Tự động hóa việc gửi email bằng ChatGPT và Google Apps Script

P – Point

Hàng tháng, C&B phải gửi rất nhiều email hết hạn hợp đồng, nhắc nộp hồ sơ nhân sự, và hàng kỳ cần gửi Feedback 360, … cho từng cá nhân. Việc gửi email thường mất nhiều thời gian và không chính xác. Tuy nhiên, khi  tự động hóa bằng ChatGPT và Google Apps Script giúp loại bỏ thao tác thủ công, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian.

R – Reason

1. Bài toán trước đây

Việc gửi email thủ công cho từng người không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót. Ngoài ra, nếu gửi qua Outlook sẽ không cá nhân hóa tiêu đề hoặc cách làm phức tạp, gây khó khăn trong quá trình triển khai.

Cụ thể:

• Email hết hạn Hợp đồng: 80 email/tháng
• Email nhắc nộp hồ sơ nhân sự: 50 email/tháng
• Email điền feedback 360: 560 email/kỳ (số liệu thực tế H2/2025)
• Email YEB, tăng lương, thâm niên,…: 400 email/ cả năm

Vấn đề gặp phải:

⏳ Tốn thời gian
⚠️ Dễ gửi sai người – quên CC – sai màu – sai format
😵 Việc lặp lại, gây stress và không tạo giá trị

Khi áp dụng ChatGPT và Google Apps Script, toàn bộ quy trình này có thể được biến thành một hệ thống tự động — chạy chính xác, có kiểm soát, và không phụ thuộc vào con người.

2. Mục tiêu của hệ thống tự động

• Gửi email đúng người, đúng định dạng
  
• Không bỏ sót email, không gửi trùng email
  
• Format bảng chuẩn công ty, màu đẹp
  
• Update trạng thái tự động
  
• Chỉ gửi khi C&B chủ động chạy
  

AI giúp lên logic, còn Apps Script giúp chạy chính xác.

E – Example

(Ví dụ về gửi email hết hạn Hợp đồng, có thể áp dụng cách này với các email khác)

1, Chuẩn bị

Chuẩn bị file google sheet chứa thông tin hợp đồng của nhân viên, template email khi gửi Hợp đồng tự động

1, File google sheet theo dõi Hợp đồng

2, Chuẩn bị email template công ty

3. Nhờ ChatGPT viết Script

Đoạn code được trả về: 

Đoạn code trả về lấy đúng chữ ký email (lấy từ chữ ký email draft), có thể yêu cầu ChatGPT lấy chữ ký bằng cách này.

Bước 1: Paste code

Bước 2: Chạy hàm

Vào Extensions → Apps Script → chọn hàm runAllPending() → Run

5, Kết quả

Thống kê thực tế sau khi triển khai:

• Nếu gửi thủ công theo cách trước đây : ~ 80s/email (copy nội dung, chỉnh sửa title mail, thêm email người nhận, thêm email cc)
• Nếu áp dụng AI: chỉ cần chuẩn bị file dữ liệu đầu vào như trước đây, không phát sinh thời gian gửi email thủ công.