Bạn có còn “vật lộn” hàng giờ với những slide nhàm chán? Đã đến lúc để AI “phù phép” bài thuyết trình của bạn, biến mọi ý tưởng thành slide chuyên nghiệp, trực quan chỉ trong tích tắc!
A. Công cụ cần thiết
- Grok/chatgpt/gemini: Tạo nội dung chi tiết cho từng slide dựa trên yêu cầu.
- Gamma.app: Thiết kế slide trực quan, dễ chỉnh sửa
B. Các bước thực hiện: Chỉ 4 bước đơn giản để “hô biến” slide:
- Viết nội dung chính của slide
- Sử dụng AI để tạo nội dung chi tiết
- Thiết kế slide trên Gamma.app
- Chỉnh sửa và hoàn thiện
C. Chi tiết các bước
- Ví dụ một đề bài như sau: C Tâm giao task làm slide về BCP để hướng dẫn các leaders về mục tiêu cũng như các thông tin cần phải làm trong BCP
- Cho vào AI tool như Grok/chatgpt/gemini hoặc chính gamma để tạo sườn nội dung:
Cho tôi ppt deck để hướng dẫn xây dựng BCP cho công ty
1. Mục đích chính
* Risk management & ra quyết định trong các tình huống khẩn của tổ chức
* Rà soát và tối ưu các hoạt động routine có thể thay thế bằng AI
2. Các thông tin cần có trong BCP
* Tổng kết và liệt kê tất cả các hoạt động của các bộ phận
* Phân loại theo độ ưu tiên
* Đưa ra thời gian thực hiện các hoạt động đó trong tháng
* Danh sách người thực hiện và back up plan
Rule
* Slide ngắn gọn, súc tích
* Kiến thức về BCP dựa vào các tổ chức lớn như Bain& The company, SHRM, Mc Kinsey
* Công ty đang cần viết là công ty technology kinh doanh mảng thương mại điện tử
* Ngôn ngữ dễ hiểu
* Có phần dẫn luận về phương pháp luận làm BCP của quốc tế
- Giải thích cụ thể định nghĩa đưa ra độ ưu tiên trong bcp
- Nghiên cứu và gợi ý cách thức điền cột thời gian thực hiện hoạt động trong tháng
Kết quả trả về ví dụ:
Tuyệt vời! Dưới đây là cấu trúc đề xuất cho bộ slide PowerPoint hướng dẫn xây dựng BCP cho công ty công nghệ thương mại điện tử của bạn, cùng với giải thích chi tiết về phân loại ưu tiên và gợi ý điền cột thời gian thực hiện:
Slide 1: Trang Tiêu Đề
- Tiêu đề: Xây dựng Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) Hiệu quả
- Phụ đề: Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong mọi tình huống
- Logo công ty
- Ngày tháng
Slide 2: Dẫn luận: Tại sao BCP lại Quan trọng?
- Tiêu đề: Tầm quan trọng của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP)
- Nội dung:
- Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, BCP không chỉ là một biện pháp phòng ngừa mà còn là yếu tố sống còn giúp công ty vượt qua gián đoạn và duy trì hoạt động.
- Đối với công ty công nghệ thương mại điện tử, các yếu tố như sự cố hệ thống, tấn công mạng, gián đoạn chuỗi cung ứng, hoặc các tình huống khẩn cấp khác có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng về doanh thu, uy tín và khách hàng.
- BCP giúp công ty chủ động ứng phó, giảm thiểu tác động tiêu cực và phục hồi nhanh chóng.
Slide 3: Mục đích của BCP
- Tiêu đề: Mục đích chính của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP)
- Nội dung:
- Quản lý rủi ro và ra quyết định trong tình huống khẩn cấp: Cung cấp khung sườn rõ ràng để xác định, đánh giá và ứng phó với các sự kiện bất ngờ, đảm bảo quyết định được đưa ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Rà soát và tối ưu hóa hoạt động: BCP là cơ hội để xem xét kỹ lưỡng các quy trình hiện tại, xác định các hoạt động lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa bằng AI, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân lực trong các tình huống khẩn cấp.
