Trong thời đại mà công nghệ phát triển không ngừng, việc tối ưu hoá quy trình vận hành là một yếu tố then chốt giúp mỗi cá nhân và tổ chức làm việc hiệu quả hơn – ít nguồn lực hơn, nhưng tạo ra giá trị nhiều hơn.
Lý do chọn đề tài
Là người trực tiếp support và vận hành các KOL trong hệ thống Shopee Live/Video, nhóm nhận thấy quy trình hiện tại đang gặp phải nhiều điểm nghẽn: thao tác thủ công, thiếu chuẩn hóa, tốn công nhưng kết quả không ổn định. Để có thể đạt KPI với khối lượng KOL lớn mà vẫn giữ chất lượng, nên có một quy trình tối ưu – dễ nhân rộng – ít thao tác nhưng hiệu quả cao.
Từ đó, nhóm phát triển đề tài:
Tối ưu quy trình vận hành KOL Shopee Live/Video theo mô hình Assembly Line – Một quy trình dạng dây chuyền, đơn giản hoá mọi bước, giúp mỗi KOL đều được convert nhanh, ra nội dung hiệu quả, và scale dễ dàng mà không cần tăng nhân sự.
1. VẤN ĐỀ / THỰC TRẠNG
Với vai trò là người trực tiếp vận hành hệ thống KOL Shopee Live/Video, nhóm em phải đảm bảo một khối lượng công việc lớn bao gồm: tuyển chọn, onboarding, hỗ trợ nội dung, theo dõi performances và giữ chân KOL để duy trì hoặc gia tăng GMV mỗi tháng. Tuy nhiên, trong quá trình thực thi, nhóm nhận thấy quy trình hiện tại đang chưa hiệu quả, khiến hiệu suất bị ảnh hưởng, workload lớn nhưng kết quả mang lại chưa cao.
Thứ nhất, hiện tại chưa có công cụ thực sự hiệu quả để hỗ trợ tìm kiếm và lọc ra danh sách KOL tiềm năng, phù hợp với đặc thù của nền tảng Shopee. Việc tìm người vẫn phụ thuộc nhiều vào cảm quan cá nhân hoặc thủ công từ các nguồn rời rạc, khiến quá trình tuyển chọn mất nhiều thời gian, đôi khi bỏ sót những KOL có khả năng tạo đơn tốt.
Thứ hai, hệ thống đo lường hiệu suất thông qua link MCN của Shopee vẫn còn nhiều hạn chế. Việc tracking chưa thực sự chính xác, gây khó khăn trong việc đánh giá đóng góp thực tế của từng KOL đối với GMV, đơn hàng hay lượt xem. Điều này khiến việc phân loại, đánh giá và quyết định hỗ trợ thêm cho KOL nào trở nên thiếu căn cứ rõ ràng, ảnh hưởng đến performance của MCN với brand.
Các vấn đề trên đều dẫn đến một kết quả chung: vận hành chưa thể scale nhanh, chưa tận dụng tối đa nguồn lực hiện có, và khó đạt được mục tiêu KPI theo đúng kỳ vọng.
Chính từ đó, nhóm nhận ra: Nếu xây dựng được một chuỗi quy trình tự động – từ lọc đầu vào đến tracking hiệu quả – sẽ có thể xử lý và vận hành trơn tru hàng trăm KOL cùng lúc. Đây là một phương án để có thể scale nhanh, bền vững và kiểm soát được hiệu quả.
2. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT – QUY TRÌNH “ASSEMBLY LINE”
Nhóm đề xuất một hệ thống gồm:
1. Tiếp nhận & Phân loại KOL
Mục tiêu: Chọn đúng người, đúng ngành hàng Công cụ hỗ trợ:
– Tool lọc và chấm điểm KOL theo tiêu chí (số lượng sản phẩm đã bán, ngành hàng mạnh, phương thức bán hàng, định hướng content)
2. Onboard nhanh gọn
Mục tiêu: Giúp KOL hiểu cách làm, mở tài khoản và tính năng một cách nhanh nhất Công cụ hỗ trợ:
- Thiết lập quy trình whitelist theo đúng chuẩn policy Shopee.
