Hiện nay, với sự phát triển bùng nổ của công nghệ số, các doanh nghiệp đang được định hướng lại theo hướng tự động hóa các quy trình nhằm tiết kiệm thời gian làm việc, tăng khả năng hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Theo một nghiên cứu của PwC và UiPath, 79% công ty đã triển khai tự động hóa quy trình (Robotic process automation – RPA) giúp giảm được lỗi và cải thiện hiệu quả quy trình, trong khi 69% loại bỏ được các công việc lặp lại, giúp tăng năng suất và giảm chi phí.
Vậy giữa làn sóng số hóa đang “rần rần” khắp nơi, Ecomobi đã “bắt trend” và ứng dụng vào quy trình nội bộ trong mảng kế toán và tài chính ra sao?
- Sử dụng các phần mềm kế toán thông minh:
Việc sử dụng những phần mềm kế toán thông minh (như MISA AMIS, FAST, QuickBooks, SAP, Oracle NetSuite) đã giúp tự động hóa việc ghi sổ kế toán, phân loại giao dịch, hạch toán chi phí, doanh thu, thuế, lương nhanh chóng cũng như thuận lợi trong việc tạo các báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán đảm bảo tính chính xác trong các nhiệm vụ tài chính, giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu tăng trưởng và chiến lược doanh thu.
- Ứng dụng nền tảng đám mây (Cloud Accounting):
Cloud Accounting là mô hình hệ thống kế toán đám mây và lưu trữ dữ liệu online. Các hệ thống và hình thức lưu trữ này có thể linh hoạt giúp người dùng truy cập dữ liệu tài chính mọi lúc mọi nơi, chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn, cũng như góp phần giảm chi phí đầu tư hạ tầng lưu trữ. Các công cụ phổ biến hiện nay là MISA Cloud, Xero, Zoho Books, Google Drive tích hợp bảo mật. Trong lĩnh vực kế toán tài chính, Ecomobi đã tích hợp sử dụng hệ thống kế toán Xero Online giữa các công ty trong tập đoàn và Dropbox giúp lưu trữ dữ liệu online. Mặc dù tại Việt Nam và Philippines vẫn cần lưu trữ các tài liệu kế toán theo cách truyền thống (lưu bản cứng) do quy định tại nước sở tại, tuy nhiên song song với đó việc lưu trữ tài liệu online cũng giúp ích rất nhiều trong việc tra cứu thông tin.
- Tích hợp hóa đơn điện tử và chữ ký số:
Hiện nay, Ecomobi đã và đang sử dụng tích hợp hóa đơn điện tử BKAV và chữ ký số cũng như ký chứng từ online. Việc này giúp tăng cường tính pháp lý, dễ kiểm soát, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, tiết kiệm chi phí giấy tờ và vận hành chứng từ.
- Phân tích tài chính thông minh bằng Business Intelligence (BI): đã áp dụng
Bên cạnh các giải pháp trên, việc tích hợp phần mềm BI (Power BI, Tableau, Google Data Studio) vào dữ liệu kế toán cũng hỗ trợ không nhỏ cho việc cung cấp báo cáo phân tích theo thời gian thực, hiển thị trực quan xu hướng tài chính và dòng tiền, hỗ trợ ra quyết định chiến lược nhanh chóng.
- Số hóa quy trình kiểm soát nội bộ và lưu trữ chứng từ:
Nửa cuối năm 2024, Ecomobi đã ứng dụng phần mềm Lark để kết nối và lưu trữ thông tin. Việc chuyển đổi dùng Lark thúc đẩy quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, tăng tính minh bạch, phòng ngừa gian lận, tiện lợi kết nối các phòng ban. Sử dụng Lark Approval cũng giúp phân cấp phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận và cá nhân, đồng thời góp phần hỗ trợ thống kê dữ liệu một cách trực quan hơn.