Slide 4: Phương pháp luận BCP Quốc tế (Tham khảo)
- Tiêu đề: Phương pháp luận Xây dựng BCP Quốc tế (Bain & Company, SHRM, McKinsey)
- Nội dung:
- Các tổ chức hàng đầu thế giới tiếp cận BCP theo một quy trình hệ thống, tập trung vào:
- Xác định và đánh giá rủi ro (Risk Identification & Assessment): Nhận diện các mối đe dọa tiềm ẩn và đánh giá tác động của chúng.
- Phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA): Xác định các hoạt động quan trọng và thời gian phục hồi mục tiêu (RTO).
- Xây dựng chiến lược liên tục kinh doanh (Business Continuity Strategy): Phát triển các phương án ứng phó và phục hồi.
- Phát triển và thực hiện kế hoạch (Plan Development & Implementation): Soạn thảo chi tiết kế hoạch và triển khai.
- Kiểm tra, duy trì và cập nhật (Testing, Maintenance & Review): Đảm bảo kế hoạch luôn hiệu quả và phù hợp.
- Áp dụng cho công ty TMĐT: Chúng ta sẽ điều chỉnh phương pháp này để phù hợp với đặc thù ngành công nghiệp thương mại điện tử và quy mô công ty.
Slide 5: Các Thông tin Cần Có trong BCP
- Tiêu đề: Nội dung chính của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP)
- Nội dung:
- Tổng kết và Liệt kê Hoạt động của các Bộ phận:
- Liệt kê chi tiết tất cả các quy trình, nhiệm vụ và hoạt động mà mỗi bộ phận thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Ví dụ: Bộ phận Marketing (quản lý chiến dịch, tạo nội dung, quảng cáo), Bộ phận Bán hàng (xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng), Bộ phận Kho vận (quản lý tồn kho, giao hàng), Bộ phận IT (duy trì hệ thống, bảo mật dữ liệu).
- Phân loại theo Độ Ưu tiên (Giải thích chi tiết ở slide sau).
- Thời gian Thực hiện Hoạt động trong Tháng (Gợi ý cách điền ở slide sau).
- Danh sách Người Thực hiện và Kế hoạch Dự phòng (Backup Plan):
- Ghi rõ người chịu trách nhiệm chính cho từng hoạt động.
- Xác định người hoặc quy trình dự phòng có thể đảm nhận công việc khi người chính vắng mặt hoặc gặp sự cố.
Slide 6: Giải thích Độ Ưu tiên trong BCP
- Tiêu đề: Phân loại Độ Ưu tiên Hoạt động trong BCP
- Nội dung:
- Việc phân loại độ ưu tiên giúp tập trung nguồn lực vào các hoạt động quan trọng nhất khi xảy ra gián đoạn. Dựa trên tác động đến kinh doanh, chúng ta phân loại như sau:
- Mức 1 – Критический (Critical – Sống còn/Trọng yếu):
- Định nghĩa: Các hoạt động có ảnh hưởng/tác động ngay lập tức và nghiêm trọng đến doanh thu, hoạt động kinh doanh cốt lõi, sự hài lòng của khách hàng, hoặc tuân thủ pháp luật nếu bị gián đoạn.
- Ví dụ (TMĐT): Xử lý thanh toán, duy trì hoạt động website/ứng dụng bán hàng chính, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng quan trọng.
- Mức 2 – Quan trọng (Important – Cao):
- Định nghĩa: Các hoạt động có ảnh hưởng/tác động lớn đến kết quả kinh doanh hiện tại hoặc có tác động trọng yếu đến sản phẩm/bộ phận nếu bị gián đoạn trong một khoảng thời gian nhất định.
