1. Giới Thiệu
Business Analyst (BA) đóng vai trò then chốt trong việc kết nối giữa các bộ phận kinh doanh và công nghệ thông tin trong một doanh nghiệp. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của BA là lập kế hoạch tiếp cận – quy trình xác định phương pháp và chiến lược để tiếp cận các vấn đề kinh doanh, thu thập yêu cầu và đảm bảo rằng các giải pháp được đề xuất phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Vậy, liệu lập kế hoạch tiếp cận có thực sự cần thiết cho một BA không? Câu trả lời ngắn gọn là: Có. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết lý do tại sao lập kế hoạch tiếp cận là yếu tố không thể thiếu đối với một BA.
2. Mục Đích.
Định nghĩa một phương pháp phù hợp để tiến hành các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ. Được tuân theo khi thực hiện công việc phân tích nghiệp vụ cho một sáng kiến thích hợp, cách thức và thời gian thực hiện các task và bàn giao sản phẩm đến stakeholder.
BA có thể xác định một bộ kỹ thuật ban đầu để sử dụng. Danh sách này có thể thay đổi khi sáng kiến được tiến hành và BA đạt được hiểu biết sâu hơn hiểu biết về sự thay đổi cũng như stakeholder..
Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ, nên:
- Phù hợp với mục tiêu chung của cty.
- Phối hợp các tác vụ phân tích nghiệp vụ với hoạt động và kết quả chuyển giao của cty.
- Quản lý bất kỳ rủ ro nào có thể làm giảm chất lượng và hiệu quả sản phẩm.
- Sử dụng lại phương pháp và tool đã sử dụng hiệu quả từ trước đó.
2. Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ.
Hiện nay, có nhiều phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ khác nhau. Để lựa chọn sử dụng phương pháp nào thì còn tùy thuộc vào nhu cầu, quan điểm, nghành nghề và doanh nghiệp. Có hai cách tiếp cập được babok 3.0 suggest đó là
- Predictive approaches.
- Adaptive approaches.
Predictive approaches.
Là phương pháp quan trọng trong quản lý dự án, đặc biệt hữu ích khi các yêu cầu và điều kiện của dự án đã rõ ràng và ít thay đổi. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết và dự đoán trước kết quả, phương pháp này giúp đảm bảo rằng dự án sẽ được thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả, mặc dù có thể thiếu sự linh hoạt khi đối mặt với các thay đổi không lường trước.
Đặc điểm:
- Tất cả các hoạt động, tài nguyên, thời gian, và chi phí đều được lên kế hoạch chi tiết từ đầu dự án.
- Các bước trong dự án được thực hiện theo một trình tự cố định và không dễ dàng thay đổi.
- Kết quả và đầu ra của dự án được dự đoán từ trước và được sử dụng làm cơ sở để kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án.
- Rủi ro được xác định và phân tích từ đầu, với các kế hoạch dự phòng được chuẩn bị sẵn sàng
- Mỗi giai đoạn của dự án được giám sát và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ kế hoạch ban đầu.
- Cách thức này yêu cầu tài liệu và bản trình bày chính thức và trình bày theo template chuẩn hóa.
Phương pháp này thường được áp dụng trong các dự án mà các yêu cầu và quy trình đã rõ ràng, ổn định, và ít thay đổi theo thời gian.
Adaptive approaches.
Là phương pháp quan trọng trong quản lý dự án, đặc biệt hữu ích khi các yêu cầu và điều kiện của dự án thay đổi liên tục. Bằng cách phát triển lặp lại và gia tăng, tập trung vào phản hồi và sự linh hoạt, phương pháp này giúp đảm bảo rằng dự án có thể thích nghi và đáp ứng các nhu cầu mới một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng và cải thiện chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
Đặc điểm
- Dễ dàng thay đổi và điều chỉnh kế hoạch theo các yêu cầu mới hoặc điều kiện thay đổi.
- Dự án được chia thành các giai đoạn ngắn hoặc các “sprint”, mỗi giai đoạn sẽ cung cấp một phần của sản phẩm cuối cùng.
- Liên tục thu thập phản hồi từ các bên liên quan và điều chỉnh sản phẩm dựa trên phản hồi này.
- Tăng cường tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và với các bên liên quan.
- Luôn tìm kiếm các cách để cải tiến quy trình và sản phẩm.
Phương pháp này phù hợp với các dự án mà yêu cầu không rõ ràng ngay từ đầu hoặc có khả năng thay đổi theo thời gian.
3. Lý Do Lập Kế Hoạch Tiếp Cận Là Cần Thiết
Tạo Sự Rõ Ràng và Tổ Chức
Lập kế hoạch tiếp cận giúp BA xác định rõ ràng phạm vi công việc và các bước cần thực hiện. Điều này giúp tránh sự lộn xộn và mất phương hướng trong quá trình làm việc. Một kế hoạch chi tiết giúp BA và stakeholder hiểu rõ các mục tiêu cần đạt được và phương pháp thực hiện.
Giảm Thiểu Rủi Ro
Lập kế hoạch tiếp cận giúp BA xác định trước các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị các phương án xử lý. Bằng cách dự đoán các vấn đề có thể phát sinh, BA có thể chủ động tìm cách giải quyết trước khi chúng trở thành trở ngại lớn. Điều này giúp dự án diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.
Cải Thiện Chất Lượng Giải Pháp
Một kế hoạch tiếp cận được lập ra cẩn thận sẽ giúp BA thu thập thông tin chính xác và đầy đủ từ Stakeholder. Điều này đảm bảo rằng các yêu cầu kinh doanh được hiểu rõ và các giải pháp được đề xuất sẽ thực sự đáp ứng nhu cầu của cty. Kết quả là, chất lượng của các giải pháp sẽ được nâng cao, góp phần vào sự thành công của dự án.
5. Tổng Kết
Lập kế hoạch tiếp cận không chỉ là một bước cần thiết mà còn là một yếu tố then chốt giúp BA thực hiện công việc một cách hiệu quả và thành công. Nhờ vào việc lập kế hoạch chi tiết và chọn phương pháp tiếp cận phù hợp, BA có thể tổ chức công việc tốt hơn, tăng cường hiệu suất, đảm bảo sự hợp tác và giảm thiểu rủi ro. Do đó, để trở thành một BA xuất sắc, kỹ năng lập kế hoạch tiếp cận và lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp là điều không thể thiếu.
