P – Point
Việc gửi email nhắc hết hạn hợp đồng thường mất nhiều thời gian và không chính xác. Tuy nhiên, khi tự động hóa bằng ChatGPT và Google Apps Script giúp loại bỏ thao tác thủ công, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian.
R – Reason
1. Bài toán trước đây
Mỗi tháng C&B phải:
- Kiểm tra Hợp đồng hết hạn
- Gửi thủ công từng email
- Cập nhật trạng thái vào Excel/Google Sheet
⏳ Mất 2–3 tiếng mỗi tháng
⚠️ Dễ gửi sai người – quên CC – sai màu – sai format
😵 Việc lặp lại, gây stress và không tạo giá trị
Khi áp dụng ChatGPT và Google Apps Script, toàn bộ quy trình này có thể được biến thành một hệ thống tự động — chạy chính xác, có kiểm soát, và không phụ thuộc vào con người.
2. Mục tiêu của hệ thống tự động
- Gửi email đúng người, đúng định dạng
- Không bỏ sót hợp đồng sắp hết hạn
- Format bảng chuẩn công ty, màu đẹp
- Update trạng thái tự động
- Không gửi trùng
- Chỉ gửi khi C&B chủ động chạy
AI giúp lên logic, còn Apps Script giúp chạy chính xác.
E – Example
1, Chuẩn bị
Chuẩn bị file google sheet chứa thông tin hợp đồng của nhân viên, template email khi gửi Hợp đồng tự động
1, File google sheet theo dõi Hợp đồng
2, Chuẩn bị email template công ty
3. Nhờ ChatGPT viết Script
Đoạn code được trả về:
——–
Bước 1: Paste code vào Apps Script
- Không cần trigger
- Không dùng onEdit()
4, Hướng dẫn sử dụng
Bước 2: Chạy hàm
Vào Extensions → Apps Script → chọn hàm runAllPending() → Run
5, Kết quả
Thống kê sau khi triển khai:
- 200+ email gửi trong < 2 phút
- Không lỗi format
- Không trùng
- Không gửi nhầm người
- Dễ kiểm tra nhờ cột Status
- C&B tiết kiệm 90% thời gian mỗi đợt gửi thông báo
P – Point
Tự động hóa không phải để thay thế con người, mà để tăng năng suất – giảm sai sót – đồng nhất vận hành.
Với ChatGPT hỗ trợ logic + Google Apps Script thực thi, tôi đã biến một quy trình lặp đi lặp lại mỗi tháng thành pipeline tự động – nhanh – chính xác – chuyên nghiệp.
Đây là tư duy cần có của một nhân viên hiện đại:
Không chỉ làm công việc, mà tự động hóa công việc.