Khi Search & Recruit Creator không còn là công việc thủ công

1. Đặt vấn đề: Bài toán thời gian trong công việc Search & Recruit Creator

Trong mô hình agency marketing vận hành hệ sinh thái KOL/Publisher, Search & Recruit Creator là một trong những đầu việc nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô mạng lưới và doanh thu affiliate. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy đây cũng là khâu tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
Phần lớn thời gian của người làm bị phân tán vào các thao tác thủ công: tìm kiếm creator trên nhiều nền tảng khác nhau, đọc profile từng tài khoản, đánh giá cảm tính xem có phù hợp hay không, sau đó soạn tin nhắn tiếp cận và theo dõi phản hồi. Quy trình này lặp đi lặp lại hàng tháng, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu hệ thống và khó mở rộng khi số lượng creator cần tiếp cận tăng lên.

Vấn đề cốt lõi không nằm ở việc thiếu creator tiềm năng, mà ở chỗ thời gian của nhân sự đang bị sử dụng cho những công đoạn có thể chuẩn hoá và tự động hoá, thay vì tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu cao hơn như tư vấn chiến lược nội dung, tối ưu hiệu suất hay đàm phán hợp tác sâu với nhóm creator chất lượng.

2. Lý do cần tối ưu: Giải phóng thời gian để tập trung tối đa hoá doanh thu

Trong bối cảnh các sàn cùng thị trường ngày càng cạnh tranh, lợi thế nằm ở khả năng kết nối đúng creator – đúng sản phẩm – đúng thời điểm. Để làm được điều đó, team cần nhiều thời gian hơn cho các hoạt động mang tính chiến lược và tư vấn hiệu suất, thay vì tiêu hao quỹ thời gian cho việc tìm kiếm và sàng lọc thủ công.

Do đó, việc tối ưu quy trình Search & Recruit không nhằm mục tiêu thay thế con người, mà nhằm giảm thiểu thời gian dành cho các thao tác lặp lại, từ đó phân bổ lại nguồn lực cho các công việc có giá trị cao hơn để tối ưu doanh thu mang lại

3. Ví dụ áp dụng thực tiễn: Quy trình Search & Recruit tối ưu hoá bằng công cụ hỗ trợ thông minh

Quy trình được đề xuất bao gồm bốn bước chính, tập trung vào việc chuẩn hoá dữ liệu đầu vào và hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn cho người phụ trách.

BƯỚC 1 — AI QUÉT & THU CREATOR (thay cho search tay)

Input cần làm:

• Gõ keyword:
  
  • “review đồ gia dụng”
    
  • “mẹ bỉm livestream shopee”
    
  • “Get ready with me”
    

AI làm:

• Quét:
  
  • TikTok
    
  • Shopee Live
    
  • Bio có link affiliate
    
• Lấy:
  
  • Username
    
  • Follower
    
  • View trung bình
    
  • Bio text
    

👉 Output: 1 list creator thô

Công cụ thực tế:

• Metric
• Kalodata
  

BƯỚC 2 —BỘ QUY TẮC CHẤM ĐIỂM & LỌC CREATOR

AI đọc profile và chấm điểm lead theo tiêu chí affiliate:

Output:

• Tier A (8–10đ): nhắn ngay
  
• Tier B (5–7đ): nurture
  
• Tier C (<5): bỏ
  

Prompt:

“Bạn là chuyên viên đánh giá creator cho affiliate marketing

Dựa trên thông tin sau, hãy chấm điểm mức độ phù hợp làm affiliate theo thang điểm 10, dựa trên tiêu chí:

– Có gắn link bio: +2

– Có từ “review / affiliate / mua tại…” trong caption/kênh: +3

– View trung bình / video >10.000: +2

– Nội dung đúng ngành hàng affiliate: +3

Thông tin creator:

– Username:

– Follower:

– View trung bình:

– Bio:

– Nội dung chính:

Output:

– Điểm từng tiêu chí

– Tổng điểm /10

– Đề xuất Tier (A / B / C)

– Nhận xét ngắn (1–2 câu)”

Prompt sắp xếp thứ tự ưu tiên:

“Dưới đây là danh sách creator đã có điểm đánh giá.

Hãy:

1. Sắp xếp theo mức độ ưu tiên tiếp cận

2. Gợi ý ai nên nhắn ngay, ai nên để sau

3. Nêu lý do ngắn gọn

Danh sách:

[Paste list + điểm]

BƯỚC 3 — AI CÁ NHÂN HOÁ TIN NHẮN RECRUIT 

AI đọc check content của creator → viết brief theo:

• Ngành họ đang làm
  
• Kiểu content họ mạnh
  
• Lý do cụ thể tại sao hợp Ecomobi
  

Prompt:

“Bạn là Creator Executive của Ecomobi.
Hãy viết 1 tin nhắn recruit creator với yêu cầu:

– Giọng thân thiện, không sale gắt

– Không dài quá 4–5 dòng

– Thể hiện rõ là đã xem content của creator

– Nêu lý do cụ thể vì sao creator này phù hợp

– Không nhắc quá nhiều về “chính sách”

Thông tin creator:

– Ngành nội dung:

– Kiểu content mạnh:

– Điểm mạnh nổi bật:

– Sàn phù hợp (Shopee / TikTok / Lazada)

Tin nhắn bằng tiếng Việt, xưng “mình”.”

BƯỚC 4 — AI THEO DÕI & NHẮC FOLLOW-UP

• Gắn tag:
  
  • Đã nhắn
    
  • Đã seen
    
  • Đã rep
    
• Tự gợi ý:
  
  • Follow-up sau 3 ngày
    
  • Đổi angle tiếp cận
    

Tool:

• Google Sheet + Automation
  
• Notion + AI

Prompt:
“Dựa trên lịch sử tiếp cận dưới đây, hãy:

1. Đề xuất có nên follow-up hay không

2. Nếu có, viết 1 tin nhắn follow-up ngắn

3. Đổi góc tiếp cận so với tin nhắn đầu

Lịch sử:

– Ngày nhắn đầu:

– Nội dung đã gửi:

– Trạng thái hiện tại:”

4. Tổng kết hiệu quả: Thời gian tiết kiệm và giá trị mang lại

Sau khi áp dụng quy trình tối ưu hoá cho Search & Recruit Creator Leads, thời gian xử lý mỗi tháng được rút ngắn đáng kể. Phần thời gian này được tái phân bổ cho các hoạt động có tác động trực tiếp đến doanh thu như tối ưu hiệu suất creator, xây dựng mối quan hệ dài hạn và mở rộng hợp tác chuyên sâu.