Câu chuyện xung đột giữa “content” và “designer” vẫn là chủ đề muôn thuở. Vậy, làm thế nào để làm việc dễ dàng và hiệu quả với designer? Có khi nào một chiếc “Design Brief” hiệu quả có thể thần kỳ đến rút ngắn tiến độ và nâng cao hiệu quả công việc?
I. Giới thiệu về Design Brief
1. Design Brief là gì?
“Brief” là từ tiếng Anh dùng để mô tả bản tóm tắt tất cả những thông tin theo yêu cầu của một dự án, công việc.
Trong Marketing, cụ thể là đối với mối quan hệ giữa khách hàng (Client) và công ty dịch vụ Marketing (Agency), brief là những thông tin cơ bản do client cung cấp giúp agency có thể hiểu được đúng – đầy đủ yêu cầu của client.
Design Brief được hiểu là một tài liệu/hướng dẫn được sử dụng trong ngành thiết kế và quảng cáo nhằm mô tả chi tiết các dự án thiết kế. Bảng tóm tắt chứa thông tin cần thiết khách hàng cung cấp cho nhà thiết kế hoặc đội ngũ sáng tạo để hiểu về yêu cầu dự án, mục tiêu, đối tượng và các chi tiết khác liên quan đến công việc.
2. Khái niệm “Design Brief” xuất hiện khi nào?
Không có một dấu mốc cụ thể hoặc tài liệu cụ thể nào được xác định là “Design Brief đầu tiên”.
Đây là kết quả của quá trình phát triển lâu dài trong lịch sử ngành thiết kế, bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản và phát triển thành các tài liệu chi tiết hơn theo thời gian.
Ban đầu, những gì chúng ta ngày nay gọi là “Design Brief” có thể đã xuất hiện dưới dạng ghi chú, thư từ hoặc chỉ dẫn đơn giản do khách hàng cung cấp cho các nhà thiết kế hoặc thợ thủ công.
Từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20, các nhà thiết kế bắt đầu tiếp nhận yêu cầu công việc phức tạp hơn. Đây có thể xem là bước đầu tiên tạo nên khái niệm Design Brief như chúng ta biết ngày nay. Và đến ngày nay, bảng tóm tắt được xem là một phần thiết yếu đối với bất cứ dự án thiết kế chuyên nghiệp nào, từ thiết kế đồ hoạ, thiết kế web, thiết kế sản phẩm, cho đến xây dựng và nội thất.
3. Design Brief sẽ bao gồm các thông tin gì?
Mục đích nhằm đảm bảo cả hai bên cùng hiểu rõ và thống nhất: Mong muốn của khách hàng và những việc designer cần được thực hiện.
Hình thức trình bày brief cũng đa dạng và phong phú: Văn bản, lời nói, nhưng thông dụng nhất là brief Powerpoint nhằm tăng cường tính trực quan và đảm bảo đầy đủ thông tin.
Bảng tóm tắt thường bao gồm các thông tin như:
• Mô tả dự án: Mục tiêu chính của dự án, mục đích sử dụng và lý do tại sao dự án lại được khởi xướng.
• Đối tượng mục tiêu: Ai là người sẽ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ này? Họ cần gì và mong muốn những gì?
• Yêu cầu về thiết kế: Màu sắc, phong cách, cảm xúc đem đến và bất kỳ yếu tố thẩm mỹ cụ thể nào khác mà dự án cần phải thoả mãn.
• Ngân sách và lịch trình: Thông tin về ngân sách và khung thời gian.
• Mục tiêu và kết quả mong muốn: Những điều khách hàng mong muốn đạt được thông qua dự án này.
• Các yếu tố khác: Bất kỳ yêu cầu hoặc thông tin nào khác mà designer cần biết.
4. Tại sao cần có Design Brief trong quá trình thiết kế?
– Làm rõ mục tiêu và yêu cầu
Design Brief cung cấp một bản tóm tắt chi tiết các mục tiêu và yêu cầu của dự án, giúp đảm bảo rằng cả khách hàng và designer đều hiểu rõ điều gì cần được đạt được.
4.1. Hiệu quả trong giao tiếp
Design Brief giúp tránh những hiểu nhầm giữa khách hàng và designer.
