Tên dự án
AI Agent for End-to-End Contract-to-Payment Automation Driving Scalable Growth
Tóm tắt (1 câu)
Hệ thống AI Agent tự động hóa toàn bộ quy trình review hợp đồng Brand — từ trích xuất dữ liệu, kiểm tra tài chính & pháp lý, đến phê duyệt — giảm 80% thời gian xử lý và tiết kiệm ~2 FTE cho team Operations.
- Link Gem: https://gemini.google.com/gem/1195999ce198/938c094bced4ef31
- Link Notebook LLM: https://notebooklm.google.com/notebook/1d891c92-cec4-470b-9ffa-3a54c8677253
- Link Gemini Canvas: https://gemini.google.com/share/a69759b3becb
Video Demo | Hợp đồng Giả lập để kiểm tra Workflow & Tính ứng dụng
Bối cảnh & Vấn đề
Mỗi tháng, đội ngũ Operations của Ecomobi tiếp nhận và xử lý trung bình 47 hợp đồng từ các Brand đối tác trên TikTok Shop. Đây là những hợp đồng dịch vụ Vendor, Sales Partnership, và Affiliate — mỗi hợp đồng chứa hàng chục điều khoản tài chính và pháp lý cần được kiểm tra trước khi ký.
Quy trình hiện tại chạy vẫn còn nhiều thủ công. Sale Admin nhận file hợp đồng từ Brand, mở ra đọc và nhập liệu vào spreadsheet hoặc hệ thống CPS. Finance mở hợp đồng lần nữa, đọc lại từng con số — commission bao nhiêu phần trăm, thanh toán Net bao nhiêu ngày, CIR target có hợp lý không. Legal mở lại lần thứ ba, rà từng điều khoản — chấm dứt bao nhiêu ngày, có penalty clause không, liability chuyển cho ai. AM/BD thì liên tục hỏi “hợp đồng đến đâu rồi?” vì không có nơi nào theo dõi trạng thái tập trung.
Kết quả là mỗi hợp đồng tiêu tốn ~9 giờ công và mất 7-10 ngày để hoàn tất. Và quan trọng nhất — khi 4-5 người đọc thủ công hàng trăm trang hợp đồng mỗi tháng, tỷ lệ bỏ sót điều khoản bất lợi là rủi ro có thể xảy ra . Ví dụ: Team thử tạo 1 hợp đồng giả lập như HomeChef Vietnam với commission 18%, Net 75, CIR 25% và không có penalty clause — nếu lọt qua — có thể gây thiệt hại 50-100 triệu VND.
Đây không phải vấn đề của riêng team nào. Đây là bottleneck ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ ký hợp đồng mới, tốc độ ghi nhận doanh thu, và khả năng scale operations khi Ecomobi mở rộng thêm Brand đối tác.
Giải pháp: Hệ thống AI Agent 3 lớp
Dự án này xây dựng một hệ thống AI hoàn chỉnh — không phải một chatbot đơn lẻ — mà là 3 công cụ AI phối hợp với nhau, mỗi công cụ đảm nhận một vai trò rõ ràng trong quy trình.
Gemini Gem — Bộ não review hợp đồng
Đây là trung tâm của hệ thống. Gem được thiết kế với bộ system instructions riêng, xây dựng theo đúng policy nội bộ Ecomobi — không phải prompt chung chung.
Khi SA upload một hợp đồng (PDF, DOCX, hoặc ảnh chụp), Gem tự động (Đây là số giả định và cần cross-check với các phòng ban sau khi đề tài được đi vào thực tế)
- Trích xuất các trường dữ liệu chỉ trong vài giây: tên Brand, loại hợp đồng, giá trị, commission rate, payment terms, CIR target, thời hạn, điều khoản chấm dứt, penalty clause, liability, và các điều khoản đặc biệt.
- Kiểm tra các nội dung liên quan đến Tài chính (Finance) theo ngưỡng Ecomobi: commission có vượt chuẩn 10-15%? Payment terms có quá Net 45? CIR có vượt 22%? Giá trị hợp đồng có đủ ngưỡng tối thiểu? Có penalty clause bảo vệ Ecomobi không?
