Đầu tư cho không gian văn phòng, tại sao không?

Khi nhắc đến những yếu tố để tạo nên sự phát triển đột phá của một doanh nghiệp, người ta thường chú trọng đến một đội ngũ tài năng xuất sắc, một website thu hút, và một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ. Nhưng, có một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua – đó là không gian làm việc. Thực tế là, với bối cảnh của các doanh nghiệp Việt Nam, khi mà hình thức hybrid chưa được áp dụng rộng rãi, một nhân sự phải dành tới gần 1/2 thời gian trong ngày (từ 10-12 tiếng) tại văn phòng. Với một không gian làm việc không được bày trí hợp lý, liệu nhân sự sẽ có thể phát huy sự sáng tạo và phát triển như mong đợi?

Trên thực tế, có rất nhiều báo cáo đã chỉ ra tầm quan trọng của không gian làm việc:
Một khảo sát của Haworth cho biết 62% người làm việc cho biết không gian làm việc ảnh hưởng đến năng suất và sự hài lòng của họ.
Nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy không gian làm việc được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động khác nhau (như làm việc cá nhân, họp nhóm) có thể làm tăng năng suất lên tới 30%.

1. Các yếu tố của không gian làm việc

Có nhiều yếu tố tác động đến không gian làm việc của nhân sự như: ánh sáng, âm thanh, nhiệt độ và chất lượng không khí… Tuy nhiên, trong bài viết, chúng tôi muốn nhấn mạnh nhiều hơn đến tác động của sự kết hợp giữa không gian, màu sắc và sự cá nhân hoá trong việc bày trí không gian làm việc cho doanh nghiệp.

a. Không gian và Bố trí

• Không gian mở: giúp thúc đẩy sự tương tác và hợp tác
• Không gian riêng tư: Cung cấp các không gian riêng tư để nhân viên có thể tập trung khi cần thiết.
• Bố trí linh hoạt: Cho phép nhân viên chọn lựa không gian làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân.

b. Màu sắc và trang trí

• Màu sắc: Màu sắc của văn phòng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và năng lượng làm việc của nhân sự. Trên thực tế, nhiều nghiên cứu cũng đã chỉ ra điều này:
  • Hermann Ebbinghaus nghiên cứu về ảnh hưởng của màu sắc đối với trí nhớ. Kết luận của bài nghiên cứu cho thấy màu sắc có thể làm tăng khả năng ghi nhớ thông tin, các màu sắc nổi bật như màu đỏ và xanh có thể cải thiện khả năng nhớ chi tiết.
    Nguồn: Hermann Ebbinghaus (1885), Über das Gedächtnis: Eine Untersuchung nach Experimenten
  • Một nghiên cứu khác được thực hiện bởi S. J. Bringsjord và L. M. Schimdt tại Đại học Rensselaer cho thấy màu sắc có ảnh hưởng đến mức độ sáng tạo. Các màu sắc như xanh lá cây và xanh dương có thể kích thích khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề.
    Nguồn: Bringsjord, S. J., & Schmidt, L. M. (2007). Creativity and the Color of Workspaces. Journal of Applied Cognitive Psychology.
  • Báo cáo của Đại học Texas tại Austin cũng chỉ ra rằng màu xanh lá cây giúp tăng cường sự tập trung và hiệu suất trong công việc. Nhân viên làm việc trong môi trường có màu xanh lá cây có xu hướng có hiệu suất cao hơn và ít cảm thấy căng thẳng hơn.
    Nguồn: Color and Psychological Functioning: A Review of Theoretical and Empirical Work. University of Texas at Austin.

