Nhóm kỹ năng này, được yêu cầu ở một người làm Business Analyts đó là nhóm kỹ năng về tương tác – Interaction Skills.
Nhóm này mô tả các kỹ năng cần có để có thể: nói chuyện, chém gió, làm việc, hỗ trợ, thương thảo giữa BA và các Stakeholders khác nhau. Từ team nội bộ như: PM, Dev, QA, QC…; đến các stakeholder bên ngoài như: End-Users, Key-Users, Sponsors, SMEs, 3rd Vendors…
1.1 Facilitation
Facilitation – như mình có nói thì đây là một từ khóa vô cùng quan trọng với BA. Nó có nghĩa là: làm cho mọi thứ đơn giản, dễ dàng hơn.
Vì đơn thuần, người làm BA sẽ phải deal với rất nhiều thứ.
Team xịn, team đểu, vấn đề lớn, vấn đề nhỏ, khách hàng thế này, thế kia… và cả nghìn thứ hầm bà lằng, sẽ đổ dồn vào anh em, ngay cả những lúc mình uể oải, mệt mỏi nhất.
Anh em mình cần phải đủ tỉnh táo, để làm rõ hết mọi thứ còn mập mờ, rối rắm.
Một số dấu hiệu để anh em nhận biết mình có sương sương là một Facilitator hay không:
- Trong các buổi meetings, thường có mặt mình thì mọi thứ được trong sáng, rõ ràng, đâu vào đấy.
- Mọi người thường có khuynh hướng tìm tới mình khi họ cần catch up lại một vấn đề gì đó. Vì với những vấn đề phức tạp, Facilitator sẽ có góc nhìn rõ ràng và đơn giản nhất, để có thể truyền đạt lại hiệu quả cho người khác. Người ta khoái nên mới tìm tới mình hỏi là ở chỗ đó.
- Thường là người định hình rõ kết quả sau cùng cần đạt được (output là gì) và chúng ta hiện đang có những gì (input hiện tại).
- Có khuynh hướng tìm hiểu cặn kẽ bản chất vấn đề.
- Thường hay đặt câu hỏi tại sao với những thứ xung quanh.
- Thường có khuynh hướng mở đầu, nói cho người khác hiểu mục đích, cách mình sẽ làm, kèm giải thích tại sao nên như vậy.
- Hay thúc đẩy anh em trong team phát biểu. Và luôn muốn đảm bảo mọi người trong team đều cùng hiểu về một hướng >> nên người Facilitator thường hay tóm gọn nhanh về những vấn đề nhỏ vừa trao đổi.
Nên làm để rèn luyện
✅ Tập viết Meeting Minutes (biên bản họp). Thử viết xong >> gửi người khác xem họ đọc có hiểu hay không >> hiểu đủ ý hay chưa >> và có hiểu nhầm ý nào không.
✅ Tập đặt câu hỏi Tại Sao trước những thứ mà mình không rõ bản chất vì sao nó lại như vậy.
✅ Luôn chuẩn bị nội dung họp RÕ RÀNG, trước khi zô meeting.
✅ Tận dụng kỹ năng vẽ, phác thảo bằng hình ảnh để làm rõ mọi thứ phức tạp (Visualize Thinking).
2.2 Leadership & Influencing
Vai trò của người làm BA trong team không khác nào một người Leader.
Leader nghĩa là: người dẫn dắt anh em đi; giúp đỡ, giải quyết khó khăn của anh em. Xuống cùng xuống, lên cùng lên với anh em.
BA đóng vai trò như một người Leader vô hình trong team.
Chúng ta sẽ nắm rất nhiều thông tin và vô hình dung, điều này làm cho anh em mình trở nên quan trọng, và nguy hiểm không kém trong team 😎
BA có thể giải đáp và tháo gỡ bất kỳ thắc mắc nào của các thành viên trong team. Do đó, tầm ảnh hưởng của BA trong team đến các thành viên khác là rất có trọng lượng.
Dựa vào một đống yêu cầu kỹ năng trên, nếu làm tốt, anh em sẽ là người xây dựng nên sự đồng thuận của cả team. Vậy thì còn gì quan trọng bằng cơ chứ.
