ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC – ADMIN TECH&PRODUCT

Quy trình thực hiện công việc (“Quy trình”) này được đề xuất nhằm bổ sung các tiêu chuẩn về chất lượng, thời gian xử lý và quy trình phối hợp trong công việc giữa Admin Tech&Product (“Admin”) và các bên liên quan, từ đó đảm bảo vận hành trơn tru các hoạt động hành chính – văn phòng, xử lý đúng hạn các thủ tục giấy tờ, thanh toán, văn bản, và sự kiện nội bộ của bộ phận Tech&Product.

1. MỤC ĐÍCH 

Mục tiêu kỳ vọng:

• Đảm bảo hiệu suất công việc rõ ràng, minh bạch.
• Tăng khả năng phối hợp giữa các bên, bộ phận.
• Rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế sai sót và chồng chéo.
• Làm căn cứ đánh giá hiệu quả công việc.

2. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH

Quy trình này áp dụng đối với các nghiệp vụ do Admin Tech&Product phụ trách, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hoạt động sau:  

• Xử lý hợp đồng, văn bản, giấy tờ nội bộ 
• Xử lý đề nghị thanh toán/claim chi phí, đề xuất mua sắm 
• Tổ chức sự kiện, chương trình nội bộ 
• Quản lý tài sản, thiết bị
• Hỗ trợ trưởng bộ phận và Ban Lãnh đạo
• Các hoạt động hỗ trợ khác

3. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

3.1. Trách nhiệm của các bên liên quan

• Các bên liên quan có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ Admin Tech&Product trong phạm vi công việc bằng cách: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, tài liệu, và yêu cầu rõ ràng trong thời gian phù hợp; phối kết hợp với các Bộ phận liên quan khác (nếu cần) trong quá trình xử lý công việc theo yêu cầu của Admin.
• Kịp thời phản hồi ý kiến trong thời gian thực hiện quy định tại Quy trình này sau khi nhận được yêu cầu/kết quả từ Admin.

3.2. Trách nhiệm của Admin Tech&Product

• Admin có trách nhiệm thực hiện và báo cáo kết quả công việc trong thời hạn quy định tại Quy trình này hoặc theo thực tế công việc; 
• Kịp thời phản hồi khi cần Cá nhân/ Bộ phận yêu cầu cung cấp thêm thông tin cần thiết để thực hiện công việc.

4. THỜI GIAN VÀ PHƯƠNG THỨC TIẾP NHẬN YÊU CẦU

4.1. Thời gian tiếp nhận và xử lý yêu cầu:

• Thứ Hai đến Thứ Sáu hàng tuần: Từ 09h00 sáng đến 6h00 chiều 
• Mọi yêu cầu gửi ngoài thời gian trên được tính tiếp nhận yêu cầu vào ngày làm việc tiếp theo.

4.2. Các kênh tiếp nhận yêu cầu:

• Email: Gửi về địa chỉ email của Admin, cc email Admin Leader;
• Workplace: Yêu cầu gửi theo trình tự ưu tiên Workplace Group chat -> Box chat cá nhân;
• Trường hợp cần thiết tạo group chat và add Admin Leader;
• Phone Call: Các trường hợp khẩn cấp, vui lòng gọi điện để được xử lý sớm nhất có thể.

5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Danh mục từ viết tắt, gọi tắt được sử dụng:

Legal Bộ phận Pháp chế NYC Cá nhân, bộ phận yêu cầu

Finance Bộ phận Tài chính CBLQ Các bên liên quan

BOD Ban Lãnh đạo NLV Ngày làm việc

5.1. Xử lý hợp đồng/văn bản

(*) Tuỳ loại hợp đồng/văn bản mà thời gian hoàn thành soạn thảo/kiểm tra như sau:

5.2. Xử lý đề nghị thanh toán/claim chi phí, đề xuất mua sắm

(*) Tuỳ loại chi phí mà thời gian hoàn thành kiểm tra tính hợp lệ như sau:

5.3. Tổ chức sự kiện nội bộ

(*) Đối với các sự kiện có quy mô ngoài phạm vi bộ phận Tech&Product: Vui lòng gửi request cho Admin Leader 

5.4. Quản lý tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ (đối với việc mượn và mua mới)

5.5. Hỗ trợ các công việc hành chính – văn phòng khác 

 *Lưu ý chung: Nếu tại bước công việc đang thực hiện xảy ra lỗi/vấn đề/chỉnh sửa/bổ sung, quy trình sẽ tự động trở lại bước công việc trước đó.

6. Tiêu chí đánh giá  

• Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn: ≥ 95% công việc đúng thời hạn
• Tỷ lệ phản hồi trong thời gian cam kết: ≥ 95% 
• Chất lượng hồ sơ/văn bản: Không quá 03 lỗi chính tả/ngữ pháp/văn phong 
• Mức độ hài lòng của các bộ phận: ≥ 8/10 (qua khảo sát hàng quý hoặc phản hồi trực tiếp) 

7. Biện pháp xử lý khi không đạt 

• Xem xét lại quy trình làm việc, phân tích nguyên nhân 
• Đề xuất cải tiến hoặc hỗ trợ từ các bộ phận liên quan 
• Có thể điều chỉnh SLA khi khối lượng công việc tăng bất thường hoặc do nguyên nhân khách quan