Quy trình phối hợp của Bộ phận Pháp chế tại Ecomobi – chặt chẽ và rõ ràng
Để có thể phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác trong công ty, bộ phận pháp chế Ecomobi đã xây dựng và thống nhất về quy trình thực hiện các thủ tục pháp lý
- Quy trình thẩm định và ký kết Hợp đồng
- Quy trình soạn thảo văn bản mới
- Quy trình thực hiện thủ tục và tư vấn pháp lý nội bộ
Trong bài viết này, nhóm tác giả Legend of Legal sẽ giới thiệu cụ thể về các quy trình. Có thể anh chị em đã từng tham gia lớp Training của Legal team, được phổ biến về quy trình này, đây cũng là dịp để chúng ta ôn lại hoặc cập nhật kiến thức, sẽ ứng dụng rất nhiều trong quá trình làm việc, đặc biệt ở khâu ký kết hợp đồng với khách hàng của team Biz.
Phần 1. Yêu cầu chung
- Quy cách đặt tiêu đề email yêu cầu công việc
- Cá nhân – Bộ phận có yêu cầu gửi email đặt tiêu đề theo cú pháp:
[TÊN CÔNG TY_TÊN BỘ PHẬN] Nội dung yêu cầu
(Ví dụ: [ECOHALO_BRAND] Yêu cầu thẩm định Hợp đồng dịch vụ quay sản phẩm_Tên đối tác)
- Đối với các yêu cầu khẩn cấp:
URGENT_[TÊN CÔNG TY_TÊN BỘ PHẬN] Nội dung yêu cầu
(Ví dụ: [ECOHALO_BRAND] Yêu cầu thẩm định Hợp đồng dịch vụ quay sản phẩm_Tên đối tác)
- Quy định về nội dung email yêu cầu công việc
- Cá nhân – Bộ phận gửi email có nội dung rõ ràng, cụ thể, đảm bảo các yêu cầu về mặt nội dung tương ứng với từng loại yêu cầu
- Đối với các yêu cầu khẩn cấp:
Ngoài những yêu cầu chung, email yêu cầu khẩn cấp cần có thêm những nội dung sau:
- Lý do phát sinh yêu cầu khẩn cấp;
- Deadline mong muốn;
- Tất cả yêu cầu khẩn cấp cần được Line Manager xác nhận yêu cầu trong luồng email.
- Quy cách đặt tên file
- Cá nhân – Bộ phận đặt tên file đính kèm theo cú pháp:
Tên đối tác_Loại văn bản_Ngày ký
(Ví dụ: Tên đối tác_HDDV_25122022)
Trong đó:
- Tên đối tác: Tên doanh nghiệp được ghi tại Giấy phép kinh doanh; họ và tên tại CMND/CCCD đối với cá nhân. Có thể viết tắt nếu quá dài.
- Loại văn bản: hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác viên, Phụ lục, Biên bản nghiệm thu, …
- Ngày ký: Ngày ký kết văn bản theo format ddmmyyyy (ngày tháng năm)
- Quy cách đánh số Hợp đồng
- Cá nhân – Bộ phận điền số Hợp đồng theo cú pháp:
Loại văn bản/Ddmmyyyy/Bên A-Bên B
(Ví dụ: HDDV/12082022/ECOHALO-Shopee)
- Lưu ý về ngày ký Hợp đồng: là ngày trước hoặc trùng với ngày thực hiện dịch vụ quy định trong Hợp đông
Phần 2. Quy trình thực hiện
Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về vai trò và tầm quan trọng của bộ phận pháp chế tại Ecomobi. Bộ phận này không chỉ là một đơn vị phụ trách các vấn đề pháp lý mà còn là người đồng hành chiến lược, giúp công ty phát triển bền vững và tránh được những rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Qua những chia sẻ từ chị Trinh – Trưởng nhóm pháp lý tại Ecomobi, chúng ta cũng nhận ra rằng nghề pháp chế đòi hỏi sự linh hoạt, cập nhật liên tục về kiến thức, và tinh thần học hỏi không ngừng.
Từ góc nhìn của “LOL Team” thông qua việc tìm hiểu kiến thức cũng như phỏng vấn trực tiếp các chuyên viên pháp chế tại Ecomobi, công việc pháp chế không chỉ đơn giản là tuân thủ pháp luật, mà còn góp phần quan trọng trong việc xây dựng nền móng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy cùng suy nghĩ về pháp chế với một tư duy mới mẻ hơn – đây không chỉ là công việc đầy thử thách mà còn là một hành trình đầy triển vọng cho những ai đam mê lĩnh vực này.