Cũng trong thời gian này, Finance đã đề ra giải pháp áp dụng hệ thống CPS để thẩm định hợp đồng, lưu trữ hồ sơ nhằm số hóa quy trình kiểm soát nội bộ và giảm thiểu thời gian xử lý chứng từ. Việc sử dụng email theo cách truyền thống để thẩm định hợp đồng khiến quy trình làm việc chưa thực được tối ưu và tiết kiệm thời gian. Dung lượng email ngày càng lớn, luồng trao đổi kéo dài và phức tạp có thể gây khó khăn trong việc tra cứu, theo dõi và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, khi thiếu một hệ thống trung tâm quản lý hợp đồng theo từng trạng thái, các bộ phận liên quan sẽ gặp khó khăn hơn trong việc xác định tiến độ thực hiện hợp đồng, cụ thể hợp đồng đang ở giai đoạn nào – đã được các team phê duyệt, bước trình ký, hay là đã chuyển cho bên ký kết.
Ngoài ra, khối lượng dữ liệu kế toán và hợp đồng phát sinh ngày càng nhiều, đặc biệt là các hợp đồng ký kết với KOL cá nhân, công ty trung gian, cũng như các hợp đồng ký kết với các nhãn hàng yêu cầu quy trình cần tối ưu thêm. Đáng lưu ý là hầu hết các hợp đồng đều có tính chất lặp lại, có nội dung gần như cố định, thay đổi thông tin cơ bản về tên đối tác, giá trị và thời hạn hợp đồng tạo điều kiện thuận lợi để đưa ra hệ thống kiểm định hợp đồng.
Minh họa luồng thẩm định Hợp đồng theo cách truyền thống
Nhìn chung, thực tiễn yêu cầu Ecomobi cần có một hệ thống quản trị hợp đồng hiện đại, có tính bảo mật cao, tích hợp đa nền tảng (email, lưu trữ dữ liệu, phê duyệt uỷ quyền) nhằm đảm bảo quy trình xử lý hợp đồng được rút ngắn, minh bạch và dễ dàng thực hiện hơn. Đây không chỉ là nhu cầu kỹ thuật, mà còn là yếu tố cốt lõi giúp nâng cao khả năng tuân thủ và thực hiện đúng tinh thần “growth hacking” của Ecomobi.
Và với tinh thần đó, đầu năm 2025, Contract Management System phục vụ việc thẩm định hợp đồng trên hệ thống CPS đã được ra mắt. Quy trình sau được đề xuất bao gồm năm bước chính, mỗi bước đều thể hiện trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận liên quan và được vận hành khép kín trên hệ thống số hóa nhằm giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Bước 1: Khởi tạo hợp đồng – AM/SA (Direct Brand)
Quy trình bắt đầu từ việc khởi tạo hợp đồng bởi các bộ phận tuyến đầu như Bộ phận kinh doanh Quản lý Dự án – những bộ phận trực tiếp tiếp xúc và đàm phán với đối tác. Thông qua hệ thống quản lí hợp đồng này, người dùng tạo mới yêu cầu hợp đồng bằng cách điền đầy đủ các thông tin cơ bản: tên đối tác, loại hợp đồng, giá trị ước tính, thời gian hiệu lực và các điều kiện chính. Đồng thời, người khởi tạo phải đính kèm đầy đủ các tài liệu nền tảng như báo giá, biên bản làm việc hay email trao đổi – nhằm cung cấp bối cảnh đầy đủ cho các bộ phận xét duyệt sau.
Việc lựa chọn mẫu hợp đồng chuẩn (đã được Pháp chế phê duyệt trước theo từng loại giao dịch) giúp đảm bảo tính pháp lý. Ngoài ra, hệ thống có thể tích hợp chức năng kiểm tra dữ liệu đầu vào, để cảnh báo khi thông tin còn thiếu hoặc sai định dạng, giảm thiểu rủi ro phát sinh trong các bước về sau.
Bước 2: Thẩm định – Bộ phận Pháp chế (Legal) và Kế toán (Finance)
Ngay sau khi yêu cầu hợp đồng được khởi tạo, hệ thống ngay lập tức gửi thông báo tới bộ phận Legal và Finance để tiến hành việc thẩm định. Tại đây, hai team sẽ cùng rà soát toàn bộ nội dung hợp đồng, tập trung vào các điều khoản công việc do các điều khoản chung đã được phê duyệt theo mẫu. Nếu phát hiện điểm không phù hợp hoặc cần sửa đổi, hai team có thể comment ngay trên hệ thống và hiện thị tới bộ phận khởi tạo để chỉnh sửa. Hệ thống có thể ghi lại lịch sử chỉnh sửa giữa các lượt thẩm định để bảo đảm sự chính xác và dễ dàng truy vết khi cần thiết.
