Trong kỷ nguyên số hiện nay, trí tuệ nhân tạo (AI) không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà đã trở thành người bạn đồng hành đắc lực, giúp tối ưu hóa mọi quy trình công việc. Để cải thiện hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, mở ra một kỷ nguyên mới của sự sáng tạo và tiến bộ trong môi trường làm việc. Thì sau đây là những AI đã và đang giúp ích cho công việc của mình tại Ecolive.
1. Ghi lại và tổng hợp nội dung cuộc họp bằng AI
Mỗi cuộc họp thường có nhiều thông tin cần ghi lại và xử lý. Ghi chú và tổng hợp các thông tin quan trọng tốn nhiều thời gian. Nếu chỉ lo ghi chép mà không tham gia phát biểu hay đóng góp ý kiến, chúng ta sẽ bỏ lỡ cơ hội trao đổi, thảo luận và đưa ra các quyết định quan trọng. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của AI, mình
đã sử dụng các công cụ tự động để ghi lại nội dung cuộc họp và tổng hợp các điểm chính nhanh chóng. Cách này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng, và giúp đội ngũ có thể tập trung vào việc phát biểu, lý luận và triển khai công việc thay vì phải lo lắng về việc ghi chép.
Hiện nay, có rất nhiều công cụ AI có thể giúp ghi âm và tóm tắt cuộc họp tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Các phần mềm AI phổ biến có thể hỗ trợ việc này bao gồm:
- Otter.ai: Một công cụ giúp phiên âm và tóm tắt cuộc họp, có thể kết nối với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.
- Fireflies.ai: Công cụ này hỗ trợ ghi âm cuộc họp, phiên âm tự động và tóm tắt thông minh các nội dung quan trọng.
- Rev.com: Cung cấp dịch vụ ghi âm và phiên âm cuộc họp với độ chính xác cao, thích hợp cho các cuộc họp quan trọng cần lưu trữ dữ liệu.
- Descript: Công cụ giúp ghi âm và chỉnh sửa nội dung cuộc họp bằng AI, rất tiện lợi cho việc chỉnh sửa video và âm thanh.
Tuy nhiên, AI mình đang sử dụng là Fireflies.ai, đây là một công cụ giúp ghi lại, phiên âm và tóm tắt cuộc họp một cách tự động, tiết kiệm thời gian và công sức. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để sử dụng Fireflies.ai.
Bước 1: Đăng ký và kết nối với Fireflies.ai
- Truy cập trang web Fireflies.ai và đăng ký tài khoản.
- Sau khi đăng ký, kết nối Fireflies.ai với các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, hoặc Microsoft Teams.
- Thiết lập quyền truy cập vào lịch cuộc họp và các cuộc gọi video.
Bước 2: Lên lịch cuộc họp và mời Fireflies.ai tham gia
- Khi lên lịch cuộc họp trên các nền tảng như Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams, thêm Fireflies.ai vào danh sách người tham gia cuộc họp.
- Fireflies.ai sẽ tự động nhận diện cuộc họp và ghi âm khi cuộc họp bắt đầu.
Bước 3: Ghi âm và phiên âm cuộc họp
- Khi cuộc họp bắt đầu, Fireflies.ai sẽ ghi lại toàn bộ cuộc họp, bao gồm các cuộc trò chuyện, thảo luận và quyết định.
- AI của Fireflies.ai sẽ tự động phiên âm cuộc họp thành văn bản, giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thông tin quan trọng.
Bước 4: Tóm tắt và phân tích nội dung cuộc họp
- Sau khi cuộc họp kết thúc, Fireflies.ai sẽ tự động tóm tắt các điểm chính, các quyết định và các hành động cần thực hiện.
- Bạn có thể truy cập bản ghi và bản tóm tắt trên dashboard của Fireflies.ai và chia sẻ cho nhóm.
Bước 5: Chia sẻ và lưu trữ
- Chia sẻ bản ghi âm và bản tóm tắt với các thành viên trong nhóm qua email hoặc nền tảng chia sẻ tài liệu như Google Drive, Slack, hoặc Teams.
- Lưu lại các cuộc họp để dễ dàng truy cập lại sau này khi cần tra cứu thông tin.
Các tính năng nổi bật của Fireflies.ai:
- Ghi âm tự động: Fireflies.ai tự động ghi âm và phiên âm cuộc họp mà không cần sự can thiệp thủ công.
- Tóm tắt thông minh: AI của Fireflies có khả năng tự động tóm tắt nội dung và trích xuất các thông tin quan trọng từ cuộc họp.
- Tích hợp với nhiều nền tảng: Fireflies có thể tích hợp trực tiếp với Zoom, Google Meet, Microsoft Teams và nhiều nền tảng họp khác.
- Tìm kiếm và quản lý bản ghi: Bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng các cuộc họp và trích xuất thông tin từ các bản ghi âm đã lưu.
Lợi ích khi sử dụng Fireflies.ai:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần phải ghi chép thủ công hoặc lo lắng về việc bỏ sót thông tin quan trọng trong cuộc họp.
- Dễ dàng chia sẻ: Bạn có thể chia sẻ bản ghi và tóm tắt với mọi người trong nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Tăng cường hiệu quả cuộc họp: Việc tóm tắt tự động giúp đội ngũ của bạn nhanh chóng nắm bắt các vấn đề quan trọng và quyết định hành động.
