Thanh toán nội bộ – nghe thì có vẻ đơn giản, kiểu như… Ký duyệt rồi trả tiền. Nhưng ai từng phải “chạy lệnh” trong công ty mới hiểu: để một khoản thanh toán được phê duyệt và chuyển khoản thành công là cả một hành trình dài mà sau đó là “nhiều điều khó nói”. Nó bắt đầu từ bước chuẩn bị chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu… rồi phải chắc chắn mọi giấy tờ hợp lệ, đúng quy định. Tiếp đó là công cuộc xin chữ ký – mà ai từng đi tìm sếp để xin duyệt thì chắc chắn hiểu cảm giác… đứng tim khi sếp đi họp triền miên hay công tác xa. 🙃
Tất cả những điều đó khiến cho “chuyện nhỏ” này nhiều khi lại là nút thắt cực lớn, khiến quy trình chậm trễ, rủi ro tăng cao và đôi khi làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác, nhân viên.
1️⃣ Đơn Giản Hóa Quy Trình – Cả công ty cùng “tiêu xèng” vui vẻ
Thực tế mà nói, quy trình thanh toán nội bộ thường vướng phải vấn đề quá nhiều bước, từ việc chuẩn bị hồ sơ, xin chữ ký, kiểm tra chéo, rồi mới đến được phòng kế toán. Chính điều này làm mọi thứ trở nên chậm chạp và dễ sai sót.
- Chuẩn hóa biểu mẫu: Mỗi loại thanh toán – từ tiền mua cà phê văn phòng đến các khoản chi “to tướng” – đều có mẫu riêng rõ ràng, dễ hiểu. Nhờ đó, ai làm cũng thấy dễ dàng, không còn cảnh “mò mẫm” điền sai hay thiếu sót. Biểu mẫu chuẩn chính là “vũ khí bí mật” giúp mọi thứ chạy mượt mà, tiết kiệm công sức mà lại cực kỳ chuyên nghiệp!
- Số hóa toàn bộ quy trình: Số hóa toàn bộ quy trình bằng các phần mềm quản lý tài chính hiện đại. Từ nhập liệu đến phê duyệt, mọi thứ đều chạy “vèo vèo” trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và… giải phóng bạn khỏi đống giấy tờ lộn xộn. Làm việc thông minh hơn, nhẹ nhàng hơn – ai mà không thích chứ?
- Rút gọn bước phê duyệt: Phê duyệt giờ không còn là cuộc “đi săn chữ ký”! 😄 Rút gọn tối đa bằng cách phân quyền rõ ràng: ai duyệt khoản nào là biết ngay, không nhầm lẫn. Quy trình cũng được thiết lập gọn gàng trên hệ thống, giúp mọi thứ trôi chảy nhanh chóng
2️⃣ Kiểm Soát Tài Chính – Vừa Chặt Vừa Thoáng
Đơn giản hóa quy trình không đồng nghĩa với buông lỏng kiểm soát. Ngược lại, chính khi quy trình rõ ràng và minh bạch, việc kiểm soát tài chính sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Làm thế nào để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ mà không tạo cảm giác nặng nề?
- Phân quyền rõ ràng: Phân quyền rõ ràng chính là “kim chỉ nam” giúp quy trình trơn tru! ✨ Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều biết chính xác mình làm gì, duyệt gì, chịu trách nhiệm ra sao. Không còn cảnh “ai cũng tưởng người khác làm”, mọi thứ rõ như ban ngày, đảm bảo công việc chạy vù vù mà chẳng ai bị sót việc! 😄
- Báo cáo minh bạch – dễ tra cứu: Báo cáo minh bạch chính là “chiếc kính lúp” giúp soi mọi khoản chi tiêu rõ mồn một! 📊 Hệ thống cần có báo cáo chi tiết từng khoản – ai chi, chi gì, khi nào, duyệt chưa… – để quản lý chỉ cần vài cú click là nắm trọn tình hình. Dễ tra cứu, dễ rà soát, đảm bảo dòng tiền luôn trong tầm kiểm soát và không còn chỗ cho sai sót “lẩn trốn”! 😄
🚀 Ecomobi – Quyết Tâm “Gỡ Nút Thắt”, Đưa Số Hóa Lên Tầm Mới
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý tài chính nội bộ, Ecomobi đã không ngần ngại đầu tư mạnh vào việc tối ưu hóa quy trình thanh toán, biến những khó khăn thường gặp thành… “chuyện xưa rồi Diễm”. Điều thú vị là sự thay đổi này không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ, mà còn là một cuộc cách mạng tư duy, khi toàn bộ đội ngũ cùng bắt tay xây dựng quy trình mới.