• Trang trí:
  • Theo nghiên cứu “The relative benefits of green vs. lean office space”, được thực hiện bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Exeter, Vương quốc Anh, các nhà nghiên cứu phát hiện ra việc thêm cây xanh vào không gian làm việc có thể tăng năng suất của nhân viên lên đến 15%. Nhân viên làm việc trong môi trường có cây xanh cảm thấy hạnh phúc hơn, có sự tập trung tốt hơn và cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa hơn.
    Hơn thế nữa, nghiên cứu của NASA “Clean Air Study” cho biết một số loại cây có thể loại bỏ các chất gây ô nhiễm không khí như benzene, formaldehyde và trichloroethylene…, từ đó cải thiện chất lượng không khí, giảm căng thẳng và mệt mỏi, từ đó gián tiếp tăng cường hiệu suất làm việc.

c. Sự cá nhân hóa không gian

Trong bối cảnh mà sự cá nhân hóa (Personalized) được đề cao và ưu tiên, chúng ta dễ dàng nhận thấy yếu tố Cá nhân hóa được xuất hiện khắp nơi: từ Cá nhân hóa trong trải nghiệm người dùng, Thiết kế may đo sản phẩm đến Cá nhân hóa trong các chiến lược truyền thông… thì câu hỏi được đặt ra ở đây chính là, những nhân sự – lực lượng cốt yếu để tạo nên thành công cho một doanh nghiệp có nên được cá nhân hóa không gian làm việc hay không? Tuy nhiên, việc thực thi “Cá nhân hóa không gian làm việc” không thuần chỉ là cho phép nhân sự mang các vật dụng cá nhân để trang trí không gian chỗ ngồi.

Nhóm chúng tôi muốn đề cập đến các cơ sở để thực thi Cá nhân hóa trải nghiệm làm việc (điều này sẽ được bật mí tại phần ứng dụng). Chúng tôi cho rằng đây là một chiến lược quan trọng trong tối ưu không gian làm việc. Suy cho cùng, những người hướng nội không thể nào đạt được hiệu quả công việc cao nhất khi ở cạnh những người quá hướng ngoại, và ngược lại!

2. Tác động của không gian đến hiệu suất làm việc

Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, môi trường làm việc không tốt sẽ làm ảnh hưởng tới năng suất lao động của nhân viên tới 38%. Điều này cho thấy môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty.

Vậy thì không gian làm việc tác động như thế nào tới hiệu suất làm việc của nhân viên?

a. Không gian làm việc tạo cảm giác thoải mái và tập trung:

Một không gian thoáng đãng, ít tiếng ồn và thiết kế đáp ứng đủ về tiện nghi sẽ giúp nhân viên giảm căng thẳng và tăng khả năng tập trung, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc hơn.

Ví dụ như công ty bạn gần khu vực đường phố ồn ào, tấp nập hoặc những bộ phận cần không gian riêng tư để tập trung làm việc và nghiên cứu được xếp ngồi gần những bộ phận thường xuyên phải trao đổi công việc hay liên hệ với khách hàng thì sẽ bị xao nhãng và mất tập trung.

b. Một không gian kích thích sự sáng tạo:

Mỗi một ngành nghề sẽ đều có bài trí về không gian và môi trường làm việc tương ứng với tính chất công việc. Không gian được bố trí hài hòa, đa dạng, đặc biệt sở hữu thiết kế mở có thể kích thích tư duy sáng tạo và tinh thần làm việc của nhân viên.

Ví dụ công ty có thể thiết kế một phòng nghỉ sáng tạo (Creative break rooms) là một căn phòng có màu sắc xanh lá hoặc xanh dương, có ghế lười, bảng vẽ trắng, trò chơi, hoặc dụng cụ thể thao nhẹ để giúp nhân viên thư giãn và khơi dậy những ý tưởng mới khi họ tạm rời công việc chính.

c. Tăng cường sự tương tác và hợp tác:

Không gian mở, linh hoạt với các khu vực thảo luận và hợp tác giúp dễ dàng trao đổi thông tin, tăng cường sự kết nối giữa các nhân viên, từ đó cải thiện hiệu quả công việc nhóm.

Ví dụ như không gian làm việc của Ecomobi hiện tại thuộc không gian mở cho phép nhân viên dễ dàng tương tác, trao đổi ý tưởng và làm việc cùng nhau, thay vì ngồi ở các phòng kín. Điều này tạo ra một môi trường sáng tạo, nơi mọi người có thể chia sẻ suy nghĩ và tìm cảm hứng từ đồng nghiệp.

d. Ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần:

Một môi trường làm việc không phù hợp, chật chội hoặc thiếu ánh sáng có thể gây ra cảm giác bí bách, ảnh hưởng tiêu cực đến tâm trạng và sức khỏe, dẫn đến giảm năng suất.

