụ lặp lại hằng ngày. Những câu hỏi về công nợ vốn mất từ 10–15 phút để xử lý nay chỉ còn khoảng vài giây. Điều này giúp SA và Fin giảm tải đáng kể khối lượng công việc thủ công, đồng thời tăng tốc độ phản hồi cho các PIC và team liên quan.

Thứ hai, việc chuẩn hóa nguồn thông tin giúp hạn chế tình trạng trả lời không đồng nhất giữa các thành viên. Các quy trình nội bộ, SLA hay hướng dẫn vận hành đều được lưu trữ tập trung và truy xuất bằng AI, giúp thông tin được thống nhất hơn trong toàn bộ team.

Thứ ba, công cụ góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo nhân sự mới. Việc tạo bài test, tóm tắt tài liệu hay xây dựng mindmap không còn phụ thuộc hoàn toàn vào người đào tạo mà đã được AI hỗ trợ mạnh mẽ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao chất lượng onboarding.

Quan trọng hơn, SA Buddy Handbook đã góp phần thay đổi cách team SA AFF vận hành công việc. Từ mô hình xử lý thủ công phụ thuộc nhiều vào con người, team đang dần chuyển sang mô hình vận hành thông minh hơn với sự hỗ trợ của AI.

Link video DEMO: https://drive.google.com/file/d/1TuKP9QyNsLu2EVrFK_FkPFhutqSoWVQM/view?usp=sharing

IV. Kết luận

Trong bối cảnh khối lượng dữ liệu và yêu cầu vận hành ngày càng gia tăng, việc ứng dụng AI vào công việc nội bộ không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Công cụ SA Buddy Handbook do team Sales Admin Affiliate xây dựng trên Gemini Gem là một minh chứng rõ ràng cho khả năng ứng dụng AI vào thực tiễn công việc.

Với hai chức năng cốt lõi gồm cập nhật tình hình công nợ quá hạn và giải đáp quy trình nội bộ, công cụ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý mà còn nâng cao độ chính xác, tính đồng bộ và hiệu quả làm việc của toàn team. Đồng thời, khả năng hỗ trợ đào tạo nhân sự thông qua knowledge được tích hợp sẵn cũng mở ra nhiều tiềm năng mới trong việc quản lý tri thức nội bộ.

Đây là bước đầu trong quá trình ứng dụng AI vào quy trình làm việc thực tế của SA AFF, có thể SA Buddy Handbook chưa phải là một giải pháp hoàn hảo nhưng đây là một bước tiến mới, và team đang tiếp tục nghiên cứu, cải thiện. Trong tương lai, SA Buddy Handbook hoàn toàn có thể tiếp tục mở rộng thêm nhiều tính năng khác như phân tích xu hướng công nợ, cảnh báo overdue tự động, dashboard theo thời gian thực hay hỗ trợ báo cáo vận hành định kỳ. Đây sẽ là nền tảng quan trọng giúp team SA AFF tiến tới mô hình vận hành hiện đại, tối ưu và ứng dụng AI sâu rộng hơn trong công việc hằng ngày.

Hãy cùng xem kết quả SA Buddy Hanbook mang lại tại link: https://gemini.google.com/gem/17iSyMz0wnWCM6m5taMNXDLLHy58nIDU0?usp=sharing