4.2. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Khi mục tiêu và yêu cầu được xác định rõ ràng từ ban đầu, designer có thể làm việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng thay đổi đột ngột, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
4.3. Định hướng phong cách và thẩm mỹ
Bảng tóm tắt giúp xác định phong cách và yếu tố thẩm mỹ cần có trong dự án, qua đó giúp nhà thiết kế tạo ra một sản phẩm không những phù hợp với yêu cầu công việc mà còn phù hợp với thẩm mỹ mong muốn.
4.4. Quản lý dự án hiệu quả
Bảng tóm tắt cung cấp thông tin cần thiết về ngân sách, lịch trình và các yếu tố quản lý khác, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.
4.5. Cơ sở cho đánh giá và phản hồi
Design Brief là cơ sở để đánh giá và cung cấp phản hồi, giúp quá trình xem xét và cải tiến sản phẩm trở nên nhanh chóng và có hệ thống hơn.
5. Ai sẽ cần dùng đến Design Brief?
Design Brief là một công cụ quan trọng hỗ trợ nhiều đối tượng liên quan đến quá trình thiết kế.
5.1. Nhà thiết kế (Designer)
Bảng tóm tắt cung cấp cho họ thông tin chi tiết cần thiết nhằm tạo ra phương án thiết kế phù hợp.
5.2. Khách hàng hoặc chủ dự án
Khách hàng cần Design Brief để truyền tải rõ ràng ý tưởng, mục tiêu và kỳ vọng của họ về dự án.
5.3. Quản lý dự án
Những người quản lý dự án sử dụng Design Brief để giám sát tiến độ, đảm bảo dự án tuân thủ ngân sách, lịch trình và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
5.4. Nhóm tiếp thị và truyền Thông
Nhóm quảng cáo có thể sử dụng thông tin trên Design Brief để hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ được thiết kế, giúp họ hoạch định chiến lược tiếp thị và quảng cáo hiệu quả.
5.5. Nhà phát triển sản phẩm
Đối với các dự án phát triển sản phẩm, Design Brief giúp nhà phát triển hiểu rõ yêu cầu về thiết kế và tính năng.
5.6. Nhà đầu tư và các bên liên quan khác
Trong một vài tình huống, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan khác có thể xem xét Design Brief để hiểu rõ thêm về bản chất và hướng phát triển của dự án, từ đó ra quyết định đầu tư hoặc hỗ trợ.
5.7. Các thành viên khác trong nhóm dự án
Bất kỳ ai liên quan đến dự án cũng có thể cần Design Brief để hiểu vai trò và cách thức họ có thể góp phần phát triển dự án.
II. Hướng dẫn viết Design Brief chuyên nghiệp
1. Hướng dẫn viết Design Brief
Bước 1: Tìm kiếm thông tin chi tiết dự án thiết kế
Bạn cần trả lời tối thiểu 9 câu hỏi dưới đây:
1. Mục đích: Tăng nhận diện thương hiệu, tìm kiếm khách hàng mới hay cải tiến trải nghiệm người dùng?
2. Phạm vi sử dụng: Dùng để quảng cáo hay sử dụng các phương tiện truyền thông trên mạng xã hội?
3. Đối tượng mục tiêu: Xác định ai là đối tượng mục tiêu của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thói quen,…
4. Thông điệp chính: Nêu rõ thông điệp chính khách hàng mong muốn truyền đạt thông qua dự án thiết kế.
5. Phong cách và tông màu: Phong cách thiết kế mong muốn (hiện đại, cổ điển, năng động, sang trọng,… ) và tông màu chính.
6. Yêu cầu cụ thể: Kích thước, định dạng, tỉ lệ là gì và sử dụng nó ở vị trí nào?
7. Ngân sách và thời hạn: Ngân sách có sẵn cho dự án và thời gian thực hiện.
8. Bối cảnh và nền tảng: Cung cấp thông tin về lịch sử của thương hiệu, sản phẩm, hoặc dịch vụ.
9. Yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn: Bất kỳ hạn chế pháp lý hoặc tiêu chuẩn ngành nào cần được đáp ứng trong quá trình thiết kế.