– Gửi Starter Kit: video hướng dẫn, caption mẫu, checklist đầy đủ
– Kênh gửi: Zalo, email, App Passio
3. KOL hành động
Mục tiêu: Tạo chuỗi video/live theo policy của Shopee Công cụ hỗ trợ:
– Cơ chế thưởng đường đua Shopee video/live.
– Chuẩn hoá chất lượng livestream/video theo hướng dẫn từ Shopee
4. Theo dõi hiệu suất
Mục tiêu: Đo lường hiệu quả nội dung từng KOL Công cụ hỗ trợ:
– Tool report số lượng, trạng thái KOL lên livestream/video daily/weekly/monthly.
– Tool tracking link MCN cho từng camp/KOL để follow và đảm bảo gắn đúng link.
5. Phân loại & xử lý tiếp theo
Mục tiêu: Tập trung nuôi nhóm hiệu quả, tiết kiệm effort Công cụ hỗ trợ:
– Bộ tiêu chí phân loại Tier 1–2–3 dựa trên performance và tiềm năng kênh:
Tier 1: Scale up – Ưu tiên booking, theo dõi performance, tăng tần suất và chất lượng video/ livestream daily
Tier 2: Duy trì – Gửi tip tối ưu caption, lịch đăng, nhắc nhở vào ngày sale
Tier 3: Bỏ – Gửi nhắc nhở cuối cùng, sau đó ngưng hỗ trợ
4. HIỆU QUẢ DỰ KIẾN
| Chỉ số | Trước tối ưu | Sau khi triển khai Assembly Line |
| Tỷ lệ KOL convert → có nội dung đầu tiên | ~30% | >60% |
| Thời gian từ onboard → ra video/live | 1 tháng | Còn 2 tuần |
| Số KOL 1 nhân sự MCN có thể xử lý/tháng | ~30 | >100 |
| % KOL ra đơn sau tuần đầu tiên | ~20% | >40% |
Việc triển khai quy trình vận hành KOL dạng “Assembly Line” không chỉ giúp đơn giản hóa thao tác mà còn mang lại hiệu quả tốt hơn về mặt tốc độ, chất lượng và quy mô.
Trước hết, quy trình mới sẽ rút ngắn thời gian từ lúc tiếp cận KOL đến khi họ bắt đầu tạo nội dung. Nhờ vào bộ công cụ onboarding, KOL có thể tự vận hành mà không cần phụ thuộc vào sự hướng dẫn thủ công từ team, từ đó đẩy nhanh quá trình ra số, đặc biệt trong các chiến dịch cần triển khai gấp.
Tiếp theo, nhờ hệ thống phân loại và đo lường hiệu quả bằng tracking link và dashboard trực quan, team có thể ưu tiên hỗ trợ nhóm KOL thực sự mang lại kết quả, thay vì dàn trải effort cho tất cả. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm công sức của team vận hành mà còn gia tăng hiệu suất trung bình trên từng KOL.
Quan trọng hơn, khi mọi bước đều được chuẩn hóa và bán tự động, một người có thể quản lý cùng lúc hàng trăm KOL mà không bị quá tải, mở ra khả năng scale nhanh khi có chiến dịch lớn từ brand. Đồng thời, dữ liệu hiệu suất được lưu trữ và phân tích liên tục sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác hơn cho từng nhóm KOL.
Tóm lại, hiệu quả lớn nhất không chỉ nằm ở việc “làm nhanh hơn”, mà là “làm đúng người – đúng cách – đúng thời điểm”, từ đó tối đa hóa GMV và commission tạo ra mỗi tháng, đồng thời giảm khối lượng công việc cho team.
5. TÍNH “LESS IS MORE” CỦA ĐỀ TÀI
Less thủ công, more hệ thống:
Thay vì mất thời gian sàng lọc, hỗ trợ từng KOL thủ công, quy trình mới áp dụng Tool lọc KOL, script phân loại, và bộ Starter Kit sẵn sàng – giúp xử lý hàng loạt KOL một cách chính xác, tự động.