Mỗi tháng, mình thường có hơn 20 cuộc họp, mỗi cuộc họp kéo dài khoảng 30 phút. Với việc Fireflies.ai tự động ghi âm và tóm tắt, mình ước tính mình có thể tiết kiệm được ít nhất 10 giờ mỗi tháng, giúp mình tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
2. Dùng AI trong Photoshop để xóa và che các khung hình không đẹp trong livestream
Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức các phiên livestream là đảm bảo chất lượng hình ảnh. Trước đây, việc chỉnh sửa hình ảnh để loại bỏ các khung hình không mong muốn hay khắc phục các yếu tố gây phân tâm trong livestream đòi hỏi sự can thiệp thủ công và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhờ vào AI trong Photoshop, mình đã có thể tự động nhận diện và xóa các khung hình không đẹp hoặc không cần thiết trong quá trình livestream, giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ và tăng cường chất lượng livestream.
Phần mềm AI sử dụng:
- Photoshop AI Remove Tool: Phiên bản Photoshop từ May 2023 trở đi đã tích hợp công cụ AI Remove Tool giúp tự động nhận diện và xóa các đối tượng không mong muốn như người, dây cáp, khung hình xấu trong ảnh.
Hướng dẫn sử dụng (với Photoshop):
- Mở ảnh livestream trong Photoshop.
- Chọn công cụ Remove Tool từ thanh công cụ (nằm dưới Spot Healing Brush).
- Trong thanh tùy chọn, bật “Find Distractions” và chọn loại đối tượng muốn xóa (ví dụ: người, dây cáp).
- Dùng brush tô lên vùng đối tượng cần loại bỏ.
- Nhấn Enter hoặc Apply để Photoshop tự động xóa đối tượng không mong muốn.
- Kiểm tra kết quả, nếu cần thiết, chỉnh sửa thêm bằng công cụ brush.
- Lưu lại ảnh đã sửa và sử dụng trong livestream tiếp theo.
Lợi ích khi sử dụng AI Remove Tool trong Photoshop:
- Tiết kiệm thời gian: Giúp loại bỏ các yếu tố gây phân tâm mà không cần phải chỉnh sửa từng chi tiết thủ công.
- Chỉnh sửa tự động và chính xác: AI giúp nhận diện và xóa các yếu tố không mong muốn, đồng thời tạo ra kết quả tự nhiên mà không bị nhận ra là chỉnh sửa.
- Mở rộng khung hình và che khuyết điểm: Có thể làm rộng khung hình livestream, che đi các khuyết điểm hoặc phần không hoàn hảo mà vẫn giữ được tính tự nhiên, không bị gượng gạo.
Với AI trong Photoshop, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc chỉnh sửa thủ công từng chi tiết nhỏ trong ảnh, đặc biệt là khi phải làm lại nhiều lần trong tháng. Mặc dù mỗi lần chỉnh sửa có thể tốn khoảng 15-30 phút, còn bây giờ chỉ với chưa tới 1 phút thì mình đã có những bức ảnh giúp cho phiên live của mình đẹp hơn mỗi khi brand đòi đổi bố cục bất ngờ.
3. Tạo công thức cho các trang tính Excel bằng AI
Việc tạo và quản lý các công thức trong Excel có thể rất phức tạp và mất thời gian, đặc biệt là khi xử lý các dữ liệu lớn và phức tạp. Trước đây, việc phải viết và kiểm tra các công thức thủ công trong Excel không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra lỗi tính toán. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của AI, mình đã triển khai các công cụ tự động để tạo ra các công thức Excel một cách nhanh chóng và chính xác.
Hiện tại, có nhiều công cụ AI hỗ trợ việc tạo và tối ưu công thức trong Excel, bao gồm:
- GPT-5 (ChatGPT): AI có thể giúp tạo ra công thức Excel phức tạp từ yêu cầu đơn giản. Bạn chỉ cần mô tả nhiệm vụ cần thực hiện, ví dụ như tính tổng theo điều kiện, tạo các hàm IF, VLOOKUP, hoặc các công thức nâng cao khác, và AI sẽ cung cấp công thức chính xác.
- Ajelix Excel Formula Generator: Công cụ AI giúp tự động tạo công thức Excel từ văn bản mô tả yêu cầu.
- FormulaBot: Công cụ AI này hỗ trợ tạo các công thức tính toán tự động, giúp tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ tính toán phức tạp trong Excel.
Trong công việc, mình hiện đang sử dụng GPT-5 để hỗ trợ cải thiện các công thức của mình trên Google Sheets. GPT-5 có thể giúp mình tối ưu các công thức phức tạp, cung cấp các giải pháp thay thế và sửa lỗi trong các công thức đang sử dụng. Chỉ cần nhập yêu cầu mô tả về công thức cần tạo hoặc chỉnh sửa, GPT-5 sẽ đưa ra các đề xuất công thức phù hợp, giúp mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc tự viết công thức thủ công.
TỔNG KẾT
Việc ứng dụng AI trong công việc đã giúp mình tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể trong 4 tháng qua. Cụ thể, nhờ vào việc sử dụng Fireflies.ai để ghi âm và tóm tắt cuộc họp, Photoshop AI Remove Tool để chỉnh sửa hình ảnh livestream, và GPT-5 để tạo công thức trong Google Sheets, mình ước tính đã tiết kiệm được hơn 20 giờ mỗi tháng, tương đương với 80 giờ trong 4 tháng.
Hiện tại, mình cũng đang sử dụng thêm nhiều công cụ AI khác để phát triển extension cho phần mềm livestream, đồng thời ứng dụng AI kiểm tra đường truyền live. Công cụ này có khả năng theo dõi tình trạng kết nối và tự động báo cáo nếu đường truyền gặp sự cố hoặc không ổn định, giúp mình kịp thời xử lý vấn đề và đảm bảo chất lượng livestream.
Việc kết hợp những công cụ AI này không chỉ giúp mình tối ưu hóa thời gian và công sức mà còn nâng cao chất lượng công việc, từ đó mang lại hiệu quả vượt trội trong công việc hàng ngày.