Không gian văn phòng có ít hoặc không có ánh sáng tự nhiên, chỉ sử dụng ánh sáng nhân tạo mạnh cũng có thể gây mỏi mắt, đau đầu và làm giảm tinh thần làm việc. Việc thiếu ánh sáng tự nhiên lâu dài có thể gây ra cảm giác u ám và dẫn đến stress. Hoặc nếu nhân viên phải làm việc trong không gian chật hẹp, đông người mà không có không gian riêng tư, họ có thể cảm thấy ngột ngạt và không thoải mái. Điều này có thể gây ra cảm giác căng thẳng, khó tập trung, và mất động lực làm việc.

e. Đảm bảo tiện nghi và công năng:

Những yếu tố như bàn ghế thoải mái, không gian lưu trữ đủ rộng và thiết bị hiện đại giúp công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.

Chẳng hạn như trong một buổi họp, nếu như chúng ta có sự trợ giúp của các thiết bị công nghệ tiên tiến giúp dễ dàng phác thảo và trình bày ý tưởng, đồng thời chia sẻ cộng tác từ xa để hoàn thiện ý tưởng thì đây cũng là một điểm cộng để tăng năng suất làm việc. Hay đơn giản như trong các buổi họp hay gặp đối tác trực tuyến, màn hình trình chiếu lớn, rõ nét, đường truyền mạng ổn định và hệ thống âm thanh rõ ràng sẽ giúp cho buổi họp trôi chảy hơn, nâng cao hiệu quả công việc.

Vậy nên, việc tạo ra một môi trường làm việc tốt, phù hợp với tính chất công việc và lĩnh vực hoạt động của công ty có thể cải thiện cả tinh thần lẫn hiệu suất của nhân viên.

3. Case study: WeWork – Sự kết hợp giữa thiết kế và công năng

WeWork là một trong những công ty tiên phong trong việc cung cấp không gian làm việc chung (co-working space) với thiết kế sáng tạo và linh hoạt, phù hợp cho các doanh nghiệp từ khởi nghiệp đến quy mô lớn.

• Không gian linh hoạt và sáng tạo: WeWork thiết kế các không gian làm việc mở, linh hoạt với nhiều lựa chọn từ bàn làm việc cá nhân đến phòng họp lớn. Không gian của WeWork luôn được trang trí với những yếu tố nghệ thuật, cây xanh và đồ nội thất đa dạng. Điều này giúp tạo cảm giác thoải mái và kích thích sự sáng tạo của các thành viên.
• Tăng cường cộng đồng và hợp tác: WeWork không chỉ cung cấp không gian làm việc mà còn xây dựng một cộng đồng với nhiều hoạt động như sự kiện kết nối, workshop và các buổi gặp gỡ. Những không gian chung tại WeWork như phòng ăn, quầy bar cà phê và các khu vực nghỉ ngơi được thiết kế để khuyến khích sự giao lưu, hợp tác giữa các thành viên, từ đó tạo nên một môi trường làm việc sống động và hỗ trợ lẫn nhau.
• Chú trọng sức khỏe và sự tiện nghi: WeWork cũng chú trọng đến sức khỏe và sự tiện nghi của người sử dụng bằng việc cung cấp các tiện ích như phòng gym, khu vực thiền và không gian nghỉ ngơi yên tĩnh. Những yếu tố này giúp các thành viên duy trì được sức khỏe thể chất và tinh thần, từ đó làm việc hiệu quả hơn.

Kết quả nhận được là, WeWork không chỉ cung cấp không gian làm việc mà còn tạo ra một trải nghiệm làm việc toàn diện, giúp các doanh nghiệp nhỏ và lớn đều có thể tận dụng không gian sáng tạo để phát triển.