Bước 3: Phê duyệt – Finance và Legal
Sau khi tài liệu được chỉnh sửa hoàn thiện, hai team có lựa chọn “Approve” hoặc “Reject” và nêu rõ lý do nếu muốn sửa đổi hoặc không đồng ý. Hệ thống có thể hỗ trợ gửi thông báo nhắc nhở khi hết thời hạn duyệt để tránh trễ tiến độ.
Bước 4: Gửi đối tác ký và trình ký – Bộ phận Sale Admin
Khi hợp đồng đã được phê duyệt nội bộ, bước kế tiếp là chuyển hợp đồng cho đối tác ký. Tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên, việc ký có thể thực hiện dưới hình thức ký truyền thống hoặc chữ ký điện tử thông qua các ứng dụng được pháp luật cho phép. Bộ phận Sale admin sẽ đảm nhiệm việc xuất hợp đồng sang định dạng PDF chuẩn, gửi bằng email hoặc thông qua cổng giao dịch tích hợp sẵn trong hệ thống đã tạo, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện và gửi thông báo tự động nhắc nhở đối tác nếu cần. Hệ thống có thể tích hợp tính năng tracking trạng thái hợp đồng (Đã trình ký, Đối tác/Ecomobi đã ký, Hoàn thiện) theo thời gian thực, giúp các bên liên quan nắm bắt rõ tiến độ thực hiện tại mỗi bước.
Bước 5: Lưu trữ – Finance/Legal/Sale Admin
Ngay sau khi hợp đồng được ký kết chính thức bởi cả hai bên, bản ký tài liệu hợp đồng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống. Việc này giúp tra cứu chứng từ trở nên dễ dàng và nhanh chóng.. Ngoài ra, hệ thống có thể hỗ trợ phân quyền truy cập theo yêu cầu, giúp quản lý thông tin hợp đồng.
Tóm lại, giải pháp xử lý và tích hợp hợp đồng bằng dữ liệu số trên hệ thống CPS không chỉ đơn thuần là một quy trình phê duyệt hợp đồng, mà còn là một hệ thống quản lý rủi ro, bảo mật và tuân thủ pháp luật toàn diện, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động trong công ty.
Kết quả khảo sát áp dụng quy trình mới ở Eco
Mặc dù công cụ thẩm định hợp đồng đã được triển khai và đem lại nhiều lợi ích trong quá trình số hoá, chuẩn hoá và kiểm soát quá trình xử lý hợp đồng trong doanh nghiệp, nhưng trên thực tế, quá trình vận hành công cụ này vẫn còn tồn tại một số bất cập và hạn chế, chưa thể tối ưu hóa năng suất lao động và trải nghiệm của người dùng. Một trong những bất cập phổ biến là hệ thống chưa lưu trữ được comment của các team thẩm định trên hệ thống dẫn đến việc khó theo dõi những mục cần chỉnh sửa. Ngoài ra hệ thống chưa thể tối ưu cho phép người dùng xem được bản chứng từ trước và sau khi trình ký để có thể đối chiếu. Bên cạnh đó, giao diện và chức năng của hệ thống hiện tại chưa thực sự thân thiện với người sử dụng, đặc biệt là đối với các nhân sự không thường xuyên thực hiện làm hợp đồng. Việc thao tác trên hệ thống đôi lúc gặp sự cố kỹ thuật, tốc độ xử lý chậm hoặc quá trình điều hướng phức tạp, gây trở ngại trong việc tra cứu, truy xuất thông tin hay tìm kiếm tài liệu cần thiết.
Tất cả những hạn chế kể trên cho thấy rằng, mặc dù việc sử dụng công cụ trên hệ thống CPS trong việc thẩm định hợp đồng là một bước tiến lớn trong quản trị hợp đồng, tuy nhiên để đạt hiệu quả tối ưu, cần có thời gian, sự đầu tư thêm về đào tạo người dùng, cải tiến giao diện và chức năng hệ thống, cũng như tích hợp linh hoạt hơn với các hệ thống vận hành khác trong nội bộ doanh nghiệp.
