Đối với team Ecolive, Google Chat là công cụ đắc lực để ghi nhận nghiệm thu các phòng live BAU hàng ngày. Nhưng khi quy mô mở rộng và số lượng phòng vượt quá con số 40+, việc tạo phòng thủ công mỗi ngày đã bắt đầu bộc lộ những hạn chế về sức người và độ chính xác.
Đó là lúc trong đầu mình xuất hiện một ý tưởng táo bạo: Tại sao không để công nghệ gánh vác phần việc này?
1. Khi thao tác thủ công trở thành rào cản
Trong quy trình vận hành hằng ngày của team Ecolive, việc quản lý và nghiệm thu các phòng livestream (STU1, STU2, STU3, STU4…) là cực kì quan trọng. Để đảm bảo việc kiểm soát host và nghiệm thu diễn ra suôn sẻ, team cần tạo các tin nhắn đại diện (P1, P2,…) trên Google Chat mỗi ngày.
HÌNH 1. Tạo phòng thủ công cho mỗi studio mỗi ngày
Thực tế cho thấy, trung bình mỗi ngày team phải khởi tạo thủ công chính xác là 54 phòng (4 studio). Dù thao tác chỉ tốn trung bình khoảng 10 phút, nhưng khi cộng lại, con số đó lại trở nên khổng lồ. Chúng ta đang lãng phí từ 300 phút mỗi tháng (tương đương 5 giờ làm việc) chỉ cho một công việc lặp đi lặp lại, không đòi hỏi tư duy cao nhưng lại yêu cầu độ chính xác tuyệt đối.
2. Mục tiêu cải tiến
Nhận thấy sự lãng phí tài nguyên nhân sự vào các tác vụ thủ công, dự án cải tiến này được đề ra với ba mục tiêu cốt lõi:
- Tự động hóa: Không cần phải tạo tin nhắn phòng một cách thủ công mỗi ngày.
- Chính xác: Hệ thống luôn chạy đúng giờ, đúng cú pháp quy định và tuyệt đối không sót phòng nào.
- Tối ưu: Giúp nhân sự tập trung vào các công việc chuyên môn khác.
3. Giải pháp: Sự kết hợp giữa Google Apps Script và AI
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, mình đã chọn kết hợp Google Apps Script và AI.
Cơ chế hoạt động như sau:
- Dữ liệu nguồn: Sử dụng Google Sheet để quản lý danh sách phòng và nội dung cần tạo.
- Công cụ kết nối: Sử dụng Webhook để đẩy tin nhắn từ Sheet sang Google Chat.
- Bộ não xử lý: AI đóng vai trò là trợ lý lập trình, giúp viết code, gợi ý logic xử lý và sửa lỗi (debug).
- Cơ chế kích hoạt: Thiết lập Trigger (trình kích hoạt) để hệ thống tự động chạy vào lúc 23:00 hằng ngày, chuẩn bị sẵn sàng cho ngày làm việc hôm sau.
HÌNH 2. Minh họa Apps Script x AI
4. Quy trình thực hiện
Quá trình chuyển đổi từ ý tưởng sang thực tế trải qua 6 bước cụ thể:
- Chuẩn hóa dữ liệu: Tạo Google Sheet chứa danh sách chuẩn của các phòng live (STU1, STU2…).
HÌNH 3. Danh sách chuẩn các phòng live ở mọi studio
Mỗi studio sẽ tạo một thông báo đầu ngày là “BẮT ĐẦU NGÀY…” mình sẽ xài hàm ở Google Sheet để hệ thống tự động cập nhật ngày bắt đầu. Dòng đầu tiên trong mỗi nhóm ‘Space’ sẽ hiển thị ngày làm việc tiếp theo, tự động tính toán dựa trên ngày hiện tại.
- Tận dụng AI: Sử dụng các công cụ AI để hỗ trợ viết đoạn mã Apps Script dựa trên yêu cầu nghiệp vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên.
HÌNH 4. Mã nguồn thay cho logic, nghiệp vụ mong muốn
Mình khai thác AI để từ hóa nghiệp vụ và logic thành mã nguồn, sau đó tiếp tục dùng AI để tinh chỉnh và làm sạch code đã có, đảm bảo hiệu quả và chất lượng đầu ra.
- Thiết lập kết nối: Tạo Webhook trong các nhóm Google Chat tương ứng để nhận tin nhắn từ hệ thống.
HÌNH 5. Tạo Webhooks cho từng studio
Để đảm bảo mọi thông điệp quan trọng từ ‘Tổng Bộ Chỉ Huy Hệ Thống’ được gửi đến đúng các ‘Trạm Điều Phối Google Chat’ mà không lọt vào tay kẻ xấu, chúng ta cần thiết lập các Webhook. Mỗi Webhook đóng vai trò như một ‘Cổng Liên lạc Một Chiều’ đặc biệt, được mã hóa và chỉ định riêng cho từng nhóm Google Chat (hay còn gọi là ‘Studio’).
