Hiện nay với vị trí công việc này, mình nhận được tương đối yêu cầu xây báo cáo từ các team. Ngoài việc lấy dữ liệu từ trên hệ thống do mình làm thì nhiều nguồn dữ liệu do các team cần điền. Và đã gặp nhiều lỗi do các team điền, ảnh hưởng đến report lỗi, ko update được, mất thêm thời gian tìm lỗi và sửa. Vì vậy mình sẽ liệt kê các lỗi thường gặp và giải pháp để các team sẽ tránh được lỗi này. Bên cạnh đó, mình sẽ giới thiệu cách tạo format bảng để các team tự tạo, tự điền data, tránh điền theo một format khác rồi phải sửa lại.
I. Lỗi thường gặp
- Dữ liệu bị điền trùng
- Dữ liệu điền không thống nhất format (ví dụ có dòng điền “Facebook Post”, dòng khác điền “Facebook_Post”..)
- Format dữ liệu không đúng: các cột measurement (tính toán được) mà điền chữ
- Sau khi PBI kết nối file Google Sheet, team đổi tên sheet, tên file, tên cột. Report PBI sẽ không tìm được tên trước đó và báo lỗi.
- Dữ liệu lỗi trên file như #N/A, #REF..
II. Giải pháp
- Lỗi trùng dữ liệu:
- Dùng Conditional Formatting
- Thêm cột dùng công thức countifs
2. Lỗi dữ liệu không đồng bộ: recommend các trường dùng Dropdown để dữ liệu đồng bộ giữa các dòng.
3. Lỗi format dữ liệu: người điền cần hiểu ý nghĩa của mỗi trường dữ liệu và điền đúng. Cột tính toán thì chỉ điền số. Cột date chỉ để theo format MM-DD-YYYY hoặc DD-MM-YYYY. Recommend dùng MM-DD-YYYY giống máy của mình để format dễ hơn.
4. Lỗi đổi tên cột: người điền cần lưu ý điểm này. Sau khi mình kết nối file trên PBI, tên cột/ sheet/ file không được thay đổi. Nếu không, mình phải sửa lại, report sẽ không được update tự động
5. Lỗi #NA, #REF: tránh dùng các hàm vlookup, thỉnh thoảng sẽ xảy ra lỗi, prefer value được paste
III. Tạo format dữ liệu
Nhu cầu cần xem dữ liệu nào, xem dữ liệu theo chiều nào thì bảng sẽ có những cột dữ liệu đó.
Ví dụ: Bạn muốn xem Commission của các campaign Shopee và Lazada theo ngày thì cần cột Date, Campaign, Commission.
Bạn muốn xem Total Order của Creator theo type, theo từng bạn theo ngày thì bạn cần cột Date, Creator Name, Type, Total Order.
Lưu ý những giá trị bạn điền dùng để biểu diễn trên bảng/ biểu đồ trên PBI, không thể chuyển để thành header.
Trên đây là những lỗi hay gặp từ việc điền data, giải pháp và cách tạo format data đơn giản. Mong các team lưu ý và tránh những lỗi xảy ra, ảnh hưởng đến việc update report, mất thời gian kiểm tra và sửa lỗi.