- Ví dụ (TMĐT): Tiếp nhận và xử lý đơn hàng (sau thanh toán), quản lý tồn kho ở mức độ nhất định, các chiến dịch marketing đang chạy.
- Mức 3 – Bình thường (Normal – Trung bình):
- Định nghĩa: Các hoạt động có ảnh hưởng/tác động mức trung bình đến kết quả kinh doanh nếu bị gián đoạn.
- Ví dụ (TMĐT): Tạo nội dung sản phẩm mới, phân tích hiệu suất marketing hàng tuần, các hoạt động hỗ trợ khách hàng thông thường.
- Mức 4 – Thấp (Low – Nhỏ):
- Định nghĩa: Các hoạt động có ảnh hưởng/tác động rất nhỏ đến kết quả kinh doanh nếu bị gián đoạn.
- Ví dụ (TMĐT): Nghiên cứu thị trường không khẩn cấp, các hoạt động hành chính ít quan trọng.
- Mức 5 – Rất thấp (Very Low – Không đáng kể):
- Định nghĩa: Các hoạt động không có ảnh hưởng/tác động đáng kể đến kết quả kinh doanh nếu bị gián đoạn và có thể tạm dừng mà không gây hậu quả lớn.
- Ví dụ (TMĐT): Các hoạt động mang tính tùy chọn, các cuộc họp nội bộ không khẩn cấp.
Slide 7: Gợi ý Điền Cột “Thời gian Thực hiện Hoạt động trong Tháng”
- Tiêu đề: Xác định Thời gian Thực hiện Hoạt động
- Nội dung:
- Mục đích của cột này là để hình dung tần suất và thời điểm quan trọng của từng hoạt động trong tháng. Điều này giúp xác định các giai đoạn cao điểm và các hoạt động cần được ưu tiên bảo vệ.
- Cách thức điền:
- Ghi rõ ngày hoặc khoảng thời gian cụ thể: Ví dụ: “Tuần 1 và 3”, “Ngày 5 hàng tháng”, “Cuối tháng (25-31)”.
- Sử dụng các ký hiệu hoặc màu sắc (tùy chọn):
- Ví dụ: Đánh dấu các ngày cao điểm bán hàng (ví dụ: ngày sale lớn) bằng màu đỏ.
- Sử dụng ký hiệu để chỉ tần suất (ví dụ: H – Hàng ngày, T – Hàng tuần, TH – Hàng tháng).
- Lưu ý các hoạt động liên tục: Đối với các hoạt động diễn ra liên tục trong suốt tháng, có thể ghi “Liên tục” hoặc “Hàng ngày”.
- Ví dụ Bảng (Minh họa):
| Bộ phận | Hoạt động | Độ Ưu tiên | Thời gian Thực hiện trong Tháng | Người Thực hiện | Backup Plan | | :———– | :—————————– | :——— | :—————————– | :————- | :————- | | Bán hàng | Xử lý đơn hàng trực tuyến | 1 | Liên tục | Nguyễn Văn A | Trần Thị B | | Marketing | Chạy chiến dịch quảng cáo lớn | 2 | Tuần 2 và 4 | Lê Văn C | Phạm Thị D | | Kho vận | Kiểm kê hàng tồn kho | 2 | Ngày 28 hàng tháng | Hoàng Văn E | Mai Thị F | | IT | Giám sát hoạt động website | 1 | Liên tục | Team IT | | | CSKH | Giải quyết khiếu nại khẩn cấp | 1 | Liên tục | Trương Thu G | Võ Hữu H | | Marketing | Tạo bài viết blog mới | 3 | Tuần 1 và 3 | Lê Văn C | |
Slide 8: Các Bước Triển Khai BCP (Tóm tắt)
- Tiêu đề: Các Bước Xây dựng và Triển khai BCP
- Nội dung:
- Thu thập thông tin: Tổng kết hoạt động các bộ phận.
- Phân loại ưu tiên: Đánh giá mức độ quan trọng của từng hoạt động.
