Team WHAT
Trường hợp áp dụng: Doanh nghiệp trong lĩnh vực Affiliate – Marketing – Agency
I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Affiliate và Marketing như Ecomobi Media đang đối mặt với khối lượng công việc lớn và phức tạp: từ quản lý chiến dịch, cộng tác viên (KOC/KOL), báo cáo hiệu suất cho đến chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, phần lớn các quy trình vẫn được thực hiện thủ công, gây lãng phí thời gian, tăng chi phí và dễ phát sinh lỗi.
Ứng dụng Workflow Automation – tự động hóa quy trình làm việc – là một giải pháp chiến lược giúp Ecomobi Media nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí nhân sự và tăng khả năng mở rộng linh hoạt.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích thực trạng quy trình vận hành hiện tại tại Ecomobi Media
- Đề xuất giải pháp ứng dụng Workflow Automation vào các điểm tắc nghẽn
- Xây dựng kế hoạch triển khai và dự báo hiệu quả cụ thể
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Tập trung vào hoạt động của các bộ phận: marketing, quản lý chiến dịch affiliate và chăm sóc khách hàng/đối tác
- Đối tượng nghiên cứu là doanh nghiệp vừa và nhỏ định hướng chuyển đổi số, đang sử dụng Google Workspace, CRM cơ bản và Lark Enterprise
II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Khái niệm cơ bản
- Workflow: chuỗi các bước công việc nối tiếp nhau để hoàn thành một nhiệm vụ
- Workflow Automation: sử dụng công nghệ để tự động hóa các bước trong workflow, giúp giảm thao tác thủ công và tăng hiệu quả
2. Lợi ích chính
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Hạn chế lỗi con người
- Dễ theo dõi, minh bạch và đo lường
- Tăng trải nghiệm người dùng, hỗ trợ mở rộng quy mô nhanh chóng
3. Các công cụ phù hợp (đã rút gọn)
| Nhóm chức năng | Công cụ đề xuất | Ứng dụng tại Ecomobi Media |
| Tự động hóa quy trình | n8n (mã nguồn mở) | Tích hợp với CRM, email, Google Sheets, Telegram; tùy chỉnh sâu; tiết kiệm chi phí |
| Báo cáo & theo dõi | Looker Studio | Trình bày báo cáo hiệu suất realtime; kết nối trực tiếp với Google Sheets hoặc CRM |
III. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI ECOMOBI MEDIA
1. Hiện trạng quy trình
- Quản lý KOL/KOC: thu thập và cập nhật thông tin thủ công
- Báo cáo chiến dịch: tạo và gửi thủ công qua email hoặc file Excel
- Đối soát hoa hồng: xử lý thủ công hàng tháng, dễ sai sót
- Quản lý công việc nội bộ: chưa có hệ thống tập trung, làm việc chủ yếu qua nhóm chat
- Chăm sóc khách hàng: chưa có phễu tự động hoặc cá nhân hóa nội dung
2. Năng lực công nghệ hiện tại
- Đã sử dụng Google Workspace, Lark Enterprise, CRM đơn giản
- Nhân sự có khả năng tiếp thu công nghệ nhanh
- Đang thử nghiệm xử lý hợp đồng CPS tự động
- Hạn chế:
Chưa có hệ thống workflow tổng thể hoặc công cụ điều phối trung tâm
Nhân sự chưa làm quen với việc sử dụng Lark trong công việc
IV. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP WORKFLOW AUTOMATION
1. Một số workflow tiêu biểu
- Affiliate đăng ký mới → Gửi email tự động → Tạo hồ sơ CRM → Gắn tag phân loại → Lưu vào Google Sheets
- Client gửi yêu cầu chiến dịch → Tạo sheet quản lý → Gửi thông báo Telegram/Email cho team phụ trách
- Cuối tháng → Thu đơn từ hệ thống → Đối soát hoa hồng → Xuất báo cáo Google Sheets → Trình bày trên Looker Studio và gửi email cho đối tác
2. Kế hoạch triển khai
| Giai đoạn | Hoạt động chính |
| Tháng 1–2 | Thiết lập các workflow nền: đăng ký đối tác, báo cáo cơ bản, cảnh báo nội bộ |
| Tháng 3–6 | Mở rộng workflow chăm sóc khách hàng, gửi email tự động, đối soát hoa hồng |
| Từ tháng 7 | Tích hợp toàn bộ hệ thống thành luồng tự động thống nhất qua n8n, Looker Studio và CRM |
V. KẾT QUẢ DỰ KIẾN VÀ TÁC ĐỘNG
1. Lợi ích định lượng
- Giảm ~40% thời gian thao tác thủ công
- Sai sót trong đối soát/báo cáo giảm còn <5%
- Thời gian phản hồi khách hàng nhanh hơn 30–50%
2. Lợi ích định tính
- Nhân sự tập trung nhiều hơn cho chiến lược và sáng tạo
- Hình ảnh công ty chuyên nghiệp, hiện đại trong mắt đối tác
- Cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng từ khách hàng và KOC/KOL
VI. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Workflow Automation không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn đóng vai trò là hạ tầng kỹ thuật để Ecomobi Media phát triển nhanh chóng, bền vững trong lĩnh vực marketing – affiliate. Việc tinh gọn công cụ, triển khai theo lộ trình giúp đảm bảo hiệu quả và tránh phức tạp hóa hệ thống.
2. Kiến nghị
- Thành lập nhóm triển khai chuyển đổi số nội bộ
- Ưu tiên các quy trình có tần suất lặp cao để tự động hóa trước
- Đánh giá hiệu quả định kỳ và điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế
3. Định hướng dài hạn
- Đồng bộ hệ thống affiliate – CRM – báo cáo thành 1 nền tảng tích hợp qua n8n
- Ứng dụng AI phân tích hiệu quả chiến dịch và đưa ra gợi ý cải tiến
- Phát triển dashboard realtime cho lãnh đạo theo dõi hiệu suất tức thời
