– Point (Vấn đề)
Việc tổng hợp bảng chấm công hàng tháng cho nhân viên Ecolive hiện nay mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hằng tháng, admin phải thao tác thủ công để copy dữ liệu giờ công của từng nhân viên từ file All Report sang bảng tổng hợp. Những thao tác lặp đi lặp lại này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai lệch số liệu.
Việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là tối ưu hoá công thức và tự động hóa bằng ChatGPT, sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác thủ công, tăng độ chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.
– Reason (Nguyên nhân – Thực trạng & Lý do cần thay đổi)
Bài toán trước đây
- Mỗi tháng, admin phải copy dữ liệu chấm công của 150 nhân viên từ file All Report sang bảng tổng hợp.
- Mỗi nhân viên có 26 ngày công, và toàn bộ dữ liệu phải được copy thủ công từng dòng một.
- Thời gian thực hiện trung bình: 2–3 tiếng/tháng chỉ để copy và rà soát lại.
- Rủi ro sai sót cao: Dễ copy nhầm dòng. Nếu dữ liệu của 1 ngày trong sheet All Report sai → phải chỉnh tay lại ở bảng tổng hợp. Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến lệch tổng giờ công.
- Áp lực khi làm việc với số lượng lớn dữ liệu khiến admin dễ hoa mắt, bỏ sót, sai số.
Giải pháp mới với ChatGPT. Khi áp dụng ChatGPT và hệ thống tự động hóa:
- Quy trình chấm công được tự động xử lý từ đầu đến cuối.
- Không cần copy thủ công từng dòng.
- ChatGPT hỗ trợ công thức đọc dữ liệu, chuẩn hóa, và sinh ra bảng tổng hợp cuối cùng tương đối chính xác
- Kết quả được kiểm soát, đồng nhất và không phụ thuộc vào thao tác thủ công của con người.
Mục tiêu của hệ thống tự động
- Số liệu giờ công chính xác tuyệt đối, đúng định dạng.
- Không bỏ sót bất kỳ ngày công nào.
- Tối ưu thời gian cho admin để tập trung vào các nghiệp vụ giá trị hơn.
- Tự động hóa quy trình và giảm thiểu hoàn toàn sai xót do con người.
– Example (Ví dụ thực tế sau khi triển khai)
- Chuẩn bị: file chấm công nhân viên tháng
- Nhờ ChatGPT viết Script
Đoạn code trả về:
Pate code vào file
Kết quả trả về:
Thống kê sau khi triển khai hệ thống chấm công tự động hóa bằng ChatGPT tại Ecolive:
- Thời gian tổng hợp bảng công giảm từ 2–3 tiếng xuống còn 5–10 phút.
- Tỷ lệ sai số gần như 0,5%, không còn phát sinh lỗi do copy nhầm hoặc bỏ sót ngày công.
- Không cần kiểm tra chéo thủ công nhiều lần.
- Dữ liệu được chuẩn hóa, thống nhất theo 1 định dạng duy nhất.
- Admin không còn bị áp lực khi xử lý số lượng lớn dữ liệu vào cuối tháng.