Nếu hỏi thật lòng, trước đây mình chưa bao giờ nghĩ AI sẽ liên quan gì đến công việc Admin.
Mình vẫn nghĩ AI là thứ dành cho dân IT, Marketing hay mấy công việc sáng tạo.
Cho đến khi chính mình – một Admin làm giấy tờ, nghiệm thu, công nợ – bắt đầu dùng thử.
Và rồi nhận ra: AI hợp với Admin hơn mình tưởng rất nhiều.
1. Khi giấy tờ nhiều đến mức chỉ cần sai một dòng là mọi thứ “đứng hình”
Công việc hằng ngày của mình xoay quanh:
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu
- Đề nghị thanh toán
- Số tiền, timeline, điều khoản
Chỉ cần thiếu một ý, lệch một câu chữ, hồ sơ có thể bị trả lại, kéo theo việc thanh toán bị chậm, rồi lại phải giải thích với đủ bên.
AI không làm thay mình, nhưng nó giúp mình:
- Viết lại câu chữ cho rõ ràng và gọn gàng hơn
- Soi giúp những chỗ dễ gây hiểu nhầm
- Chuẩn hóa wording để hồ sơ nhìn chỉn chu ngay từ đầu
Cảm giác rất thật là: đỡ lo hơn trước khi gửi hồ sơ đi.
2. Đứng giữa Finance và Legal – AI giúp mình nói chuyện “dễ thở” hơn
Admin thường là người đứng giữa:
- Finance cần đúng số
- Legal cần đúng điều khoản
- Còn mình thì cần mọi thứ chạy được
Có những lúc vấn đề không quá phức tạp, nhưng cách diễn đạt khiến mọi người hiểu khác nhau, rồi lại mất thời gian giải thích lại từ đầu.
AI giúp mình:
- Gom ý, tóm gọn vấn đề để gửi nội bộ
- Viết lại nội dung theo cách trung lập, dễ hiểu
- Trình bày sao cho ai đọc cũng nắm được ý chính
Nhờ vậy, mình đỡ bị cuốn vào những vòng trao đổi không cần thiết.
3. Thu hồi công nợ – nói sao cho không ngại, không nặng nề
Thu hồi công nợ là việc… ai làm rồi sẽ hiểu 😅
Nhắn nhẹ quá thì bị lơ.
Nhắn cứng quá thì lại thấy áy náy.
AI giúp mình:
- Soạn sẵn những nội dung nhắc thanh toán vừa lịch sự, vừa rõ ràng
- Điều chỉnh câu chữ theo từng tình huống
- Giữ được thái độ chuyên nghiệp mà không quá áp lực khi gửi đi
Ít nhất là mình không còn phải ngồi nghĩ quá lâu chỉ để viết một tin nhắn.
4. Trao đổi với KOL – nói rõ từ đầu để đỡ mệt về sau
Mình không làm việc với KOL quá nhiều, nhưng mỗi lần trao đổi là phải:
- Rõ về nghiệm thu
- Rõ về tiến độ thanh toán
- Rõ về quy trình
AI giúp mình:
- Viết nội dung dễ hiểu, không vòng vo
- Tránh những câu chữ mập mờ dễ gây hiểu lầm
- Giữ giọng văn vừa thân thiện, vừa đúng nguyên tắc
Nhờ vậy, mình giảm hẳn các câu hỏi lặp lại và những tình huống khó xử.
5. AI không khiến mình giỏi hơn, nhưng khiến mình đỡ mệt hơn
Điều mình thích nhất ở AI là:
- Nó không cáu
- Không than
- Mình sửa bao nhiêu lần nó cũng vẫn ở đó
AI không thay thế Admin.
Nhưng nó giúp mình:
- Đỡ làm những việc lặp lại
- Bớt căng thẳng vì câu chữ
- Tập trung hơn vào việc kiểm soát tiến độ và quy trình
Kết lại một chút
Với mình, AI không phải là công nghệ cao siêu.
Nó giống như một người bạn ngồi cạnh, giúp mình chỉnh câu chữ, sắp xếp lại ý nghĩ trước khi mình gửi đi bất kỳ thứ gì.
Trong một công việc mà:
- Sai một chút là chậm cả quy trình
- Nói lệch một câu là kéo theo rất nhiều việc
👉 Có AI bên cạnh, làm Admin thấy nhẹ hơn thật.