Khi anh em hoang mang, BA phải là người mang thông tin cần thiết đến cho anh em. Là người làm rõ ràng – đơn giản hóa mọi vấn đề. Và khi cần sẽ phải thuyết phục cả team đi theo hướng mà mình nghĩ là tốt, cho cả khách hàng và team dự án.
Nếu không có kỹ năng gây ảnh hưởng đến người khác thì quả thật rất khó để làm những thứ này.
Nên làm để rèn luyện
Cái này tôi cũng chưa tìm được đường lối nên khi nào tìm được ánh sáng, tôi sẽ quay lại cập nhật ~~
2.3 Teamwork
Nói về teamwork thì khá là hiển nhiên. Không chỉ BA cần, mà là ai cũng cần. Tất cả mọi ngành nghề, từ freelancer đến nhân viên, kỹ sư, thiết kế, vâng vâng.
Tuy nhiên teamwork thường bị hiểu sót đi một nửa bức tranh.
Anh em sẽ thường nghĩ: teamwork tốt là khi ta làm việc nhóm hiệu quả, tức mình phối hợp với người khác tốt, deliver đúng hạn, người khác nói mình hiểu, mình diễn tả người khác hiểu…, đại loại như vậy.
Nhưng thực sự teamwork cần được hiểu toàn diện hơn thế nữa, đặc biệt là với BA.
Cá nhân người làm Business Analyst không chỉ cần hoạt động teamwork thật tốt, mà hơn thế, phải làm cho cả team, các thành viên còn lại CÙNG TEAMWORK tốt thì mới ngon lành được.
Một số dấu hiệu teamwork hiệu quả mà anh em có thể nhận diện như sau:
- Anh em cùng nhận diện được chung một mục đích.
Hỏi ông A cuối tuần này deliver được gì, ổng trả lời 123.
Hỏi ông B cuối tuần này deliver được gì, ổng trả lời 456.
Tương tự ông C, cuối tuần này deliver được gì, ổng trả lời 789, là tèo rồi.
Đó chỉ là những chặng nhỏ, gom lại sẽ đạt được mục đích lớn. Những cái nhỏ mọi người phải nắm được trong đầu, thì mới mong hoàn thành cái lớn được. - Nếu có vấn đề xấu, mọi thành viên trong team đều biết, và đều tự giác nghĩ hướng giải quyết.
- Thường sẽ có lịch đi nhậu định kỳ hàng ngày, à nhầm hàng tháng cho team.
- Nếu có vấn đề, mọi người sẽ đều nói ra, và không một ai giữ trong lòng, bất kể nói cho cả team hay chỉ chia sẻ cho PM.
- Ai cũng xác định được rõ vai trò của mình trong dự án.
- Thường khi trao đổi, sẽ có nhiều ý kiến trái ngược nhau.
Team tốt là cùng nhau brainstorm trên nhiều ý kiến và họ tôn trọng ý kiến của nhau.
Team bèo nhèo cức mèo là khoanh chéo tay, không mở lòng để thảo luận, không góp ý để xây dựng, mà thậm chí còn ngụy biện, hoặc tấn công cá nhân. - Nếu một thành viên nào trễ deadline, họ sẽ tự áy náy vô cùng và chủ động tìm cách khắc phục. Không để hệ lụy đến cả đám trong tương lai. Vì họ ý thức được vai trò của mình, và tự họ muốn cả team cùng đạt được mục đích đề ra (…để còn đi nhậu).
Nên làm để rèn luyện
✅ Khi có vấn đề, dành phần năng lực có hạn của mình để tập trung tìm giải pháp. Đừng tốn thời gian truy lùng kẻ phạm tội làm gì.
✅ Tự đặt câu hỏi: “Mình đã thật sự hiểu ý nó nói chưa?!?”, trước khi phản biện, gào rú, đập bàn, đập ghế, hay bất cứ các thể loại nguy hiểm nào >> quay lại kỹ năng Listening ở những tập trước.
✅ Nhớ ghi nhận ý kiến của anh em, ghi lên bảng, hoặc lưu ý cho mọi người; đừng chỉ chăm chăm vào ý kiến của mình.
✅ Chú ý đến việc duy trì mối quan hệ ngoài công việc với các anh em trong team: cà phê chém gió, ăn trưa, ăn chiều, ăn tối, đi bơi, đá banh, đi team building, chơi bơi hút chích các kiểu tích cực vào, để hiểu nhau rõ hơn.