💬 Payment Request Đẩy Lên Lark – Chạm Là Xử Lý
Trước kia, việc gửi đề nghị thanh toán là nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên: tìm form biểu, điền thông tin, rồi chạy đi tìm người ký. Giờ đây, chỉ cần mở Lark, bạn có thể gửi đề nghị ngay trên điện thoại hoặc máy tính, dù đang ở văn phòng, ở nhà hay thậm chí… đang xếp hàng mua trà sữa! 😄
💼 Ecomobi: Phân Quyền Duyệt Payment Request – Tự Động, Rõ Ràng, Không Rườm Rà!
Không còn cảnh phải hỏi “ai duyệt cái này nhỉ?” hay “Sếp nào ký đây ta?”, Ecomobi đã thiết lập phân quyền tự động cho mọi payment request. Hệ thống tự động xác định người có thẩm quyền phê duyệt dựa trên loại khoản chi và số tiền, đảm bảo đúng người, đúng việc ngay từ đầu. Việc phê duyệt diễn ra nhanh gọn qua Lark, giúp dòng tiền luân chuyển trơn tru mà không cần “chạy giấy” hay lo lắng sai sót. Một bước tiến nhỏ về công nghệ nhưng cực lớn cho hiệu quả vận hành!
📄 Số Hóa Chứng Từ – Giảm Bớt Giấy Tờ, Tăng Cường Hiệu Quả
Với hệ thống quản lý mới, mọi chứng từ đều được ưu tiên số hóa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn đảm bảo an toàn thông tin. Trước đây mỗi lần kế toán tìm chứng từ là ‘ngất lên ngất xuống’ giờ chỉ cần search 2 giây là ra ngay.
⏰ Nhắc Việc Tự Động – Không Ai Bị “Lạc Nhịp”
Bạn từng bị trễ deadline vì… quên việc? Đừng lo, hệ thống nhắc nhở của Ecomobi sẽ ping liên tục cho đến khi bạn hoàn thành. Từ nhân viên tới sếp, ai cũng được nhắc đúng lúc, đúng việc, đảm bảo không còn cảnh “anh tưởng…” hay “em quên mất tiêu”.
🔍 Truy Vết Chi Tiết – Minh Bạch Như… Bông tuyết
Tính năng truy vết giúp mọi hoạt động liên quan đến thanh toán đều được ghi lại tường tận: ai tạo yêu cầu, ai chỉnh sửa, ai phê duyệt, duyệt lúc nào… tất cả đều lưu lại rõ ràng như phim tài liệu. Điều này giúp công ty dễ dàng đối soát, giảm rủi ro tranh cãi và đảm bảo minh bạch tối đa.
🎉 Tổng Kết – Đầu Tư Quy Trình, Gặt Hái Thành Công
Mặc dù trong khâu triển khai còn nhiều bỡ ngỡ và không ít thử thách, nhưng Ecomobi đã chứng minh rằng: tối ưu hóa quy trình nội bộ chính là một nền tảng vững chắc để tăng tốc phát triển. Việc số hóa không chỉ giúp công ty vận hành mượt mà hơn mà còn nâng cao uy tín và sự hài lòng của nhân viên. Đó là một khoản đầu tư thông minh – không chỉ cho hiện tại mà còn cho tương lai. 🚀💪