P – Point (Quan điểm/Điểm chính)
Việc xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm là 1 khâu không thể thiếu ở cuối quy trình phát triển phần mềm, tuy nhiên do nguồn lực được đầy đủ, việc này thường được bỏ qua và hướng dẫn trực tiếp qua các buổi Sprint review. Tuy nhiên theo thời gian khi nhân sự mới join dự án, việc tiếp cận lại cách sử dụng hệ thống thường gặp khó khăn. Trong khi team hiện có sẵn tài liệu đặc tả phần mềm và ảnh chụp từng màn hình sử dụng, ý tưởng ứng dụng AI để đọc hiểu các tài liệu này để hỗ trợ việc tạo tài liệu hướng dẫn sử dụng cho Stakeholer xuất phát từ đây. PO hoặc BA có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho task vụ này đồng thời giúp người dùng tiếp cận và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện hơn.
R – Reason (Lý do/Giải thích)
- Team phát triển đang không có đủ nguồn lực để xây dựng tài liệu cho mọi task phát triển
- Stakeholder cần có tài liệu để onboarding cho người mới và xem lại thay vì hỏi trực tiếp team phát triển
- Team phát triển đã có những mô tả về logic của tính năng và ảnh màn hình ứng dụng
- AI hiện tại đang rất mạnh trong việc đọc hiểu ảnh và tài liệu
Với bot sinh HDSD, chúng ta có thể tiết kiệm hơn 80% effort mỗi tháng, tương đương gần một tuần làm việc full-time. Điều này giúp PO/BA tập trung nhiều hơn vào refinement backlog, phân tích nghiệp vụ hoặc quản lý stakeholder, thay vì sa lầy vào việc soạn thảo văn bản.
E – Example (Ví dụ/Minh Hoạ)
Input:
- Mô tả tính năng (Doc tài liệu hoặc mô tả ngắn gọn) + Ảnh chụp màn hình giao diện thực tế
Output của bot: Tài liệu HDSD gồm đầy đủ các mục
- Tổng quan & Mục đích
- Lợi ích & Trường hợp sử dụng
- Điều kiện tiên quyết & Quyền
- Trước khi bạn bắt đầu (Danh sách kiểm tra)
- Hướng dẫn từng bước
- Kết quả mong đợi
- Logic cơ bản (Cách thức hoạt động)
- Ghi chú về Bảo mật & Quyền riêng tư
- Lỗi thường gặp & Cách khắc phục
- Hạn chế & Các giới hạn đã biết
- Câu hỏi thường gặp
- Thuật ngữ
P – Point (Nhắc lại quan điểm/Kết Luận)
Với sự hỗ trợ của Bot này, PO/BA chỉ cần review lại tài liệu, chèn ảnh tương ứng để tài liệu thêm sinh động.
Thực tế hiện tại team chưa có effort để xây dựng đầy đủ tài liệu. Sự hỗ trợ của bot vừa là sự bổ sung kịp thời đồng thời cũng là then chốt trong việc tối ưu workload của team phát triển sản phẩm.
So sánh hiệu quả: Tiết kiệm 40-45 phút/ Feature x 15 Feature/Product/Tháng ~ 10h/tháng/product.
AI Agent by Minhnove.
