Bí Quyết Của Team Branding: Ứng Dụng AI Giảm 55% Thời Gian Xử Lý Báo Cáo và Content SEO

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, tối ưu hóa hiệu suất là yếu tố then chốt. Tại bộ phận Marketing – Branding, các hoạt động cốt lõi như lập báo cáo định kỳ, phát triển nội dung SEO, và triển khai chiến dịch đòi hỏi sự cân bằng giữa sáng tạo và xử lý dữ liệu chi tiết, dẫn đến hai thách thức lớn: Quản lý khối lượng công việc đa dạng và Tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu lặp lại.

Nhận thức rõ điểm nghẽn này, sau quá trình đào tạo và tự nghiên cứu, chúng tôi đã đưa Trí tuệ Nhân tạo (AI) vào trọng tâm quy trình làm việc. Việc ứng dụng các công cụ như Gemini, Google AI Studio và ChatGPT đã tạo ra sự dịch chuyển đáng kể, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao chất lượng đầu ra.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết quá trình tích hợp AI, minh chứng cách team Branding áp dụng công nghệ để gia tăng hiệu suất và giải quyết các quy trình phức tạp.

1. Thực trạng công việc hiện tại

Lên kế hoạch cho các chiến dịch

Trong bối cảnh marketing hiện nay, việc lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch trở nên ngày càng phức tạp và tốn nhiều thời gian. Team Martech phải xử lý lượng lớn dữ liệu từ nhiều kênh, phân tích hành vi khách hàng, đồng thời sáng tạo nội dung phù hợp với từng nhóm đối tượng. 

Quá trình này không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn dễ phát sinh sai sót, dẫn đến các chiến dịch chậm tiến độ hoặc hiệu quả không tối ưu. Thêm vào đó, áp lực phải liên tục đổi mới ý tưởng khiến nhân sự khó có thể duy trì nhịp độ và chất lượng công việc. 

Trước những thách thức này, việc ứng dụng công cụ AI trở thành giải pháp tối ưu: AI giúp tự động hóa phân tích dữ liệu, gợi ý ý tưởng sáng tạo, tối ưu hóa nội dung và lập kế hoạch truyền thông. Nhờ đó, đội ngũ marketing tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm rủi ro sai sót và tập trung vào những chiến lược chiến dịch mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó nâng cao năng suất và kết quả toàn bộ hoạt động marketing.

Viết và tối ưu nội dung

Tuy là sáng tạo, nhưng thực chất công việc viết nội dung, đặc biệt là các nội dung như blog (chuẩn SEO), các bài viết dạng long-form như case study hay báo cáo chuyên sâu,… lại cần nhiều đến quá trình nghiên cứu, tìm kiếm, sao chép và “biến hóa”.

Trong toàn bộ quá trình từ nghiên cứu từ khóa, thiết lập danh sách từ khóa cho đến khâu lên dàn ý, tìm kiếm thông tin, triển khai nội dung, tối ưu,… có khá nhiều công đoạn gây mất thời gian và lặp lại. Cụ thể sẽ có những bất cập như sau:

• Mất nhiều thời gian để nghiên cứu chủ đề: Khi bắt đầu một chủ đề mới, sẽ phải mở rất nhiều tab trình duyệt (ít nhất là 10) để phân tích các bài viết top đầu của đối thủ. Việc đọc, so sánh, tự tổng hợp dàn ý một cách thủ công cực kỳ tốn thời gian và dễ gây “ngợp” thông tin, bỏ sót những góc nhìn hay hoặc sa đà vào các chi tiết không cần thiết.
• Kiểm tra các số liệu: Mỗi khi cần một con số hay một trích dẫn để tăng tính xác thực cho bài viết, tôi lại bắt đầu một cuộc hành trình tìm kiếm các báo cáo, nghiên cứu uy tín. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà đôi khi còn dẫn đến việc sử dụng nguồn tin cũ.
• Viết trong phỏng đoán: Hoạt động tối ưu SEO dựa trên kinh nghiệm và các checklist có sẵn, tuy nhiên việc tối ưu hóa công cụ trả lời (Answer Engine Optimization – AEO) để được xuất hiện trên AI Overview và các tool AI khác vẫn còn khá mơ hồ. 