Less thời gian, more hiệu quả:
Từ khi nhận KOL đến lúc họ tạo video/live đầu tiên, toàn bộ hành trình được rút gọn tối đa nhờ hệ thống onboarding rõ ràng và dễ làm theo. Nhờ vậy, KOL có thể ra nội dung đúng chuẩn Shopee ngay từ lần đầu tiên, tăng tỉ lệ chuyển đổi và cải thiện tốc độ đạt KPI.
Tóm lại, “Less is More” ở đây không chỉ là cắt giảm, mà là tập trung đúng chỗ, đầu tư đúng công cụ để mang lại hiệu quả tối đa bằng nguồn lực tối thiểu.
6. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
Để đảm bảo quy trình vận hành “Assembly Line” được triển khai hiệu quả và có thể nhân rộng, nhóm chia kế hoạch thực hiện thành ba giai đoạn chính, kéo dài trong vòng 2 tháng thử nghiệm đầu tiên và sẵn sàng scale trong các tháng kế tiếp.
Giai đoạn 1 (Tuần 1–3): Chuẩn bị nền tảng vận hành
Team sẽ bắt đầu bằng việc xây dựng bộ công cụ cốt lõi cho quy trình. Cụ thể là kết hợp với team Tech tạo tool lọc KOL theo bộ tiêu chí và đồng bộ với điều kiện whitelist của Shopee, hoàn thiện bộ Starter Kit gửi cho KOL. Starter Kit bao gồm: video hướng dẫn, caption mẫu, checklist đăng nội dung – tất cả được đóng gói để KOL có thể tự thao tác dễ dàng mà không cần support tay.
Giai đoạn 2 (Tuần 4–6): Chạy thử và điều chỉnh
Trong giai đoạn này, nhóm sẽ thử nghiệm quy trình với khoảng 20 KOL mới, theo dõi sát hiệu quả từng bước: từ onboarding, tạo thói quen cho KOL, đến tracking performance (GMV, đơn hàng, lượt xem). Dựa trên dữ liệu thu thập được, nhóm sẽ điều chỉnh lại tool lọc, quy trình whitelist với Shopee và Starter Kit và bô tiêu chí phân loại Tier nếu cần – đảm bảo mọi công cụ đều vận hành trơn tru.
Giai đoạn 3 (Tuần kế tiếp): Scale toàn bộ và tích hợp vào chiến dịch thực tế
Khi quy trình được tối ưu, nhóm sẽ triển khai quy mô với toàn bộ KOL mà team đang quản lý, đồng thời tích hợp vào các chiến dịch brand cụ thể theo tháng. Việc phân loại Tier sẽ được cập nhật định kỳ theo performance, đảm bảo tập trung effort vào đúng người, đúng thời điểm.
Thông qua kế hoạch triển khai theo từng bước rõ ràng, nhóm hướng tới việc thiết lập một hệ thống vận hành KOL bền vững, có thể scale nhanh, đo lường được hiệu quả và tối ưu nguồn lực cho cả team MCN.
7. KẾT LUẬN
Trong giai đoạn MCN cần phối hợp đồng thời với nhiều KOL và đối tác để đảm bảo KPI hàng tháng,, việc thiết lập một quy trình vận hành dạng Assembly Line là một phương án tối ưu giúp team chủ động kiểm soát và nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách chia nhỏ quy trình thành từng bước rõ ràng, tích hợp công cụ hỗ trợ tự động và chuẩn hóa cách làm, team có thể vừa giảm bớt gánh nặng thủ công, vừa gia tăng tốc độ và chất lượng đầu ra. KOL được phân loại rõ ràng, onboarding hiệu quả hơn, và team có thể tập trung đúng nhóm tiềm năng để tối ưu tỷ lệ ra số.
Nhóm tin rằng nếu triển khai đúng, quy trình này sẽ không chỉ giúp team MCN đạt KPI hiệu quả hơn, mà còn có thể áp dụng cho các nền tảng khác hoặc lan rộng cho các team vận hành KOL trong hệ thống Ecomobi.
GenAI 101: A Beginner’s Guide for Everyone