Trong bối cảnh thị trường dịch vụ ngày càng cạnh tranh, các công ty agency không chỉ cần đội ngũ sáng tạo mạnh mà còn phải tối ưu hiệu quả vận hành nội bộ. Một trong những vị trí đóng vai trò then chốt trong quy trình kinh doanh là sale admin – bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ các bộ phận liên quan, giao tiếp với khách hàng, chuẩn bị hồ sơ và đảm bảo luồng thông tin được xử lý kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc lặp lại lớn và yêu cầu phản hồi nhanh khiến vị trí này thường xuyên chịu áp lực về thời gian. Trước thực tế đó, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào một số đầu việc trọng yếu được xem là giải pháp khả thi nhằm tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và chuẩn hóa chất lượng công việc.
Thứ nhất, AI mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc soạn và trả lời email khách hàng.
Đây là công việc diễn ra hằng ngày và chiếm tỷ trọng lớn trong quỹ thời gian của sale admin. Các email liên quan đến dịch vụ, theo dõi phản hồi, nhắc thanh toán hay chăm sóc khách hàng cũ đều đòi hỏi nội dung rõ ràng, giọng văn chuyên nghiệp và phù hợp với từng đối tượng. Trước đây, sale admin phải tự soạn thảo từng email, cân nhắc câu chữ và chỉnh sửa nhiều lần, trung bình mất từ 10 đến 15 phút cho một email hoàn chỉnh. Với số lượng email lớn mỗi tháng, tổng thời gian dành cho công việc này là không nhỏ.
Khi ứng dụng AI, quy trình soạn và trả lời email được rút ngắn đáng kể. AI có thể gợi ý sẵn các mẫu email theo từng mục đích cụ thể, đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết và giữ được giọng văn chuyên nghiệp, lịch sự. Sale admin chỉ cần điều chỉnh một số thông tin cá nhân hóa như tên khách hàng, dịch vụ quan tâm hoặc thời gian dự kiến là có thể sử dụng ngay. Nhờ đó, thời gian xử lý mỗi email giảm xuống còn khoảng 2 đến 3 phút. Ước tính trung bình mỗi tháng, AI giúp tiết kiệm khoảng 3 giờ làm việc ở riêng mảng email, đồng thời hạn chế sai sót và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng.
Thứ hai, AI hỗ trợ tra cứu thông tin và giúp sale admin học việc nhanh hơn
Đặc biệt hiệu quả đối với nhân sự mới hoặc khi triển khai dịch vụ mới. Trong agency, sale admin thường xuyên phải tiếp cận các thuật ngữ chuyên môn về marketing, quảng cáo, truyền thông cũng như quy trình nội bộ và điều khoản hợp đồng. Nếu không có công cụ hỗ trợ, nhân sự phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, hỏi lại đồng nghiệp hoặc đọc các văn bản dài, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến tiến độ chung.
AI đóng vai trò như một trợ lý tra cứu nhanh, giúp giải thích thuật ngữ, tóm tắt tài liệu và gợi ý cách xử lý tình huống trong công việc hằng ngày. Nhờ đó, sale admin có thể chủ động học hỏi và xử lý công việc hiệu quả hơn mà không phụ thuộc hoàn toàn vào sự hỗ trợ trực tiếp từ các bộ phận khác. Trung bình mỗi tháng, AI giúp tiết kiệm khoảng 1,5 giờ cho việc tra cứu và học việc, đồng thời góp phần rút ngắn thời gian thích nghi của nhân sự mới.
Thứ ba, giảm sai sót và rủi ro trong quá trình xử lý công việc và nâng cao tốc độ phản hồi khách hàng
Các lỗi thường gặp như thiếu thông tin trong email, diễn đạt chưa rõ ràng hoặc trình bày chưa logic có thể được hạn chế đáng kể nhờ AI gợi ý nội dung và cấu trúc. Điều này giúp Sale Admin kiểm soát tốt hơn chất lượng đầu ra trước khi gửi khách hàng, giảm các tình huống phải chỉnh sửa hoặc gửi lại nhiều lần.
AI hỗ trợ xử lý nhanh các công việc lặp lại, giúp Sale Admin phản hồi khách hàng kịp thời hơn, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm. Việc phản hồi nhanh và đầy đủ thông tin góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng mức độ tin tưởng và hỗ trợ tích cực cho quá trình proceed hợp đồng.
=> Có thể thấy việc ứng dụng AI vào công việc sale admin mang lại lợi ích thiết thực và dễ triển khai. Chỉ riêng các đầu việc như soạn và trả lời email, cũng như tra cứu thông tin và học việc, AI đã giúp tiết kiệm khoảng 3-4 giờ làm việc mỗi tháng cho mỗi nhân sự. Nếu được áp dụng đồng bộ trong toàn công ty, giải pháp này không chỉ giúp tối ưu chi phí nhân sự mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, giảm áp lực và tạo điều kiện để đội ngũ sale admin tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ mang tính hỗ trợ kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Vì vậy, việc xem xét và triển khai AI trong quy trình làm việc là một đề xuất phù hợp, mang tính dài hạn và có giá trị thực tiễn cao đối với công ty.