Báo cáo hàng tuần

Một trong những nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian nhất là việc tổng hợp các Báo cáo hàng tuần (Weekly Performance Reports). Phần báo cáo này yêu cầu mọi người trong team phải thao tác thủ công với từng file dữ liệu khác nhau, sau đó tổng hợp về 1 file để báo cáo cho cấp trên. Việc set các công thức nhỏ lẻ để báo cáo theo từng hạng mục dẫn đến khả năng sai sót cao và mất nhiều thời gian kiểm tra.

Ngoài ra, file báo cáo của team sẽ chứa rất nhiều dữ liệu như đường link, lượt tiếp cận, ngày đăng tải, nguồn đến từ kênh truyền thông nào theo từng tuần. Vì vậy, khi số lượng dữ liệu càng nhiều đồng nghĩa với việc lọc báo cáo gặp khó khăn hơn, dễ bị lấy nhầm dữ liệu giữa các cột, các ô khi set công thức nhỏ lẻ cho từng hạng mục. 

File tổng hợp các bài đăng trên social media

2. Các tool đang sử dụng để hỗ trợ

Tool cho content: phân tích hiệu quả, gợi ý tối ưu bài viết

Để giải quyết những thách thức trong quá trình thực hiện sáng tạo và viết nội dung, tôi không cần những công cụ phức tạp, mà nhờ vào 2 công cụ quen thuộc là ChatGPT (Bản GPT-4) và Google AI Studio.

• ChatGPT (Bản GPT-4): dùng để thiết kế prompt chuẩn AI, lên ý tưởng, xây dựng dàn ý chiến lược, soạn thảo và tinh chỉnh văn phong.
• Google AI Studio (với mô hình Gemini): kiểm chứng thông tin nhanh, phân tích ý định tìm kiếm và đặc biệt là tối ưu nội dung chuẩn AEO.

Tool cho planning: lên lịch, theo dõi KPI, tự update tiến độ

Chat GPT hỗ trợ toàn diện từ lập kế hoạch truyền thông, khảo sát đối thủ, đề xuất nội dung, sản xuất bài viết nên đã tối ưu workflow, giảm tải thời gian research cho nhân viên. So sánh quy trình Before/After cho thấy thời gian lập kế hoạch giảm 75%, viết bài Facebook và email giảm đến 90%, đồng thời chất lượng và sáng tạo được cải thiện. 

Kết quả minh chứng rằng Chat GPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là đối tác chiến lược trong Marketing, giúp nâng cao hiệu suất và tối ưu nguồn lực nhân sự.

Tool cho báo cáo: tự động lấy dữ liệu, tổng hợp số liệu

Nhờ áp dụng công cụ Chat GPT như một trợ lý hỗ trợ xử lý dữ liệu và tạo công thức, team Martech đã xây dựng được nhiều bộ hàm phức tạp để tự động đếm, gom và tổng hợp dữ liệu từ nhiều file nhỏ vào một file tổng hợp duy nhất một cách tự động. Từ đó, mỗi tuần team chỉ cần copy – paste lại các hàm đã tối ưu là hệ thống báo cáo chạy ổn định, không cần viết lại công thức từ đầu.

Trong quá trình này, team Martech cung cấp cho Chat GPT:

• Cấu trúc các file hiện có
• Yêu cầu cần xử lý (đếm, lọc, tổng hợp, đối chiếu…)
  
• Các vấn đề hoặc lỗi đang gặp khi dùng hàm hiện tại

Kết quả trả lại sau các lần tối ưu, GPT đã giải quyết: 

Tối ưu công thức phức tạp: Chat GPT đưa ra những công thức ngắn gọn – hiệu quả – ít lỗi, thay thế cho các chuỗi hàm đơn lẻ rắc rối, độ chính xác cao. 