Bước 2: “Chọn mặt gửi vàng”
Sau khi đã hiểu rõ yêu cầu và mong muốn đạt được, bạn sẽ chọn một nhà thiết kế phù hợp với dự án của mình. Có nhiều nguồn để bạn tìm kiếm nhà thiết kế: người quen, bạn bè, các hội nhóm về thiết kế trên các nền tảng mạng xã hội, các trang web tuyển dụng…
Bước 3: Trao đổi hai bên
Nhắn tin, video call hoặc gặp gỡ trao đổi trực tiếp sẽ giúp hai bên trao đổi và hiểu rõ thêm về thông tin trong dự án thiết kế.
Bước 4: Thống nhất và bàn giao
Sau khi thảo luận xong bước 3, tại đây, hai bên đã có sự thống nhất sơ bộ về các yêu cầu cần có đối với Design Brief của dự án. Tất cả nội dung trong bản Design Brief cần phải được hai bên xem xét kỹ lưỡng và thống nhất nhằm hạn chế những vấn đề không đáng có xảy ra.
2. Ví dụ Design Brief mẫu cho người mới bắt đầu
Dưới đây là một ví dụ về cấu trúc cơ bản cho một Design Brief:
Design Brief Template
1. Thông tin cơ bản
– Tên dự án:
– Ngày thực hiện:
– Khách hàng/chủ dự án:
– Người liên hệ và thông tin chi tiết:
2. Mô tả dự án
– Tổng quan về dự án:
– Lý do/Mục đích của dự án:
– Các mục tiêu chính:
3. Đối tượng mục tiêu
– Mô tả về đối tượng mục tiêu (tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, v.v. ):
4. Yêu cầu về thiết kế
– Phong cách/thẩm mỹ mong muốn (hiện đại, cổ điển, tối giản, v.v. ):
– Màu sắc và font chữ cụ thể:
– Các yếu tố thương hiệu cần thống nhất (logo, slogan, v.v. ):
5. Ngân sách và deadline dự kiến
– Ngân sách dự kiến:
– Mốc thời gian: (ngày bắt đầu, ngày nghỉ, v.v. ):
6. Động lực và cảm hứng
– Ý tưởng và nguồn cảm hứng (có thể bao gồm minh hoạ hoặc tham chiếu):
7. Yêu cầu khác
– Bất kỳ yêu cầu đặc biệt hoặc giới hạn khác (như văn hoá, pháp lý, v.v. ):
8. Đánh giá và phản hồi
– Quy trình đánh giá và cung cấp phản hồi:
– Người chịu trách nhiệm về việc đánh giá:
Template này có thể được sửa đổi hoặc bổ sung tuỳ thuộc vào từng dự án cụ thể theo yêu cầu của khách hàng. Sử dụng Design Brief Template giúp đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết được thu thập, tạo điều kiện thực hiện dự án suôn sẻ và chính xác.
III. Bật mí “5 Nên” và “3 Không” khi làm Design Brief
1. 05 điều nên làm trong Design Brief
– Mỗi dự án có một bản Design Brief riêng. Dự án càng lớn, càng cần nhiều Design Brief với nội dung chi tiết.
– Tổng hợp toàn bộ các bản demo bạn có thể lấy được.
– Liệt kê các kiến thức đặc thù ngành nghề giúp designer tham khảo và làm theo.
– Mô tả chân dung khách hàng chi tiết nhất có thể: Giới tính, độ tuổi, ngành nghề, tính cách,…
– Luôn có ít nhất một kế hoạch dự phòng trong Design Brief, bạn phải xem xét cả độ lệch thời gian chỉnh sửa bổ sung.
2. 03 điều không nên làm trong Design Brief
– Không nên đặt quá nhiều kỳ vọng một designer có thể làm được cùng lúc nhiều thứ khác nhau.
– Không nên bỏ qua bất kỳ điều gì có trong bản Design Brief.
– Designer không “đi guốc trong bụng” bạn cũng không thể nào hiểu được những điều bạn nghĩ. Nếu có ý tưởng hay, hãy đưa ra ngay trong bản Design Brief.
Design Brief hiệu quả sẽ rút ngắn thời gian, giúp dự án diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bản thân những thành viên trong dự án cũng dễ dàng theo dõi và nhanh chóng phát hiện sai sót nhằm điều chỉnh kịp thời. Nắm vững cách viết Design Brief, bạn sẽ không còn cảm giác nặng nề khi làm việc trực tiếp với Designer đâu!
