Trong vận hành marketing đa thị trường, khối lượng dữ liệu và số lượng báo cáo cần xử lý mỗi tuần thường khiến cho nhân sự cảm thấy uể oải vì cứ thứ 6 hàng tuần, mỗi nhân sự phải điền đến 4-6 tab báo cáo. Cùng với đó việc quản lý ngân sách theo flex (tốc độ loading revenue) cũng đòi hỏi mức độ chính xác gần như theo thời gian thực. Theo Gartner, các team Marketing quản lý ngân sách thủ công có tỷ lệ lệch trung bình 9–12%
Bài viết dưới đây chia thành hai nhóm giải pháp mà team đã triển khai thành công với AI, giúp tinh gọn quy trình và cải thiện chất lượng công việc.
1. Tự động hóa Quản lý Ngân Sách – Không còn over-flex
Bối cảnh vấn đề:
Trước đây, team chỉ có một báo cáo thô để điền các khoản đã chi và dự chi theo chiều dọc:
Tuy nhiên cách theo dõi này có 3 hạn chế lớn:
(1) Không biết khoản chi thuộc gói dịch vụ nào
Email duyệt gửi G4, G5 về chỉ hiện số tiền, không thể biết là thuộc:
- Marketplace/ TAP
- Tiến độ loading doanh thu của thị trường hiện tại như thế nào để ra quyết định có nên duyệt chi hay không
Leader sẽ phải đối chiếu thủ công dẫn đến việc tốn thời gian và dễ gây sai lệch
(2) Không kiểm soát được ngân sách theo tuần
- Điền báo cáo kiểu danh sách dọc không thể kiểm soát ngân sách theo tuần, không biết thời điểm vượt flex.
- Không nắm được có những khoản chi nào chưa được giải quyết
(3) Tốn thời gian check actual vs plan
Mỗi lần check phải mở file Báo cáo tổng, filter thủ công
Giải pháp bằng AI
AI thiết kế công thức tổng hợp actual theo từng thị trường & theo tuần
AI thiết kế công thức theo dõi các khoản đang “Process” theo tuần
Kết quả công thức sau 2 lần điều chỉnh:
=TEXTJOIN(“, “, TRUE,
FILTER(‘ME Report’!$F:$F & ” – ” & TEXT(‘ME Report’!$H:$H,”0.00″),
(‘ME Report’!$B:$B>=O1) *
(‘ME Report’!$B:$B<=P1) *
(‘ME Report’!$A:$A=”VN”) *
(‘ME Report’!$Q:$Q=”Marketplace”)*
(‘ME Report’!$M:$M=”Process”)))
=ROUND(
SUMIFS(‘ME Report’!$H:$H,
‘ME Report’!$A:$A,”VN”,
‘ME Report’!$Q:$Q,”Marketplace”,’ME Report’!$M:$M,”Process”,
‘ME Report’!$B:$B,”>=”&O1,
‘ME Report’!$B:$B,”<=”&P1), 2)
→ Mỗi tuần tự động trả ra list các khoản chưa xử lý/ đang xử lý cùng với khoản tiền cụ thể cho những chi phí này. Ở ô total hàng tuần sẽ nắm được tổng số tiền sẽ dự kiến trả trong tuần
AI thiết kế công thức tổng hợp actual theo từng thị trường & theo tuần
Công thức tự động tổng hợp chi phí actual đến hiện tại:
=SUMIFS(‘ME Report’!H:H,’ME Report’!A:A,”VN”,’ME Report’!Q:Q, “TAP”,’ME Report’!B:B, “>”&DATE(2025,9,30))
Kết quả
- Giảm 80% thời gian xử lý nhờ không phải lọc data thô.
- Tiết kiệm 26 giờ / 6 tháng (G4 + G5).
- Tăng tốc độ ra quyết định cho tuần tiếp theo
- Nhân sự không còn nản khi phải mở file Martech nặng, load chậm và dò thủ công
2. Tự động hóa Báo Cáo Chất Lượng Truyền Thông
Bối cảnh vấn đề
Nhân viên phải điền nhiều báo cáo:
Báo cáo thô (reach từng bài)
- MKT Channel
- Placement
- Publish Time
- Page
- People reached
- Clicks
- Engagements
- Campaign
- Country
- …
Báo cáo tổng hợp theo tuần
- Reach Booking
- Reach TikTok
- Reach Social
- SEO
- WA OA Channel
- …
Việc này yêu cầu nhân viên phải cộng tay toàn bộ số liệu theo từng kênh → sai sót cao, tốn thời gian
AI tạo công thức tổng hợp reach theo tuần
Dựa trên prompt, AI tạo ra công thức:
=ROUND(
SUMIFS(‘Data Social’!$G:$G,
‘Data Social’!$A:$A,”MKT_Booking”,
‘Data Social’!$L:$L,”PH”,
‘Data Social’!$C:$C,”>=”&O1,
‘Data Social’!$C:$C,”<=”&P1), 2)
Ý nghĩa:
→ Tự động tính tổng reach của Booking tại thị trường Philippines trong tuần dựa trên ngày đăng.
Kết quả
- Áp dụng được cho toàn bộ 6 nhân viên.
- Mỗi nhân viên tiết kiệm 20 phút/tuần.
- 26 tuần → 48 giờ tiết kiệm.
- G4 dễ dàng theo dõi chất lượng hàng tuần, không cần cộng tay.