Khi một Webhook được tạo, nó sẽ cung cấp một ‘Địa chỉ URL Tuyệt Mật’. Địa chỉ này giống như một đường hầm an toàn mà hệ thống của chúng ta sử dụng để ‘thì thầm’ các tin nhắn vào đúng Trạm Điều Phối, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và không bị nhiễu loạn. Chức năng này giống như việc mỗi Studio có một đường dây nóng riêng với Trung tâm điều hành, chỉ nhận chứ không gửi, duy trì sự tập trung và hiệu quả thông tin.
- Tối ưu hóa: Nhờ AI (Gemini) rà soát lại mã nguồn, tinh chỉnh logic để script chạy mượt mà và xử lý được các tình huống ngoại lệ.
- Lên lịch trình: Cài đặt Trigger thời gian để script tự động kích hoạt vào khung giờ cố định (23:00).
HÌNH 6. Cài đặt TRIGGER tự động chạy
Mỗi ngày, vào khoảng thời gian từ 11 giờ đêm đến nửa đêm (theo múi giờ GMT+07:00), hệ thống sẽ tự động thực thi hàm sendMessages trong phiên bản phát triển của script. Nếu có bất kỳ lỗi nào xảy ra trong quá trình chạy này, chúng ta sẽ nhận được thông báo tóm tắt hàng ngày qua email.
- Kiểm thử & Hoàn thiện: Chạy thử nghiệm, theo dõi kết quả và tinh chỉnh lần cuối.
Trước khi chính thức khai màn và đưa hệ thống vào hoạt động trên ‘sân khấu’ chính (group chính), mình tiến hành một cuộc ‘tổng diễn tập bí mật’ không kém phần nghiêm ngặt. Đây là giai đoạn Kiểm thử và Hoàn thiện – một quy trình được thực hiện trên một nhóm Google Chat thử nghiệm biệt lập, một ‘phòng thí nghiệm’ an toàn, nơi mọi thông điệp được gửi đi và mọi chức năng được vận hành mà không ảnh hưởng đến bất kỳ hoạt động chính thức nào.
Mình không chỉ chạy thử nghiệm; mình ‘lặn sâu’ vào từng luồng dữ liệu, từng phản hồi, theo dõi từng tín hiệu kết quả như những chuyên gia phân tích mật mã. Mọi lỗi nhỏ nhất, mọi sự cố tiềm ẩn đều được ghi nhận và tinh chỉnh ngay lập tức. Chỉ khi script thể hiện sự ổn định tuyệt đối, khả năng xử lý hoàn hảo trong mọi tình huống giả định, và chứng minh được ‘sứ mệnh’ của mình một cách không tì vết trong môi trường thử nghiệm, mình mới tiến hành bước cuối cùng: kết nối Webhook đã được kiểm định thành công đó sang các nhóm studio Google Chat chính thức. Đây là một bước đi thận trọng nhưng cần thiết, đảm bảo rằng khi hệ thống chính thức ‘lên sóng’, nó sẽ vận hành trơn tru, đáng tin cậy và mang lại hiệu quả cao nhất mà không một sai sót nào có thể cản trở.
HÌNH 7. Tự động ghi log phản hồi trạng thái vào Google Sheet
Sau khi hệ thống tạo một phòng mới, hệ thống sẽ tự động ghi log phản hồi (response) vào Google Sheet.
Mục đích là để theo dõi và kiểm tra xem quá trình tạo phòng có xảy ra lỗi hay không.
Trong Sheet sẽ hiển thị các thông tin:
- Date: thời điểm hệ thống gửi phản hồi.
- Status: trạng thái tạo phòng (ví dụ: Message sent hoặc trạng thái lỗi nếu có).
Nhờ đó, mình có thể dễ dàng truy vết, phát hiện những phòng nào bị tạo lỗi, tạo chậm hoặc không nhận được phản hồi từ hệ thống.
Các dòng được tô màu khác nhau theo từng batch tạo phòng để giúp nhận diện nhanh và tránh nhầm lẫn.
5. Kết quả và Tác động (Giai đoạn 01/08 – 30/11)
Sau 4 tháng triển khai, hệ thống đã mang lại những con số và giá trị định lượng rõ ràng:
- Về thời gian: Tiết kiệm thành công 5 giờ làm việc/tháng. Tính trong 4 tháng, team đã tiết kiệm được 20 giờ công.
- Về chất lượng: Loại bỏ hoàn toàn các lỗi thường thấy như sai tên phòng, sai cú pháp hoặc quên tạo phòng.
- Về vận hành: Quy trình nghiệm thu và quản lý host của các phòng BAU trở nên ổn định hơn bao giờ hết. Nhân sự vận hành không còn phải lo lắng hay quên việc tạo phòng vào cuối ngày.
HÌNH 8. Tự tạo phòng cho từng studio mỗi ngày
6. Bài học và Kết luận
Ý tưởng nhỏ này đã chứng minh rằng: ” Tự động hóa là chìa khóa cho các công việc lặp lại”.
Việc ứng dụng AI không còn là xa vời, nó đã giúp tăng hiệu suất thực tế với số liệu chứng minh cụ thể. Đây là tiền đề vững chắc để EcoLabs tiếp tục nghiên cứu, mở rộng thêm các chức năng tự động hóa khác (như báo cáo tự động, cảnh báo lỗi…) trong tương lai, hướng tới một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thông minh và hiệu quả hơn.