Bạn >> bàn >> bán mà 🙂 Cái gì thì cái, đầu tiên phải là bạn cái đã. Mà đã là bạn thì nên dành chút quan tâm cho nhau chứ :3
✅ Dám nhận trách nhiệm trước toàn thể anh em.
✅ Hạn chế complain (mặc dù rất rất khó, tu lắm may ra được)
✅ Thiết lập một vài rules để team đi đúng hướng ban đầu.
✅ Số lượng đẹp của một team dự án là đừng nên quá 8 người.
✅ Team nên dùng tools để quản lý các tasks. Đừng tin quá vào bộ nhớ của từng cá nhân, sau này sẽ dễ gây xung đột. Nên quẳng vô máy, để phần mềm làm việc ghi nhớ giúp anh em.
✅ Và quan trọng nhất là phải làm thực tế, và chịu khó thực hành. Từ teamwork trong nhóm nhỏ, bạn bè, gia đình, đến team dự án, vâng vâng…,
2.4 Negotiation
Negotiation là đàm phán – thương lượng. Là các hoạt động mà trong đó, các bên tìm cách đáp ứng nhu cầu của nhau.
Vậy kỹ năng đàm phán là các best practice, các kỹ thuật để chúng ta tìm cách đáp ứng nhu cầu của nhau một cách hiệu quả nhất.
Chúng ta biết cách làm đó sẽ lại nhiều value hơn cho họ, an toàn hơn cho họ, và tránh cả được rủi ro cho phía team mình. Mấu chốt chúng ta phải thuyết phục khách hàng tin vào điều đó.
Và anh em cũng đừng nghĩ neogtiation chỉ là skills dành cho PM. Cả BA, Dev, QA hay QC đều cần có kỹ năng này. Nội chyện phân chia công việc, họp team, tranh luận các kiểu cũng đã rất cần negotiation rồi.
Mình tin đó là hướng đi tốt cho cả team. Làm sao để thuyết phục cả team đi theo cách làm của mình? Làm sao để mọi người cùng đồng thuận mặc dù cách làm này vẫn còn nhiều rủi ro…?
Nguyên tắc của negotiation mà cũng biết đó là phải Win-Win. Nhưng thực tế như thế nào thì tùy mỗi người trải nghiệm. Với mình, win-win luôn là cách đi bền nhất cho đa bên.
Nên làm để rèn luyện
✅ Phải hiểu được needs của mình, và needs của các stakeholder ==> cần có kỹ năng Listening tốt, Business Knowledge tốt ==> thì mới hiểu chuyện và deal được với người khác.
✅ Chân thành. Nói rõ cái lợi, cái hại, cái nào tốt, cái nào không (dĩ nhiên là theo ý kiến chủ quan của mình).
✅ Chuẩn bị kỹ nội dung trước khi vô họp >> nắm nhiều thông tin trong tay thì mới tìm được nhiều cách đáp ứng needs của mình và mọi người được.
✅ Luôn xác định rõ trong đầu: họ muốn gì và mình muốn gì. Nếu không phát biểu ra (trong đầu), thì bản thân mình chưa chắc đã hiểu needs một các rõ ràng được.
✅ Tìm một mentor, theo đuôi học hỏi.
2.5 Teaching
Nếu có dự án mới, thuộc một Domain Knowledge mới, đẹp là đúng người – đúng việc. Ai chuyên môn lĩnh vực, ngành nghề gì sẽ join vào dự án thuộc lĩnh vực, ngành nghề ấy. Tuy nhiên chuyện đó khá hiếm.
Với những dự án có Domain Knowledge mới, mà team không một ai rành về lĩnh vực này, BA sẽ là người tiên phong đi nghiên cứu nghiệp vụ, và những khái niệm liên quan đến lĩnh vực, ngành nghề này.
Trong giai đoạn sales, chuẩn bị giải pháp, BA phải nghiên cứu rất kỹ cả về khách hàng, lẫn ngành nghề của khách hàng.
Và một khi đã win dự án, BA phải là người truyền thụ lại toàn bộ knowledge (có được, học được từ giai đoạn sales) cho team để anh em cùng làm.