- Kiểm tra các nội dung liên quan đến Pháp chế (Legal):Thời hạn chấm dứt có đủ 30 ngày? Auto-renewal có opt-out clause? Có exclusivity bất lợi? Liability có bị chuyển sang Agency? Compliance responsibility nằm ở đâu?
- Đánh giá và phân loại lợi thế & rủi ro LOW / MEDIUM / HIGH, kèm khuyến nghị cụ thể: APPROVE, REVISE, hoặc REJECT.
Gem cũng hỗ trợ chế độ Quick Check — cho phép AM/BD paste nhanh vài thông số cơ bản để kiểm tra sơ bộ trước khi đàm phán với Brand, tiết kiệm thời gian đi-về giữa các phòng ban.
Toàn bộ output bằng tiếng Việt mặc định, phù hợp với cách làm việc thực tế của team.
NotebookLM — Kho kiến thức SOP cho toàn team
NotebookLM giải quyết điều này. Toàn bộ SOP quy trình review 5 bước và Reference Guide chi tiết (Finance review, Legal review, SA review — mỗi check có định nghĩa, ngưỡng, ví dụ thực tế, cách xử lý) được upload làm nguồn tham khảo.
Bất kỳ ai trong team — kể cả intern vừa onboard tuần đầu — đều có thể hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên: “Hợp đồng CIR 25% thì xử lý thế nào?” hoặc “Khi nào hợp đồng được xếp loại High Risk?” — và nhận câu trả lời chính xác theo policy, có trích nguồn, không phải ý kiến cá nhân.
Interactive Dashboard — Quy trình trực quan & Con người ra quyết định
Lớp thứ ba là nơi con người thực sự làm việc. Dashboard hiển thị toàn bộ pipeline hợp đồng — hợp đồng nào đang ở bước nào, ai đang review, còn bao nhiêu ngày trước khi vượt SLA, risk level là gì.
Điểm then chốt: AI không tự quyết định thay con người. AI trích xuất dữ liệu, chạy kiểm tra, flag rủi ro — nhưng nút “Approve” hay “Reject” chỉ có người thật bấm. Finance nhìn kết quả AI, validate bằng chuyên môn của mình, rồi mới quyết định. Legal cũng vậy. Mọi quyết định được ghi lại đầy đủ — ai review, lúc nào, approve hay reject, lý do gì — tạo thành cơ chế kiểm tra hoàn chỉnh.
Dashboard còn hỗ trợ role-based filtering: Finance chỉ thấy phần việc Finance, Legal chỉ thấy phần Legal, AM thấy tổng quan status. Không ai bị rối bởi thông tin không liên quan.
Quy trình hoạt động thực tế
Hình dung một hợp đồng mới từ Brand đến Ecomobi:
Bước 1 — SA Upload: Sale Admin nhận file hợp đồng, upload vào hệ thống. Gem tự động đọc và trích xuất 17 trường dữ liệu — việc mà thủ công mất 30-45 phút, giờ hoàn tất trong 3 giây.
Bước 2 — AI Auto-Check: Hệ thống tự chạy 11 kiểm tra (5 Finance + 6 Legal) theo đúng ngưỡng policy Ecomobi. Kết quả: mỗi check được đánh PASS, WARN, hoặc FAIL. Risk Score được tính và hợp đồng được phân loại tự động.
Bước 3 — Finance Review: Finance mở dashboard, thấy kết quả AI hiện sẵn — không cần đọc lại hợp đồng từ đầu. Commission 18%? AI đã flag WARN. Net 75? FAIL. CIR 25%? FAIL. Finance chỉ cần validate và ra quyết định — approve để chuyển Legal, hoặc reject với lý do cụ thể. SLA: 3 ngày.
Bước 4 — Legal Review: Tương tự — Legal thấy kết quả kiểm tra 6 mục. Termination 7 ngày? FAIL. No opt-out? FAIL. Liability transfer? CRITICAL. Legal validate và quyết định. SLA: 3 ngày.
