Hiện nay hầu hết các công ty phát triển sản phẩm đều làm việc theo một mô hình là Agile. Về tính chất các dự án Agile là rất linh hoạt, thường các đề bài được đưa ra sẽ bị thay đổi và làm mới. Có những tính năng phải roll out rất nhanh để có thể đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan như: business changes, feedback đến từ end-user, hoặc công ty chạy 1 campaign mới nào đó,…
Do đó cách viết tài liệu trong các dự án này sẽ khác đi đôi chút so với truyền thống. Nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là tài liệu khi bàn giao được đảm bảo về chất lượng, súc tích và cô đọng.
Nếu functional specification truyền thống tiếp cận theo hướng là đi từ usecase, tập trung vào việc tương tác của các Actor lên hệ thống. Thì functional specification lại có cách tiếp cận khác, đó là tập trung hoàn toàn vào End users, với góc nhìn user story.
User story có dạng:
As a <who> i want <what> so that <why>
ví dụ: Là một thành viên, tôi muốn hủy gói subcription bất cứ lúc nào, để không bị vô tình mất tiền
User story được gói gọn trong 1 function rõ ràng.
1 vài lưu ý khi viết User story
- User ở đây phải là người. BA luôn phải lấy user ra làm đích cuối cùng. Các giải pháp đưa ra đều nhằm 1 mục đích duy nhất: “ Giải quyết vấn đề của user”
- Chúng ta(BA) nên viết theo hướng chủ động: người dùng họ cần cái này, cái kia, một nhu cầu có thật và chúng ta giúp họ giải quyết vấn đề đó.
Nhìn chung cách BA thể hiện trên tài liệu là rất rộng mở và linh hoạt. Đều dựa trên quy chuẩn chung, nhưng tùy vào tính cách, năng lực & thái độ mà mỗi người làm BA sẽ có một cách thể hiện FS khác nhau.