P (Point – Luận điểm)
Lợi ích cốt lõi của việc ứng dụng công cụ tự động hóa để tạo Bộ Đãi ngộ Toàn diện (TRP) là tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong các tác vụ tính toán và trao đổi thông tin về lương thưởng và phúc lợi cho ứng viên hoặc nhân viên của team HRBP. Đây là một ví dụ điển hình về việc áp dụng các nguyên tắc tự động hóa tiên tiến (tương tự như GenAI trong việc xử lý và tổng hợp dữ liệu quy mô lớn) để tăng hiệu suất của các quy trình hiện tại.
R (Reason – Lý do)
Lý do công cụ này mang lại hiệu suất vượt trội là khả năng tự động hóa việc tích hợp và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau – bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp trực tiếp và gián tiếp, các khoản thưởng, cùng với việc tính toán phức tạp về Thuế Thu nhập Cá nhân (PIT) và Bảo hiểm Xã hội (SHUI).
Nếu thực hiện thủ công, quá trình này yêu cầu HRBP phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính, liên tục cập nhật chính sách của công ty, các quy định thuế và bảo hiểm thay đổi, dẫn đến nguy cơ sai sót cao và mất nhiều thời gian. Ngược lại, công cụ TRP tự động hóa toàn bộ quy trình, áp dụng các công thức và quy tắc định sẵn một cách nhất quán, giúp tạo ra báo cáo đầu ra chi tiết, minh bạch (Gross, Net, Total Annual Income, các khoản giảm trừ) chỉ trong vài phút.
E (Example – Ví dụ)
Khi bộ phận Tuyển dụng cần gửi đề nghị làm việc (Offer Letter) cho ứng viên với vị trí G1 team PMO mức lương 10,000,000 VND gross/tháng, HRBP sẽ cần review và đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi gửi cho ứng viên.
Thay vì dành hàng giờ để tính toán thủ công từng gói đãi ngộ, kiểm tra lại các khoản phụ cấp riêng biệt (như hỗ trợ bữa trưa, hỗ trợ laptop, phụ cấp điện thoại…), và đảm bảo rằng các phương án so sánh (ví dụ: Option 1 – TRP standard và Option 2 – TRP with Mutual fit period) được trình bày chính xác.
Các bước thực hiện:
Bước 1: nhân sự bộ phận Tuyển dụng và HRBP nhập dữ liệu cơ bản (Chức danh, Mức lương Gross, Số người phụ thuộc, Số tiền phụ cấp) vào công cụ.
Bước 2: công cụ sẽ ngay lập tức có thể:
- Tạo ra bản TRP chi tiết, chuyên nghiệp.
- Tự động tính toán các khoản khấu trừ và thu nhập ròng dự kiến (Expected Net Income).
- Xuất bản PDF sẵn sàng để gửi đi.
Điều này giúp HRBP được “giải phóng” khỏi các tác vụ tính toán lặp đi lặp lại và cho phép tập trung vào các công việc chiến lược hơn, như giải quyết các vấn đề về quan hệ lao động, xây dựng trải nghiệm tích cực cho nhân viên cũng như kế hoạch cải thiện hiệu suất của toàn bộ phận.
P (Point – Khẳng định lại Luận điểm)
Tóm lại, việc ứng dụng công cụ tự động tạo TRP là một minh chứng mạnh mẽ cho thấy nguyên tắc của GenAI – sử dụng công nghệ để tạo ra nội dung/kết quả phức tạp dựa trên đầu vào đơn giản – có thể được áp dụng để chuyển đổi hiệu quả các tác vụ hành chính tốn thời gian.
Bằng cách giảm thiểu đáng kể thời gian dành cho tính toán và loại bỏ lỗi, công cụ này không chỉ nâng cao năng suất làm việc của bộ phận HRBP (TamNH, ThaoDM, HuongTL) bằng cách giảm thiểu trung bình 4 giờ/tháng trong việc tạo TRP cho khoảng 30-40 ứng viên, mà còn góp phần vào việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và minh bạch của công ty trong mắt ứng viên.