BA có kỹ năng sư phạm, ăn nói thu hút, trình bày rõ ràng, mạch lạc; và quan trọng nhất là truyền được cảm hứng cho anh em trong dự án là một điều hết sức quan trọng.
Nên làm để rèn luyện
✅ Copy cách làm của những người nói chuyện dễ hiểu, trình bày mạch lạc, rõ ràng.
✅ Nắm rõ hot keys và các chế độ present của Power Point hoặc Prezi.
✅ Hoặc tập cách thể hiện, trình bày vấn đề bằng hình ảnh (qua bảng vẽ, trên slide, hoặc excel…) >> Visualize Thinking
✅ Chú trọng âm vực và ánh mắt trong quá trình “giảng đạo” (tham khảo Communication Skills)
✅ Tích cực thu thập ý kiến phản hồi của bà con sau quá trình training >> đọc >> rút kinh nghiệm >> cứ lặp đi lặp lại đến khi thành thục thì thôi.
✅ Cân nhắc thời gian, và có break-time nếu lâu quá, đừng để bà con ngồi quá lâu, bà con mệt mỏi là dễ tèo lắm.
✅ Luôn-luôn-luôn nói về cái người khác cần, không-không-không bao giờ nói về cái mình có.
✅ Tập luyện, tập luyện và tập luyện.
2.6 Tools
Cụ thể các công cụ/ phần mềm cần thiết cho người làm BA sẽ nằm gói gọn trong 2 nhóm sau:
- Office Productivity
- Business Analysis
Office Productivity
Cụ thể bao gồm các loại sau:
- Soạn thảo văn bản, như: Microsoft Word, LibreOffice, Scribus, hay Google Docs…
- Trình chiếu, như: Microsoft PowerPoint, Prezi, Visme, Keynotes…
- Spreadsheets, tiêu biểu nhất là: Microsoft Excel, hoặc có thể là Google Sheets, LibreCalc…
- Communication, như: Outlook, Gmail, Microsoft Teams, GotoMeetings, Skype, Zoom…
- Collaboration & Knowledge Management, ví dụ: Sharepoint, OneNote, Slack, Flock…
- Hardware, là các thứ kiểu như: biết cách dùng máy in, máy chiếu, scanner…
Business Analysis
Đó là các tools liên quan đến:
- Modeling, như: Draw.IO, Microsoft Visio…
- Requirement tracking, bao gồm những tools như: Jira, Microsoft Teams/ VSTS, Trello, Slack…
- Designing, bao gồm những tools thuộc nhiều cấp độ khác nhau như: Balsamiq, AxureRP, Photoshop, hoặc thậm chí là PowerPoint.
- Data Query/ Reporting, như: SQL Server, Visual Studio, PowerBi, Crystal…
- Other, những tools bổ trợ khác như: Screenpresso (chụp màn hình, quay clip >> làm doc), bộ SDK phục vụ một số task nhất định…
Dưới đây là những tools mình hay dùng.
- Word
- Excel
- PowerPoint
- GG Driver: lưu trữ doc.
- Draw.IO: tool chính để mình vẽ diagram
- Visio: có một số diagram có sẵn template như Sequence Diagram mình sẽ vẽ trên này. Mình cũng ít khi dùng Visio, thi thoảng mới dùng vì từ lâu mình đã chuyển sang Draw.IO
- Screenpresso: tool để chụp màn hình, kéo thả ký hiệu các kiểu để làm User Manual. Ngoài ra nó còn quay phim HD cũng rất lợi hại (bản có phí hay không có phí cũng đều xài ngon, tùy vào nhu cầu anh em)
- Jira/ Confluence
- SQL
- Balsamiq Mockup: để mockup sơ bộ các component có trong màn hình
- AxureRP: làm chi tiết prototype; có hỗ trợ thao tác động, kèm lưu prototype dưới dạng html rất lợi hại.
- PowerBI: report maker (“Đem tiếng nói và màu sắc cho những số liệu rối rắm và buồn tẻ” – datamaker.vn)
- Adobe Photoshop: dùng làm mockup, hoặc để “bùa” một số màn hình cần thiết. Ngoài ra, mình còn dùng pts để design nhẹ một số slide giới thiệu giải pháp.
- Visual Studio: làm SSRS (reporting service)