MẪU KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ? 8 BƯỚC LÊN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

            Người xưa có câu “ Thời gian là vàng là bạc” câu nói đã đi qua biết bao nhiêu thế hệ. Thời gian được ví như kim loại quý mà ai cũng muốn sở hữu tài sản đó, ông cha ta đã so sánh thời gian với vàng bạc giúp ta hiểu rõ và sâu sắc, biết tận dụng, biết tiết kiệm và quan trọng nhất là không được lãng phí, vì thời gian sẽ trôi đi và không bao giờ quay lại.

KẾ HOẠCH THỜI GIAN LÀ GÌ ?

Thời gian quan trọng như thế thì làm thế nào để tiết kiệm và sử dụng nó một cách triệt để và hợp lý nhất sau đây bạn và tôi cùng tìm hiểu nhé!

Kế hoạch thời gian là một cái la bàn chỉ đường giúp bạn đi đúng lộ trình đã được đề ra từ trước tránh được sự lãng phí về thời gian, qua đó giúp bạn hoàn thành tốt các mục tiêu và các công việc, việc biết bây giờ mình cần phải làm gì giúp bạn giảm bớt suy nghĩ và lo lắng sẽ có thời gian cho bạn “chữa lành” một cách trọn vẹn.

Kế hoạch thời gian bao gồm:

  • Mục tiêu: Cần xác định rõ ràng mục tiêu mình hướng đến là gì?, mình cần đạt được những thành tựu gì? Công việc nào ?,… Và thực hiện các công việc đó trong bao lâu.
  • Danh sách các việc cần làm: Ta cần biết được việc đó sẽ làm những công việc gì, quy trình thực hiện trước, sau theo thứ tự hợp lý và liệt kê chúng để đạt được mục tiêu
  • Lịch trình: Sắp xếp các công việc và ưu tiên các việc quan trọng nhất và điền ngày giờ sao cho hợp lý.
  • Chiến lược: Xác định các hình thức và phương pháp làm việc hiệu quả, các công cụ bổ trợ mà bạn cần dùng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc lập kế hoạch thời gian:

  • Tăng hiệu quả làm việc: Khi bạn có một lộ trình hợp lý thì bạn cần dựa vào lộ trình và tiếp tục “bước”, có sự chuẩn bị trước khiến chúng ta cảm thấy tự tin hơn, bạn sẽ có động lực và tập trung hơn trng công việc.
  • Giảm lãng phí thời gian: Chúng ta sẽ không xao nhãn, tránh làm những việc khác không liên quan và quan trọng nhất là tránh việc trì hoãn công việc, tránh những việc trên thì ta sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đúng thời gian
  • Đạt được mục tiêu: Mục tiêu là nguồn động lực rất quan trọng và cần thiết, để đạt được những mục tiêu đó thì chúng ta cần chú tâm vào những vấn đề cần được giải quyết vì thế kế hoạch thời gian được sinh ra.
  • Giảm áp lực và căng thẳng: Việc trì hoãn sẽ ngày càng tích tụ nhiều công việc, chồng chất trên vai như một gánh nặng. Ta sẽ giảm thiểu công việc bằng cách quản lý thời gian hiệu quả và phân chia hợp lý thời gian làm việc hơn, qua đó ta cảm thấy nhẹ nhõm và thật sự thoải mái.
  • Cân bằng cuộc sống: Bạn sẽ có nhiều thời gian nghỉ ngơi bên cạnh gia đình, bạn bè, bạn cũng sẽ có những cơ hội khác vì đã bớt đi những thời gian làm nhiều điều vô bổ.

QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO MÔ HÌNH 4 CHỮ P (4P’S)

Có rất nhiều mô hình quản lý thời gian khác nhau, nhưng hôm nay cùng tôi tìm hiểu về mô hình 4 chữ P nhé!

Mô hình 4 chữ P được rất nhiều người yêu thích và cũng được nhiều bạn sáng tạo thành nhiều các phiên bản khác nhau, 4P có nghĩa là ( Prioritize, Plan, Procrastinate, Persevere) , bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về mô hình đặt biệt này:

  1. Ưu tiên – Prioritize:

Phân loại hợp lý các công việc cần làm theo các hình thức như các công việc rất quan trọng và cần nhiều thời gian nên được ưu tiên, liệt kê các công việc cần phải hoàn thành kể cả những công việc nhỏ và không quan trọng. Đặt biệt những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp thì bạn nên nhường chỗ cho các công việc khẩn cấp và thực thi nó sau khi hoàn thành các công việc khẩn cấp

  • Kế hoạch – Plan:

Xác định thời gian hợp lý để hoàn thành công việc, kể cả thời gian bắt đầu, thời gian nghỉ ngơi và thời gian kết thúc,… Phân chia công việc chia nhỏ các công việc lớn để dễ dàng thực hiện. Sử dụng các công cụ quản lý và nhắc nhở về vấn đề thời gian,…

  • Trì hoãn – Procrastinate:

Xác định các yếu tố nào khiến bạn trì hoãn công việc ví dụ như mất tập trung, mất động lực, thấy những việc khác hấp dẫn hơn,… Đầu tiên chúng ta nên tắt hết thông báo của các mạng xã hội khi làm việc. Xác định được mục tiêu rõ ràng và có ý chí quyết tâm đạt được nó. Tự khen thưởng bản thân khi hoàn thành đúng hạn và tốt các công việc. Không nên mang những việc ngày hôm nay sang ngày hôm sau rồi từ đó nó sẽ dồn dập khiến bạn rất mệt mỏi.