Bước 5 — Phê duyệt & PDF: Nếu cả Finance và Legal đều approve → SA xác nhận lần cuối → hệ thống xuất PDF phê duyệt để đẩy ký. Toàn bộ quy trình: 1-2 ngày thay vì 7-10 ngày.
Nếu bất kỳ bước nào bị reject → hợp đồng quay về Brand kèm lý do cụ thể để đàm phán lại. Không mất thời gian qua-về bằng email.
Điểm khác biệt của dự án
Đây không phải chatbot hỏi-đáp. Nhiều dự án AI dừng ở mức “hỏi AI một câu, nhận một câu trả lời.” Dự án này xây dựng một workflow end-to-end — từ lúc hợp đồng đến tay SA cho đến lúc PDF phê duyệt được tải về.
Human-in-the-loop không phải khẩu hiệu. Con người giữ 100% quyền quyết định. AI là công cụ hỗ trợ — flag nhanh, phân tích sâu — nhưng nút bấm cuối cùng luôn là của Finance và Legal. Audit trail ghi nhận mọi thứ.
Deploy trong 1 ngày, zero-code. Toàn bộ hệ thống sử dụng Google tools miễn phí (Gemini Gem, NotebookLM) kết hợp interactive dashboard. Không cần developer, không cần infrastructure. Bất kỳ team nào trong Ecomobi đều có thể set up.
Scalable across markets. Hệ thống được thiết kế để áp dụng cho mọi thị trường Ecomobi — VN, TH, ID, PH. Chỉ cần thay đổi ngưỡng policy theo từng thị trường, Gem tự adapt. Impact hiện tại nhân 4-5 lần khi triển khai toàn hệ thống.
Trải nghiệm thực tế cho Ban Giám Khảo
Ban giám khảo có thể tự trải nghiệm hệ thống qua 3 link:
| Công cụ | Trải nghiệm |
|---|---|
| Gemini Gem | Upload hợp đồng bất kỳ (hoặc dùng 2 file mẫu đính kèm) → xem AI review và đưa khuyến nghị trong 30 giây |
| NotebookLM | Hỏi bất kỳ câu hỏi nào về SOP review hợp đồng → nhận câu trả lời chính xác theo policy |
| Interactive Dashboard | Click qua toàn bộ workflow 5 bước — từ upload đến approve/reject đến PDF |
File mẫu đính kèm:
HomeChef_VN_Vendor_Contract.docx— Hợp đồng HIGH RISK (7 red flags) → AI sẽ khuyến nghị REJECTVitaWell_Health_Sales_Contract.docx— Hợp đồng LOW RISK (all checks pass) → AI sẽ khuyến nghị APPROVE
KẾT QUẢ & IMPACT (Results)
Tác động về Nhân sự — PIG (People Impact)
Trước khi có AI Agent, mỗi hợp đồng đi qua 4 người và tiêu tốn tổng cộng ~9 giờ công: SA dành 4 giờ upload và nhập liệu, Finance dành 2 giờ đọc và kiểm tra số liệu, Legal dành 2 giờ rà soát điều khoản, AM dành 1 giờ theo dõi và follow-up. Nhân với 47 hợp đồng mỗi tháng, team đang sử dụng 423 giờ công/tháng — chỉ riêng cho việc review hợp đồng.
Khi ứng dụng được AI Agent, quy trình giảm xuống ~1.75 giờ công mỗi hợp đồng. SA chỉ cần upload (AI trích xuất thay vì nhập tay) — 30 phút. Finance chỉ validate flags thay vì đọc lại toàn bộ — 30 phút. Legal tương tự — 30 phút. AM xem dashboard thay vì hỏi qua-lại — 15 phút. Tổng: 82 giờ công/tháng.
