- P – Point (Quan điểm chính)
Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng gia tăng và yêu cầu ngày càng cao về độ chính xác, việc ứng dụng công nghệ vào công việc pháp chế là điều tất yếu. Các công cụ công nghệ đang từng bước hỗ trợ Legal team tối ưu hóa quy trình làm việc. Cụ thể, các công cụ này hỗ trợ hiệu quả trong ba nhóm công việc chính: (i) Tổng hợp, tra cứu dữ liệu, (ii) Kiểm tra, phân tích dữ liệu, và (iii) Tra soát tài liệu.
- R – Reason (Phân tích/Lý giải) và E – Example (Ví dụ)
a. Tổng hợp, tra cứu dữ liệu
Ứng dụng ChatGPT/Deepseek/Grok/Gemini giúp tìm kiếm thông tin, văn bản pháp luật, đặc biệt phù hợp trong các trường hợp cần tìm hiểu quy định pháp luật tại thị trường nước ngoài – Legal team thường cần một nguồn thông tin sơ bộ để hình dung hệ thống pháp luật áp dụng.
Khi đó các ứng dụng công nghệ nêu trên, đóng vai trò như một công cụ tra cứu và tổng hợp dữ liệu pháp luật, nguồn luật áp dụng.
Tuy nhiên, trong 4 ứng dụng kể trên, ChatGPT có tính chính xác thấp hơn cả trong việc trích luật, tra cứu dữ liệu pháp lý, thậm chí còn tự tạo ra quy định mới. Thông tin đưa ra khi sử dụng ứng dụng này có thể không hoàn toàn chính xác hoặc cập nhật. Vì vậy, đây chỉ nên là bước sơ khởi cho công tác nghiên cứu, trước khi chuyển sang các nguồn chính thống hoặc tra cứu chuyên sâu của team.
Ví dụ: Legal team cần nghiên cứu quy định về bảo mật dữ liệu, áp dụng với khách hàng tại Anh.
b. Kiểm chứng thông tin, phân tích dữ liệu
Ứng dụng Notebooklm (có khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên) có thể hỗ trợ người dùng trong việc đọc và phân tích thông tin. Khi Legal team cần tìm hiểu một quy định pháp luật cụ thể, việc đưa văn bản đầu vào (luôn phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ) vào ứng dụng Notebooklm sẽ giúp trích xuất nhanh nội dung liên quan, rút ngắn thời gian đọc hiểu văn bản pháp lý.
Lưu ý: Ứng dụng Notebooklm chưa thực sự hiệu quả trong việc tự truy xuất dữ liệu mới từ Internet hoặc cơ sở dữ liệu pháp luật chính thức. Việc chọn lọc dữ liệu đầu vào là trách nhiệm của người dùng, đòi hỏi hiểu biết pháp lý cơ bản để đảm bảo độ chính xác (đối với công việc pháp lý).
Ví dụ: Bộ Quy tắc CAP tại Anh có độ dài 136 trang, ngôn ngữ nước ngoài, với các quy định trải dài. Việc áp dụng Notebooklm trong việc đọc tài liệu, Việt hóa ngôn ngữ, giúp nhân sự có thể tóm gọn điểm chính, các quy định mục tiêu để tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu.
c. Tra soát tài liệu – Tự động hóa bước so sánh và kiểm tra nội dung
Công tác rà soát hợp đồng, kiểm tra chỉnh sửa, và đối chiếu các phiên bản văn bản là một phần thiết yếu trong quản lý rủi ro pháp lý. Ứng dụng Notebooklm cho phép người dùng so sánh hai (hoặc nhiều) phiên bản hợp đồng để phát hiện các điểm khác biệt về câu chữ, điều khoản, ngày hiệu lực… trong thời gian ngắn.
Việc áp dụng công nghệ trong bước này giúp:
- Rút ngắn đáng kể thời gian rà soát các hợp đồng dài.
- Phát hiện các thay đổi “ẩn” không được ghi chú rõ ràng bởi các bên.
- Giảm thiểu lỗi chính tả hoặc lỗi format trong tài liệu cuối cùng.
Điều này không chỉ rút ngắn thời gian làm việc mà còn tăng độ chính xác. PIC của các bộ phận khác cũng có thể tận dụng công cụ này để kiểm tra trước khi gửi văn bản đến Legal team – hạn chế tình trạng “hợp đồng final nhưng vẫn sai sót”.
Lưu ý: Việc đưa tài liệu lên ứng dụng phải được mã hóa, loại bỏ các thông tin công ty, thông tin bảo mật (nếu có).
Ví dụ: Sử dụng để so sánh 2 tài liệu, do trước đó tài liệu đã được Ecomobi và Vendor đồng thời điều chỉnh, tuy nhiên các nội dung Vendor điều chỉnh không lưu lại dấu. Do đó, Legal team sử dụng Notebooklm để kiểm tra sơ bộ các nội dung Vendor điều chỉnh (sau khi đã mã hóa thông tin).
- P – Point (Kết luận)
Việc ứng dụng công nghệ vào công tác pháp chế đã bước đầu cho thấy hiệu quả trong việc:
- Tăng tốc độ xử lý thông tin và tài liệu.
- Giảm thiểu lỗi phát sinh trong hợp đồng và văn bản pháp lý
- Tối ưu hóa nguồn lực pháp chế, tiết kiệm trung bình 3.2 giờ làm việc mỗi tháng cho mỗi nhân sự.
Tuy nhiên, với đặc thù công việc pháp lý yêu cầu tính chính xác và trách nhiệm pháp lý cao, các công cụ này hiện chỉ đóng vai trò hỗ trợ, không thể thay thế vai trò kiểm tra chéo, thẩm định và phân tích của Legal team. Việc sử dụng công nghệ cần đi kèm với những quy định nội bộ rõ ràng về:
- Bảo mật thông tin.
- Phạm vi sử dụng công cụ AI.
- Xác minh tính hợp pháp của nguồn dữ liệu.
Với cách tiếp cận đúng đắn, công nghệ sẽ là “trợ thủ” đắc lực cho pháp chế doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số.