Để tăng tính xác thực, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các bộ phận có liên quan tới việc kiểm soát hợp đồng gồm Finance, Legal và SA. Kết quả khảo sát đã nhận được một số ý kiến và góp ý trong việc cải tiến quy trình được hoàn thiện hơn:
Việc chuyển đổi sang việc dùng công cụ số hóa trong việc thẩm đồng hợp đồng giúp cho người dùng cảm thấy nhanh và tiện lợi hơn khi dùng mail hay các phần mềm thủ công trước kia. Từ khảo sát, cũng có thể thấy hầu hết các lợi ích khi sử dụng hệ thống mới liên quan tới việc thuận lợi theo dõi và theo dõi tài liệu dễ dàng hơn rất nhiều.
Những góp ý từ các team đã và đang góp phần cải thiện thiếu sót, đồng thời tối ưu hóa việc thẩm định chứng từ hiện tại và trong tương lai, có giá trị rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tối ưu năng suất.
Chi tiết khảo sát cụ thể theo link: https://drive.google.com/file/d/1lUr7cAuiaoOxfU-7-JTKupNc9OwLVxnT/view?usp=sharing
Hiện tại, các bước đi của Ecomobi cho thấy doanh nghiệp đang triển khai một chiến lược rõ ràng nhằm nâng cao hiệu suất vận hành thông qua việc ứng dụng công nghệ. Đội ngũ nhân sự trong tổ chức đã bắt đầu thích nghi với các quy trình số hóa, qua đó tạo nền tảng vững chắc cho những bước tiến xa hơn như tự động hóa, phân tích dữ liệu và tích hợp trí tuệ nhân tạo vào hoạt động vận hành. Đồng thời, tinh thần “thử nghiệm – cải tiến – tối ưu liên tục” (growth hacking) được thể hiện rõ nét trong cách Ecomobi tiếp cận và khai thác các công cụ công nghệ nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và tính linh hoạt trong vận hành.
Việc đẩy mạnh chuyển đổi số đang mang lại cho Ecomobi nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong việc tăng năng suất và tối ưu hóa nguồn lực. Quy trình làm việc được đơn giản hóa nhờ giảm thiểu các thao tác thủ công, giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược. Bên cạnh đó, chuyển đổi số hiệu quả cũng tạo tiền đề để Ecomobi nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động và thích ứng nhanh chóng với những biến động của môi trường kinh doanh. Đồng thời, việc tích lũy và quản lý dữ liệu số một cách có hệ thống giúp doanh nghiệp đưa các giải pháp quản trị thông minh, hỗ trợ quá trình ra quyết định trở nên chính xác và kịp thời hơn.
Tuy nhiên, song hành với những cơ hội rộng mở là không ít những thách thức mà Ecomobi cần phải đối mặt. Một số nhân viên có thể chưa quen với các hệ thống mới, dẫn đến hiệu quả sử dụng ban đầu còn hạn chế. Bên cạnh đó, chi phí triển khai và bảo trì hệ thống cũng là yếu tố cần được cân nhắc. Dù các phần mềm hiện tại vẫn vận hành ổn định, nhưng trong tương lai có thể phát sinh thêm chi phí cho việc nâng cấp hoặc tích hợp các chức năng mới. Ngoài ra, rủi ro về an toàn dữ liệu cũng là một vấn đề quan trọng, khi sự phụ thuộc ngày càng lớn vào công nghệ đi kèm với yêu cầu ngày càng cao về bảo mật thông tin.
Do đó, với tinh thần “ Nhân sự là nòng cốt cho sự phát triển”, mỗi cá nhân cần chủ động thích nghi, tìm hiểu và cập nhật các công nghệ mới, tư duy linh hoạt, sẵn sàng áp dụng quy trình mới, phần mềm mới thay vì giữ thói quen cũ. Thêm vào đó, Ecomobi cũng cần xây dựng thêm các chính sách rõ ràng và áp dụng những công cụ phù hợp để đảm bảo tối ưu hóa quá trình vận hành và đảm bảo an toàn dữ liệu.
(Nguồn:
Số liệu về RPA: https://www.pwc.com/us/en/services/consulting/business-transformation/workforce-transformation.html
Khảo sát nội bộ: https://drive.google.com/file/d/1lUr7cAuiaoOxfU-7-JTKupNc9OwLVxnT/view?usp=sharing)
– Flashh team –