  • Kiên trì – Persevere:

Cố gắng giữ vững quyết tâm hướng đến mục tiêu, tin tưởng bản thân sẽ làm được những gì, sẵn sàng điều chỉnh lịch trình khi có sự thay đổi đột ngột, rút kinh nghiệm từ những sai lầm và sửa sai.

8 BƯỚC LÊN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

            Quản lý thời gian hiệu quả là một điều hết sức quan trọng giúp bạn hoàn thành mục tiêu xuất sắc. Cùng nhau tìm hiểu 8 bước lên kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả:

  • Bước 1: Xác định mục tiêu

Là bước quan trọng nhất để dẫn đến sự thành công trong công việc, nếu không có mục tiêu thì sẽ dễ chán nản và không có hứng thú trong công việc. Về mục tiêu thì bạn cần áp dụng mô hình SMART

-Specific (Cụ thể)

Hãy cố gắng mô tả chi tiết mục tiêu,nếu chia nhỏ mục tiêu thì có thể dễ dàng thực hiện hơn là nói chung chung

-Measurable (Có thể đo lường)

Những số liệu sẽ giúp bạn phấn chấn hơn như bạn đưa ra số KPI bạn muốn đạt được, hoặc nếu làm 3 tiếng thì lấy mục tiêu là 2 tiếng,…

-Achievable (Có thể đạt được)

Mục tiêu cần đạt được phải có yếu tố thực tế để chúng ta không thấy xa vời mà có thể nắm bắt được và học hỏi thêm.

-Relevant (Liên quan)

Nếu ta làm xong thì hãy tiếp tục làm công việc khác và làm cho nó có mối liên hệ rõ ràng.

-Time bound (Có thời hạn)

Gây ức chế bằng cách sắp xếp thời gian nếu áp lực về mặt thời gian thì bạn sẽ cố gắng hoàn thành sớm nhất có thể.

  • Bước 2: Liệt kê danh sách việc cần làm

Liệt kê các công việc từ quan trọng đến không quan trọng, tất cả các công việc để giúp mình đạt được mục tiêu, các công việc cần ghi chi tiết và rõ ràng. Nghĩ gì viết nấy, lập ra quỹ thời gian hợp lý,…

  • Bước 3: Ưu tiên các công việc

Xếp hạng các công việc theo các mức độ khác nhau, Sử dụng ma trận Eisenhower để phân chia các công việc, “quan trọng và khẩn cấp, quan trọng và không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, cuối cùng là không quan trọng và cũng không khẩn cấp”

  • Bước 4: Phân chia thời gian cho từng công việc

Xác định được thời gian để làm xong một việc là rất cần thiết, hãy chia nhỏ các mức thời gian ra cho từng việc để làm ( đừng quên tự ép thời gian lại một tí để mình cố gắng hơn nhé). Bạn còn có thể sử dụng các mô hình và các phương pháp để đưa ra thời gian hợp lý.

  • Bước 5: Lập lịch trình cụ thể

Đừng quá tham mà đưa hết các công việc đến mức lịch làm quá sức chứa, mà bạn hãy cụ thể nhưng ngắn gọn, ưu tiên các công việc quan trọng, đừng nên chưa xong việc này mà “nhảy” sang việc khác sẽ làm bạn rối trí đấy!

  • Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch

Thường xuyên theo dõi tiến đọ hoàn thành công việc, điều chỉnh lại các công việc khi có sự thay đổi đột xuất.

  • Bước 7: Loại bỏ những xao nhãng

Không gian giúp yếu tố tập trung được nâng cao, không gian càng yên tĩnh và không có những cám giỗ thì bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn, tắt thông báo trên mạng xã hội

  • Bước 8: Khen thưởng bản thân

Nếu hoàn thành đúng chỉ tiêu đưa ra, bạn cần xem xét công việc đó đã đạt được những gì, mình có xứng đáng để nhận nó không, công việc mình thực hiện đã tốt hay chưa, nếu rồi thì bạn đừng ngại tự thưởng cho bản thân một món đồ mình thích nhé!

NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP

Sai lầm lớn đó là không ưu tiên các việc cần thiết, nếu mà mình làm các việc không cần thiết rồi mình bị mất một khoảng thời gian. Không cho mình thời gian để nghĩ ngơi làm cho đầu óc cănng thẳng, bạn cần thời gian nghỉ ngơi hợp lý, tránh nghỉ quá lâu làm cho mất cảm hứng. Cố làm việc hoàn hảo quá mức, không có gì là hoàn hảo cả nếu bạn cứ chăm chăm vào một công việc quá lâu và sẽ lấn qua các thời gian để làm việc khác.

            Thời gian rất quý giá, đừng để nó trôi qua một cách vô nghĩa, đừng phí phạm nó nếu không bạn sẽ tiếc nuối đấy, nhiều người ngoài kia rất cần có thời gian. Hãy lập một quỹ thời gian hợp lý cho bản thân của mình nhé!

Related Posts