Dưới đây là những chia sẻ và góc nhìn của chúng tôi từ quá trình hợp tác với các Quản lý và Lãnh đạo trong việc xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách hàng năm. Chúng tôi hy vọng những thông tin này sẽ mang lại giá trị hữu ích, đặc biệt là đối với những ai lần đầu tiếp cận công việc lập kế hoạch và ngân sách.
Trước khi bắt đầu, chúng ta cần đặt ra câu hỏi quan trọng: Tại sao việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách lại cần thiết?
Việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách không chỉ đảm bảo tổ chức và hiệu quả trong công việc, mà còn tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong việc sử dụng nguồn lực. Điều này giúp đội ngũ hoạt động hiệu quả, đồng thời hướng đến việc đạt được các mục tiêu đề ra.
Các dạng kế hoạch phổ biến trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số dạng kế hoạch chủ yếu, tùy thuộc vào mục tiêu, phạm vi và thời gian thực hiện:
- Kế hoạch chiến lược (Strategic Planning)
Kế hoạch chiến lược là một kế hoạch dài hạn, được xây dựng để định hướng sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Nó tập trung vào việc xác định các mục tiêu tổng thể, sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Kế hoạch chiến lược giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội và thách thức trong thị trường, từ đó phát triển chiến lược để đạt được mục tiêu dài hạn.
Thời gian: Thường từ 3 đến 5 năm hoặc lâu hơn.
Ví dụ: Mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới, gia tăng thị phần. - Kế hoạch hoạt động (Operational Planning)
Kế hoạch hoạt động là kế hoạch ngắn hạn, chi tiết về cách thức thực hiện các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp. Nó tập trung vào các hoạt động và quy trình cụ thể để đảm bảo các mục tiêu tác chiến và chiến lược được triển khai hiệu quả. Kế hoạch này thường liên quan đến các bộ phận chức năng như nhân sự, sản xuất, tài chính và marketing.
Thời gian: Thường ngắn hạn, từ vài tháng đến một năm.
Ví dụ: Lập lịch trình sản xuất hàng tháng, quản lý tồn kho, triển khai chiến dịch quảng cáo. - Kế hoạch Bán hàng và Vận hành (Sales & Operations Plan)
Kế hoạch Bán hàng và Vận hành là quy trình quản lý chiến lược giúp kết nối và đồng bộ hóa các bộ phận khác nhau trong tổ chức, đặc biệt là bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất, để đảm bảo các hoạt động diễn ra hiệu quả và theo đúng mục tiêu đã đề ra.
Mối liên kết giữa lập kế hoạch và dự toán ngân sách
Planning (Lập kế hoạch) và Budgeting (Dự toán ngân sách) có mối liên kết mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau trong việc quản lý doanh nghiệp. Cả hai đều là công cụ quan trọng giúp đảm bảo các mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và có tổ chức. Dưới đây là những mối liên kết cơ bản:
- Kế hoạch là cơ sở để lập ngân sách
- Ngân sách giúp thực hiện kế hoạch
- Kế hoạch giúp theo dõi và điều chỉnh ngân sách
- Tối ưu hóa nguồn lực
- Cân bằng giữa nhu cầu và khả năng tài chính
- Quản lý rủi ro
Kế hoạch xác định các mục tiêu, chiến lược và hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, trong khi ngân sách phân bổ tài chính và nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch.
Các bước cơ bản để lập kế hoạch hiệu quả
- Xác định mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, thực tế và có thời gian hoàn thành rõ ràng.
Ví dụ: “Tăng doanh thu từ dịch vụ A lên 20% trong 6 tháng tới.” - Phân tích tình hình hiện tại
Đánh giá tình hình hiện tại để hiểu rõ về nguồn lực, khả năng và các yếu tố tác động đến mục tiêu. - Lên các chiến lược và phương pháp thực hiện
- Lập kế hoạch chi tiết với các bước cụ thể.
- Xác định nguồn lực và ngân sách cần thiết.
- Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI).
- Thực hiện kế hoạch.
- Theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.
- Đánh giá kết quả và rút ra bài học để cải thiện cho các lần sau.