4. Ứng dụng

Đầu tư vào không gian làm việc không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân và thu hút nhân viên tài năng. Nhóm Brain Cooks đưa ra ý tưởng cho phần ứng dụng đó là thông qua khảo sát và phân tích tính cách của từng cá nhân để thiết kế không gian làm việc phù hợp, trong phần này, nhóm sử dụng 2 loại khảo sát là DISC và MBTI.

Để áp dụng các lý thuyết vào việc sắp xếp không gian văn phòng, chúng tôi dự kiến thực hiện theo 2 bước. Những bước này nhằm cá nhân hóa trải nghiệm làm việc dựa trên nhu cầu và sở thích của các cá nhân trong tổ chức:

a. Khảo sát và phân tích tính cách

• Khảo sát nhân viên: Tổ chức khảo sát để hiểu rõ tính cách của các nhân viên trong văn phòng, dựa trên các mô hình DISC hoặc MBTI.
  
• Phân tích kết quả: Xác định các nhóm tính cách phổ biến trong đội ngũ nhân viên để có cái nhìn tổng quan về nhu cầu và sở thích chung.

b. Tạo các khu vực phù hợp

• Khu vực giao tiếp (D và E):
  Tạo các khu vực làm việc mở, dễ dàng giao tiếp và tương tác cho những người có tính cách Dominance (D) và Extraversion (E). Cung cấp không gian chung như phòng họp mở hoặc khu vực cà phê để khuyến khích sự trao đổi ý tưởng và giao tiếp.
  
• Khu vực tập trung (I và S):
  Cung cấp các không gian làm việc riêng tư hoặc yên tĩnh cho những người có tính cách Introversion (I) và Steadiness (S). Tạo các phòng làm việc nhỏ hoặc các khu vực tách biệt để họ có thể làm việc mà không bị phân tâm.
  
• Khu vực tổ chức và chi tiết (C và S):
  Đảm bảo rằng các khu vực làm việc của những người có tính cách Conscientiousness (C) được sắp xếp gọn gàng và có tổ chức. Cung cấp các giải pháp lưu trữ hiệu quả và các tài liệu được sắp xếp rõ ràng để giúp họ dễ dàng tiếp cận thông tin.
  
• Khu vực sáng tạo và linh hoạt (N và P):
  Thiết kế các không gian mở và linh hoạt cho những người có tính cách Intuition (N) và Perceiving (P), nơi họ có thể dễ dàng thay đổi cách làm việc và sáng tạo ý tưởng mới. Tạo không gian làm việc có thể thay đổi và các khu vực không chính thức để khuyến khích sự linh hoạt và sáng tạo.

Một trong những ý tưởng của nhóm, được lấy cảm hứng từ cuốn sách “User first – Nghệ thuật kiến tạo trải nghiệm người dùng” của Paul Boag, chính là không gian để dành cho các nhân viên có thể đến để tìm hiểu các sự thật (fact), sự thật ngầm hiểu (insight) về người dùng. Chúng tôi gọi đó là Trung Tâm Sáng Tạo! Trung tâm được vận hành bởi một máy học (Learning Machine), khi nhân sự đang trong trạng thái “bí” ý tưởng, họ có thể đến với Trung Tâm Sáng Tạo để được nhận một sự thật ngẫu nhiên về người dùng. Nếu nhân sự thấy mẩu tin này có ích, nhân sự sẽ quẹt phải, nếu không, họ sẽ quẹt trái. Các sự thật này sẽ được máy học tối ưu cho mỗi lần trải nghiệm và việc đem đến cho nhân sự những mẩu tin theo một cách ngẫu nhiên sẽ kích thích sự sáng tạo. Ngược lại, nhân sự cũng có thể đến Trung Tâm Sáng Tạo để chia sẻ về một điều thú vị mà họ khám phá được về người tiêu dùng mục tiêu.

Kết luận: Việc đầu tư vào không gian làm việc là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và hấp dẫn, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài. Những ví dụ thực tế từ các công ty hàng đầu cho thấy rằng không gian làm việc không chỉ là một yếu tố phụ mà chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng của doanh nghiệp.

Brain Cooks