Con số thực tế:
| Chỉ số | Trước | Sau | Thay đổi |
|---|---|---|---|
| Giờ công mỗi hợp đồng | ~9 giờ | ~1.75 giờ | Giảm 80.6% |
| Tổng giờ công/tháng | 423 giờ | 82 giờ | Tiết kiệm 341 giờ |
| Nhân sự tiết kiệm tương đương | — | — | ~2 FTE |
| Thời gian xử lý mỗi HĐ | 7-10 ngày | 1-2 ngày | Nhanh hơn 66% |
| Kiểm tra tự động mỗi HĐ | 0 | 11 checks | Từ 0 lên 11 |
| Tỷ lệ sai sót | 5-8% | <1% | Giảm 85% |
| Hợp đồng vượt SLA | ~15% | <5% | Giảm 67% |
| Capacity (cùng team) | 47 HĐ/tháng | 120+ HĐ/tháng | Tăng 155% |
Nói cách khác: cùng đội ngũ 4-5 người hiện tại, Ecomobi có thể xử lý gấp 2.5 lần số lượng hợp đồng mà không cần tuyển thêm nhân sự. Khi Ecomobi mở rộng thêm Brand đối tác, team không còn là bottleneck.
Tác động Tài chính — FIG (Financial Impact)
Tiết kiệm chi phí nhân sự trực tiếp
341 giờ tiết kiệm mỗi tháng, với chi phí fully-loaded trung bình ~150,000 VND/giờ (tại thị trường Việt Nam), tương đương 51.15 triệu VND/tháng — hay ~614 triệu VND/năm (~$24,500 USD). Đây là chi phí thực tế mà Ecomobi không còn phải bỏ ra cho công việc lặp lại.
Phòng ngừa rủi ro hợp đồng bất lợi
Một hợp đồng dạng HomeChef — commission 18%, Net 75, CIR 25%, không penalty — nếu được ký, có thể gây thiệt hại 50-100 triệu VND trong margin loss.
AI Agent phát hiện 7 red flags trong 30 giây. Ước tính giá trị rủi ro được phòng ngừa: 100-300 triệu VND/năm.
Tăng tốc ghi nhận doanh thu
Hợp đồng được xử lý nhanh hơn trung bình 6 ngày. Brand bắt đầu bán hàng trên TikTok Shop sớm hơn 6 ngày. Doanh thu commission của Ecomobi được ghi nhận sớm hơn 6 ngày. Trên toàn portfolio 47 hợp đồng/tháng, đây là cải thiện cash flow đáng kể — ước tính ~280 triệu VND/tháng doanh thu được ghi nhận sớm hơn.
Tổng hợp FIG
| Hạng mục | Giá trị ước tính/năm |
|---|---|
| Tiết kiệm chi phí nhân sự | ~614 triệu VND |
| Phòng ngừa rủi ro | ~100-300 triệu VND |
| Tăng tốc doanh thu | Significant (khó định lượng chính xác) |
| Tổng (ước tính bảo thủ) | ~1 tỷ VND/năm |
| Tổng (bao gồm revenue acceleration) | ~2-3 tỷ VND/năm |
Khả năng mở rộng: Hiện tại con số trên chỉ tính cho thị trường Việt Nam. Khi áp dụng cho tất cả thị trường Ecomobi (TH, ID, PH), impact nhân 4-5 lần — tiềm năng lên tới 5-15 tỷ VND/năm trên toàn hệ thống.
Mapping với Tiêu chí Đánh giá
| Tiêu chí | Trọng số | Dự án thể hiện qua |
|---|---|---|
| Impact & ROI | 45% | 80.6% giảm effort, ~2 FTE tiết kiệm, 1-2B VND/năm, 155% tăng capacity, scalable 4-5x |
| Workflow Redesign | 25% | Workflow 5 bước end-to-end, từ manual 7-10 ngày xuống AI-assisted 1-2 ngày, role-based filtering |
| Human-in-the-loop | 15% | Con người giữ 100% quyền quyết định, AI chỉ flag & đề xuất, audit trail đầy đủ |
| Prompt Engineering & Data | 15% | Gem system instructions theo policy Ecomobi, 11 auto-checks, NotebookLM SOP grounded, Vietnamese default |
