Báo cáo hiệu suất được ví như một thiết bị theo dõi, nó theo dõi và cập nhật quá trình thực thi công việc của bạn để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và bao gồm ngân sách, kết quả cho mục tiêu đề ra, những mặt ưu thế và khó khăn trong lúc làm việc, đánh giá,… giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định. Vậy làm thế nào để biết khi nào nộp báo cáo và viết một bài báo cáo hiệu quả nhất? Hôm nay tôi sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn.
Lợi ích báo cáo hiệu suất
Viết báo cáo là kỹ năng cần thiết mà các nhà tuyển dụng điều mong muốn ở nhân viên của mình, để có một bài báo cáo hợp lý thì ta cần nắm rõ lợi ích của việc viết báo cáo.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Theo dõi và đánh giá hiệu suất, biết được những điểm mạnh và yếu để đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời. Từ đó nâng cao hiệu quả của dự án,…
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách theo dõi sẽ cắt bỏ được các chi phí không cần thiết và đưa ra những đánh giá giúp tối ưu hoá nguồn lực cho các doanh nghiệp, từ đó giảm thiểu được chi phí.
- Tăng cường sự minh bạch: Tạo niềm tin cho các bên liên quan đã đầu tư vào, để họ biết được tài chính của họ sẽ ở đâu trong suốt quá trình thực thi dự án
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Việc theo dõi giúp mỗi cá nhân có động lực và yêu thích công việc từ đó phát huy được tinh thần trách nhiệm
- Tạo ra ít sai sót hơn: Mọi người có cái nhìn khác nhau, xem xét kỹ lưỡng có thể tìm ra lỗi sai một cách nhanh nhất và khắc nó một cách dễ dàng.
Yếu tố cần có cho một bản báo cáo hữu ích
Cũng tuỳ thuộc vào các dự án khác nhau, nhìn chung đây là các mốc mà bạn cần biết để viết báo cáo:
- Báo cáo hiệu suất: Xác định được mục tiêu và Cần xác định đối tượng đọc báo cáo của mình là ai, và dùng những kính ngữ sao cho lịch sự và phù hợp. Phân tích về các báo cáo hiệu xuất trước đó để nhà lãnh đạo so sánh và đối chiếu để đưa ra quyết định đúng.
- Tóm tắt: Tóm tắt lại một số thứ quan trọng liên quan đến dự án đặt biệt là sự thay đổi đột ngột và lý do cho sự thay đổi đó.
- Ước tính: Ước tính các bước tiếp theo để thực thi dự án của cá nhân hoặc cả team, thu thập và ước tính các con số chính xác và bảo mật
- Thông tin: Báo cáo một cách chi tiết cho các bên liên quan về những con số, nhân sự, thời hạn và kết quả sẽ đạt được,… đặt biệt tiến độ dự án và các phát sinh thêm.
- Cải tiến: Đánh giá hiệu quả của dự án, đưa ra những câu hỏi, những ý kiến mang tính cải thiện, áp dụng các yếu tố cần thiết để nâng cao dự án.
Các loại báo cáo hiệu suất:
Sau đây là một số loại báo cáo phổ biến được sử dụng trong doanh nghiệp, tổ chức mà tôi muốn giới thiệu cho bạn.
- Báo cáo tình trạng dự án: Cung cấp chi tiết và tóm tắt lại tình trạng hiện tại của dự án giúp cho ban lãnh đạo nhận biết được dự án đang đi đúng thời hạn, có những thay đổi gì, ngân sách và một số phát sinh khác giúp cho các bên liên quan và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định hợp lý.
- Báo cáo tiến độ: So sánh tiến độ hiện tại so với tiến độ đã đề xuất ban đầu, báo cáo chi tiết mức độ hoàn thành của từng hạng mục. Báo cáo tiến độ thực thi của cá nhân hoặc nhóm đã hoàn thành đúng thời hạn.
- Báo cáo rủi ro: Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch nếu có. Nhận biết được mức độ của rủi ro giúp dự án hạn chế tối đa sự ảnh hưởng của sai lệch, ghi rõ các vấn đề phát sinh trong lúc thực thi dự án, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Báo cáo dự báo: Cụng cấp những diễn biến, xu hướng có khả năng xảy ra trong tương lai thường được thể hiện qua biểu đồ, bảng số liệu,… Đưa ra những mục tiêu những kỳ vọng về dự án.
- Báo cáo ngân sách: Theo sát tổng chi tiêu cho dự án mà ban đầu đã đề xuất, chi tiết tổng các chi tiêu cho từng mục trong công việc, Nếu có phát sinh vượt quá ngân sách thì hãy phân tích nguyên nhân của nó. Đảm bảo dự án được thực thi trong khoảng ngân sách được đề ra.
Báo cáo giá trị thu được: Phân tích những thành công và mặt hạn chế của dự án, rút ra kinh nghiệm cho bản thân và khắc phục cho những dự án trong tương lai.
