Chốn văn phòng với nhiều phòng ban, đội nhóm lớn nhỏ mà mỗi ngày bất kỳ ai cũng cần phải trao đổi, việc giao tiếp sao cho hiệu quả là điều ai cũng nghĩ tới ít nhất 1 lần bởi luôn có những tình huống éo le xuất hiện trong quá trình giao tiếp giữa người với người.
Dưới góc độ cá nhân, việc giao tiếp chưa hiệu quả thường đến từ các lý do thường gặp như:
- Sử dụng ngôn ngữ “cá nhân hóa”, “phòng ban hóa” : ở đây ta có thể hiểu là ngôn ngữ đặc thù của team, nếu bạn đem ngôn ngữ này đi nói chuyện với phòng ban khác thì có thể người nghe sẽ thấy họ đang ở “hành tinh khác” với bạn rồi.
- “ Lộn xộn” và “Rối ren” : cuộc trò chuyện sẽ đi đến đâu nếu bạn chỉ nói mọi chuyện theo bản năng hay nghĩ gì nói đó, người đối diện thực sự sẽ “nger ngác” và hoang mang tột độ vì câu chuyện mà bạn nói không có trật tự và rõ ràng.
- Cảm xúc chi phối : lý do này chỉ gặp ở hình thức trao đổi trực tiếp face-to-face. Có thể nói giao tiếp là 1 phần để truyền tải cảm xúc. Tuy nhiên khi cảm xúc chiếm thế thượng phong thì cuộc trò chuyện sẽ rơi vào cảm tính không còn lý trí, và hơn hết là dễ làm tổn thương người đối diện.
Giao tiếp luôn là đến từ 2 phía, nếu 1 trong 2 đầu gặp các vấn đề thì cuộc trò chuyện sẽ dễ đi vào “ngõ cụt” – điều mà người nghe hay chính bạn đều không mong muốn . Không ai muốn mất thời gian để nghe những điều họ không hiểu, cũng không ai sẵn lòng muốn nghe những điều mang tính cảm xúc, tính cá nhân hay nặng nề hơn là tính công kích đặc biệt là ở chốn công sở nơi mọi người đều đang cống hiến sức lực cho tư bản chung.
Giao tiếp hiệu quả thực sự là 1 kỹ năng, bởi lẽ bạn cũng cần chuẩn bị rất nhiều điều trước khi trò chuyện với bất kỳ ai bằng bất kỳ hình thức nào.
- Nơi văn phòng, bất kỳ việc gì cũng đều nhằm mục đích phục vụ kết quả chung của công ty, không vì cá nhân ai cả. Bởi vậy, hãy giữ cái đầu lạnh trong khi giao tiếp, không có cảm xúc cá nhân giúp bạn và partner kết thúc không phải ôm 1 bụng tâm trạng nhé.
- Gạch ý sơ qua trong não bộ hoặc ra giấy/ notebook or anywhere những điều mà bạn muốn nói trước khi bắt đầu. Điều này giúp cuộc trò chuyện trở nên đơn giản, dễ hiểu và đỡ mất thời gian hơn rất nhiều. Thời gian luôn quý báu, bởi vậy hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước khi trò chuyện có giá trị với partner bạn nhé.
- Cuối cùng và cần thiết nhất đó là tạo bộ lọc với các đối tượng: mỗi người đều là 1 cá thể cá biệt khác nhau, tính cách và style làm việc với mỗi người là hoàn toàn không giống nhau. Bạn cần biết người bạn nói chuyện cùng là ai, vị trí và trị thế của họ đối với bạn là gì, họ cần gì ở bạn để setup 1 style trò chuyện thích hợp với từng nhóm:
- Đồng nghiệp cùng team: hãy ngắn gọn và nói keyword bởi họ hiểu ngôn ngữ của bạn
- Phòng ban khác : hãy dùng ngôn ngữ chung mà họ có thể hiểu sao cho thật đơn giản
- Các tầng lớp quản lý: luôn ngắn gọn xúc tích và thật đủ ý.
- …. Và vô vàn nhóm đối tượng khác nữa
Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu. Ngoài kỹ năng chuyên môn, thì giao tiếp chính là yếu tố tất yếu giúp bạn được đánh giá cao hơn.
