Bạn đã bao giờ nghe câu nói “Một bức tranh nói lên ngàn lời”.
Trong thế giới nghệ thuật, một bức tranh có thể được sử dụng để diễn đạt ý tưởng và gợi lên cảm xúc, hoặc đơn giản chỉ để chụp lại trên bức vẽ một cái gì đó hoặc một người quan trọng nào đó.
Trong thế giới chuyên nghiệp, các thợ mộc và kiến trúc sư dựa vào các bản vẽ để xây dựng theo các thông số kỹ thuật chính xác.
Còn trong thế giới phân tích nghiệp vụ, mục đích của việc tạo ra một hình ảnh, hay còn được gọi là sơ đồ, là để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà không cần sử dụng quá nhiều từ ngữ.
Có nhiều loại sơ đồ khác nhau mà BA có thể sử dụng, một số loại điển hình như: thực thể (entity), hoạt động (activity), luồng dữ liệu (data flow), trình tự (sequence), use case, sơ đồ luồng (flowchart), ngữ cảnh hệ thống (system context), quy trình làm việc (workflow), đối tượng (object), thành phần (component) và UML.
Tuy nhiên, trọng tâm ở đây là điều bạn muốn truyền tải tới khán giả thông qua sơ đồ và lợi ích của việc làm đó, chứ không phải cách thức hoặc loại sơ đồ nào bạn nên sử dụng để thực hiện điều đó. Vấn đề là nhấn mạnh những lợi ích trong việc sử dụng sơ đồ trong nhiều tình huống để truyền đạt thông tin có ý nghĩa và chuyển đổi các nỗ lực phân tích nghiệp vụ của bạn!
Sơ đồ có thể giúp ích gì cho bạn?
Sơ đồ có thể kể câu chuyện từ nhiều góc độ khác nhau. Cụ thể như:
- Để xác nhận hiểu biết của chúng ta về các quy trình hoặc để xác định các giao diện hệ thống.
- Minh họa kết nối giữa hệ thống và mạng.
- Giải thích các quy trình phức tạp hay mô tả quy trình làm việc, các quy trình nghiệp vụ và tương tác hệ thống.
- Xác định tính năng nằm nào trong phạm vi và ngoài phạm vi dự án.
- Thiết lập hoặc xác nhận sự hiểu biết giữa nhà phân tích nghiệp vụ và các bên liên quan theo cách mà lời nói hoặc tài liệu không thể làm được.
- Xác nhận yêu cầu bằng cách minh họa những gì cần xảy ra trong hệ thống hoặc quy trình làm việc.
- Mô hình hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu và mô tả luồng dữ liệu.
- Bỏ qua những thuật ngữ chuyên ngành rối ren hoặc giải thích dài dòng bằng lời nói hay tài liệu và đi đến điểm mấu chốt một cách đơn giản nhất.
Khi bạn xem xét tất cả các lợi ích, sức mạnh của một sơ đồ là không thể phủ nhận!
Sơ đồ là tài liệu tuyệt vời cho quá khứ, hiện tại và tương lai.
Sơ đồ có thể được sử dụng làm bản thiết kế cho các điều kiện trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai. Ví dụ, các sơ đồ từ quá khứ có thể giúp giải thích tại sao các quy trình hoặc thủ tục lỗi thời lại có thể tồn tại.
Bao nhiêu lần bạn đã gặp câu hỏi “Tại sao chúng ta làm điều này?”. Câu trả lời thông thường là “Bởi vì chúng ta luôn làm như vậy”. Quả thực điều này không bao giờ giải quyết được vấn đề.
Nếu có thể du hành quay trở lại quá khứ để tài liệu hóa một quy trình bằng cách sử dụng một sơ đồ để trong hiện tại, bạn hoặc bất kỳ ai khác cũng có thể dễ dàng trả lời bất kỳ câu hỏi “tại sao” nào của một quy trình hoặc thủ tục. Để ngăn chặn và tránh sự thiếu sót thông tin cho các câu hỏi trong tương lai thì hãy sơ đồ hóa quy trình của bạn!
Sơ đồ trạng thái hiện tại & tương lai.
Sơ đồ trạng thái hiện tại (“as-is” diagrams) có thể giúp chỉ ra các chỉ số hiệu suất chính khi đề xuất các thay đổi.
Các sơ đồ trạng thái tương lai (“to-be” diagrams) có thể giúp làm sáng tỏ lộ trình cho những thay đổi sắp tới, cho dù đó có thể là một quy trình nghiệp vụ, một thành phần hệ thống hay một hệ thống kinh doanh mới hoàn toàn.
Là một BA, sơ đồ phải là một trong những công cụ mạnh nhất trong tài liệu phân tích nghiệp vụ. Bạn nên đơn giản hóa vấn đề và sử dụng một sơ đồ để truyền tải thông tin mong muốn một cách rõ ràng nhất có thể. Lợi ích của một sơ đồ có thể được cảm nhận trên tất cả các cấp độ của tổ chức, giao tiếp trên các cấp độ kiến thức và hiểu biết khác nhau. Sơ đồ có thể làm rõ thông tin cho các bên liên quan và các nhà phân tích kinh doanh cũng như xác nhận hoặc cải thiện sự hiểu biết hiện có và thông báo các thay đổi trong tương lai.
Vấn đề là sử dụng sơ đồ để truyền đạt thông tin mong muốn theo cách rõ ràng nhất có thể. Lợi ích của sơ đồ có thể được ứng dụng ở tất cả các cấp của tổ chức, giao tiếp giữa các cấp độ kiến thức và hiểu biết khác nhau.
Hy vọng bài viết trên đã phần nào truyền cảm hứng cho bạn dành chút thời gian trong dự án để vẽ sơ đồ nhằm chiếm ưu thế trong việc truyền đạt thông điệp của bạn nhanh chóng nhất.