Ví dụ: thay vì dùng hàm SUM để cộng các data từ sheet khác, nhờ GPT team đã đổi sang hàm ROUND(SUMIFS để tìm kiếm data theo điều kiện phù hợp. Chú ý cần điền đúng các trường thông tin để hàm có thể tự động đếm số lượng

Xây dựng hệ thống báo cáo bán tự động: Từ các hàm đã được tối ưu, team Martech thiết lập Hệ thống Báo cáo Bán tự động. 

• Dữ liệu mới chỉ cần được nhập vào file nguồn
• Các hàm tự xử lý và cập nhật liên tục
• Báo cáo cuối cùng luôn được làm mới mà không cần chỉnh sửa gì thêm

3. Cách sử dụng tool AI và hiệu quả tối ưu

Cách sử dụng AI cho việc lên kế hoạch các chiến dịch

Dựa trên những điều kiện cần của một plan truyền thông, Martech đã tạo ra mẫu prompt dành cho các chiến dịch low priority như sau: Prompt chiến dịch

Cách sử dụng tool AI để tối ưu báo cáo

Việc ứng dụng Chat GPT vào quy trình tối ưu hóa báo cáo đã mang lại hiệu quả rõ rệt, thể hiện qua các chỉ số sau:

Tiết kiệm thời gian xử lý các tác vụ: team tiết kiệm được thời gian trong quá trình điền báo cáo, giảm thiếu sai sót và xử lý được các công việc tồn đọng, đồng thời có thời gian nghiên cứu sâu insight để truyền tải thông điệp chạm tới người đọc. 

Tiêu chuẩn hóa Quy trình (Standardization): Các báo cáo được xây dựng dựa trên các công thức chuẩn hóa do AI tối ưu, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong toàn bộ hệ thống báo cáo của bộ phận.

Cách sử dụng tool AI để tối ưu nội dung và SEO

Sau khi sử dụng prompt: Thay vì một dàn ý cảm tính, tôi có một “bản thiết kế” nội dung được xây dựng dựa trên phân tích dữ liệu sâu sắc, giúp bài viết có khả năng xếp hạng cao hơn ngay từ đầu.

Xây dựng bộ “Prompt Template”

Ngay cả khi đã có AI thì việc gõ lại các câu lệnh chi tiết (mỗi lần) cho các tác vụ tương tự nhau: tạo dàn ý, viết meta description, tìm từ khóa LSI,… vẫn rất lãng phí thời gian. Để tối ưu hóa hiệu suất, team đã tạo file Google Docs hoặc dùng note để lưu lại các “prompt template” (câu lệnh mẫu) hiệu quả nhất qua quá trình thử nghiệm và tinh chỉnh. .

Khi cần, bạn chỉ việc sao chép, điền từ khóa và nhận kết quả trong vài giây. Đây chính là chìa khóa để tự động hóa công việc và đảm bảo chất lượng đầu ra luôn nhất quán.

Tham khảo: Prompt Content

4. Kết luận

Sự thành công này minh chứng rằng AI không phải là công cụ thay thế, mà là đối tác chiến lược giúp nhân sự Marketing – Branding giải phóng thời gian khỏi các tác vụ lặp lại, từ đó tăng cường năng lực tư duy, sáng tạo và chiến lược – những giá trị cốt lõi tạo nên sự khác biệt của thương hiệu.

Chúng tôi khuyến khích các bộ phận khác trong Công ty chủ động nghiên cứu, thử nghiệm và tích hợp các công cụ AI vào quy trình làm việc hàng ngày. Bằng cách tiêu chuẩn hóa các tác vụ lặp lại bằng AI, chúng ta sẽ tối ưu hóa được nguồn lực chung, gia tăng tốc độ phản ứng với thị trường, và cùng nhau hướng đến mục tiêu hiệu suất cao hơn.

Hãy cùng bắt đầu hành trình chuyển đổi số từ những tác vụ nhỏ nhất ngay hôm nay!

Bài viết được thực hiện bởi LinhD – HaTT – MyNH