KICK OFF MEETING LÀ GÌ ?
Tạo cảm giác kích thích nhiệt huyết khi đọc đến cái tên Kick off meeting, hứa hẹn thật nhiều điều để cùng nhau dẫn đến sự thành công bùng nổ.
Vậy bạn có tò mò về Kick off meeting không ạ? “ Giờ mình giải thích ngay đây nè” bạn này chính là một cuộc họp để khởi động và lên chiến lược dự án, thường được tổ chức bởi trưởng nhóm là nơi mà các nhân tài dày dặn kinh nghiệm tụ họp cùng chung một đam mê cùng nhau sáng tạo ý tưởng và thực thi chúng. Là cây cầu giúp các thành viên gắn bó với nhau, tạo hiệu suất cao xuyên suốt trong quá trình thực thi chiến lược hay dự án đó.
TẠI SAO KICK OFF MEETING LẠI QUAN TRỌNG ?
Để hiểu rõ hơn về Kick off meeting ta cần nắm bắt được tầm quan trọng của nó, nó thật sự rất hay đấy!
- Đánh thức tinh thần: Kick off meeting hỗ trợ các thành viên hiểu rõ hơn về sản phẩm, về mục tiêu, trách nhiệm, vai trò của bản thân đối với công việc từ đó chú tâm toàn lực đối với việc mình đang thực thi.
- Xây dựng nền tảng: Là cuộc họp của những “huấn luyện viên” truyền tải được tầm nhìn chiến lược, các thông tin quan trọng chi tiết về dự án, song song cùng lúc đó sẽ giải quyết những thắc mắc của mọi người, để cùng nhau tìm hiểu và đối mặt với “trận đấu” phía trước, từ đó xây dựng được tinh thần vững chắc cho sự hợp tác hiệu quả.
- Thúc đẩy sáng tạo: Kick off meeting là nơi để mọi người thoả sức sáng tạo thông qua các cuộc họp, thảo luận và trao đổi mọi người sẽ góp phần đưa ra những ý kiến “bá đạo”, các ý tưởng đột phá để hoàn thiện dự án một cách chỉnh chu.
- Tăng cường cam kết: Khi hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc họ sẽ chắc chắn hơn về việc họ đang và sẽ làm với dự án. Kick off meeting là cây cầu giúp mọi người gắn bó và hoàn thành dự án thành công và xuất sắc.
6 BƯỚC TỔ CHỨC KICK OFF MEETING HIỆU QUẢ
Chắc chắn các bạn đang rất tò mò làm sao để tổ chức Kick off meeting đúng không? Ngay bây giờ tôi sẽ cùng bạn đi tìm hiểu nhé!
- Xác định mục tiêu: Xác định vào Kick off meeting thì mình cần nói gì và mục tiêu mình hướng đến dự án để dẫn đến thành công.
- Lựa chọn thời gian và địa điểm: Lựa chọn một cách phù hợp với tất cả mọi người và địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển và tổ chức.
- Lên kế hoạch chi tiết:
Nếu là các thành viên tham gia lần đầu thì nên có một khoảng thời gian để giới thiệu tên với nhau giúp mọi người gắn kết và thân mật hơn
Lập các mốc thời gian cho từng phần
Nội dung trình bày kế hoạch
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị chi tiết và dễ hiểu tất cả tài liệu, trong đó bao gồm thông tin rõ ràng của dự án chuẩn bị thực thi, các vấn đề cần giải quyết để đưa ra chiến lược hiệu quả,…và các mục cần thiết khác
- Điều phối cuộc họp:
Đảm bảo được tất cả mọi người đều đóng góp ý kiến
Thời gian cho phần hỏi đáp
Giải quyết các vấn đề (ví dụ: kỹ thuật, máy móc,…)
- Kết thúc và tóm tắt:
Tóm tắt lại những nội dung chính cần phải nắm rõ, ghi nhận các ý kiến của từng thành viên
Trao nhau những lời cảm ơn, động viên và nhắc nhở nhau về các deadline quan trọng.
TỔNG KẾT
Kick off meeting không đơn thuần là một buổi họp mà nó còn là bản đồ chỉ đường để giúp các thành viên có lối đi đúng đắn, giúp mọi người gắn kết hơn trong công việc, xây dựng tinh thần đoàn kết giúp cho dự án có tính đột phá, cùng nhau chinh phục các dự án phía trước.
