Nhóm tác giả: Team OP DB – Trần Thị Hồng Thanh – Nguyễn Anh Thư
Cùng với sự phát triển của bộ phận Direct Brand, khối lượng công việc của bộ phận Operation (OP DB) ngày càng gia tăng, đặc biệt ở quy trình add bonus. Trong bối cảnh OP DB cần sử dụng nguồn lực một cách tối ưu, song song đó vẫn đảm bảo tiến độ và chất lượng xử lý, việc ứng dụng AI trở thành một giải pháp cần thiết để hỗ trợ đạt được các mục tiêu này.
Khi số lượng request add bonus ngày càng lớn và thường tập trung trong các mốc thời gian ngắn, quy trình OP cần đảm bảo đồng thời tốc độ xử lý, độ chính xác dữ liệu và khả năng kiểm soát rủi ro. Việc xử lý thủ công qua email không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót hoặc sai lệch thông tin. Từ thực tế đó, OP đã chủ động ứng dụng AI vào quy trình add bonus nhằm tự động hóa khâu tiếp nhận dữ liệu và chuẩn hóa đầu vào cho các bước xử lý tiếp theo.
1. AI được ứng dụng thế nào trong quy trình vận hành của bộ phận OP DB?
Trong quy trình OP add bonus, chúng tôi đã ứng dụng AI để hỗ trợ thiết kế và viết App Scripts (một công cụ tích hợp trong Google Sheets – sử dụng code để tự động hóa) nhằm tự động hóa việc thu thập và xử lý request từ email. AI được sử dụng để xây dựng logic đọc email theo rule (sender, subject, time, keyword), trích xuất các trường dữ liệu trọng yếu như Campaign ID, Phân loại Services, số lượng KOC cần add bonus, Amount, Ngày phát sinh, Link đính kèm trong mail, …. Dữ liệu sau đó được đẩy vào file tổng hợp phục vụ xử lý nghiệp vụ. Việc này giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, tiết kiệm được phần lớn thời gian đo đó tối ưu được luồng vận hành.
2. Kết quả đạt được
Quy trình add bonus được tự động hóa ở khâu tiếp nhận dữ liệu, giúp giảm thời gian xử lý các tác vụ lặp lại và hạn chế rủi ro bỏ sót hoặc nhập sai thông tin. Dữ liệu được tập trung, có cấu trúc rõ ràng, tạo nền tảng tốt hơn cho các bước kiểm tra logic, đối soát và kiểm soát chi phí trong các giai đoạn tiếp theo của quy trình vận hành.
Trước đây, đối với mỗi kỳ thanh toán OP thường mất khoảng 1 – 1.5 ngày làm việc chỉ để thu thập toàn bộ yêu cầu add bonus từ các team và sau đó rà soát để đảm bảo không bỏ sót thông tin. Khi ứng dụng AI vào quy trình này, chỉ cần 10 phút cho việc kéo dữ liệu tự động và sau đó là khoảng 0.5 ngày làm việc để cross-check liệu AI đã kéo đầy đủ thông tin, email yêu cầu hay chưa.
3. Cảm nhận
Từ góc độ vận hành, việc ứng dụng AI giúp OP chuyển từ xử lý thủ công sang kiểm soát quy trình và dữ liệu. AI đóng vai trò là công cụ hỗ trợ nâng cao năng suất và độ tin cậy, đồng thời mở ra khả năng mở rộng automation cho các nghiệp vụ có khối lượng lớn và yêu cầu độ chính xác cao trong tương lai.