- Xác định thời gian thực hiện: Lập lịch trình hoạt động trong tháng.
- Xác định người thực hiện và backup: Phân công trách nhiệm.
- Xây dựng kế hoạch ứng phó: Soạn thảo các quy trình cụ thể cho từng tình huống gián đoạn tiềm ẩn.
- Kiểm tra và diễn tập: Thực hiện các buổi mô phỏng để đánh giá hiệu quả kế hoạch.
- Duy trì và cập nhật: Đảm bảo BCP luôn phù hợp với sự thay đổi của công ty và môi trường kinh doanh.
Slide 9: Vai trò của AI trong BCP (Gợi ý)
- Tiêu đề: Ứng dụng Trí tuệ Nhân tạo (AI) trong BCP
- Nội dung:
- AI có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường khả năng phục hồi của công ty:
- Tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại: Giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ thường xuyên để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn trong tình huống khẩn cấp (ví dụ: tự động trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng).
- Dự đoán và cảnh báo rủi ro: Sử dụng dữ liệu để phát hiện các dấu hiệu bất thường và cảnh báo sớm về các mối đe dọa tiềm ẩn (ví dụ: phát hiện các cuộc tấn công mạng).
- Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực: Phân tích tình hình và đề xuất cách phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất trong quá trình phục hồi.
- Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin và phân tích để giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác trong tình huống khẩn cấp.
- Cần đánh giá các hoạt động có thể thay thế bằng AI trong quá trình xây dựng BCP.
Slide 10: Kết luận và Các Bước Tiếp Theo
- Tiêu đề: Kết luận và Hành động Tiếp theo
- Nội dung:
- BCP là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và tham gia của tất cả các bộ phận.
- Các bước tiếp theo bao gồm:
- Thu thập thông tin chi tiết từ từng bộ phận.
- Tiến hành phân tích tác động kinh doanh (BIA) chi tiết.
- Xây dựng các kịch bản ứng phó cụ thể.
- Lập kế hoạch truyền thông trong tình huống khẩn cấp.
- Tổ chức các buổi đào tạo và diễn tập BCP.
- Mọi ý kiến đóng góp và sự hợp tác của các bạn là vô cùng quan trọng để xây dựng một BCP hiệu quả cho công ty chúng ta.
Lưu ý:
- Hãy điều chỉnh nội dung và ví dụ cụ thể cho phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty bạn.
- Sử dụng hình ảnh và biểu đồ trực quan để làm cho slide sinh động và dễ hiểu hơn.
- Giữ cho mỗi slide ngắn gọn và tập trung vào một thông điệp chính.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu đối với tất cả nhân viên.
3. Thiết kế slide trên Gamma.app
Trang chủ: Có 3 cách để bắt đầu:
- Chọn dán văn bản: Có sẵn nội dung, “copy-paste” là xong. (Tôi hay dùng)
- Chọn Tạo: Chỉ có chủ đề, AI của Gamma (tương tự như Grok, GPT) sẽ gợi ý nội dung.
- Chọn nhập tệp hoặc url: Cải tiến slide có sẵn.
a) Thiết kế slide theo template có sẵn: Vào mục Chủ đề -> Nhập -> tải template có sẵn để gamma sao chép
b) Thiết kế slide theo Gamma gợi ý: Chọn chủ đề có sẵn trên Gamma
c) Thiết kế slide theo ý muốn: cần note rõ phong cách, màu sắc, visual từng slide
Ví dụ 1
Tạo một bản trình bày PowerPoint mới, đặt kích thước slide 16:9.
Sao chép nội dung từ từng slide trong HTML (tiêu đề, nội dung, lưu ý).
Áp dụng kiểu dáng:
- Màu sắc: Đỏ (#D32F2F), Đen (#000000), Xám (#757575), nền trắng (#FFFFFF).
- Phông chữ: Arial, kích thước: Tiêu đề (36pt), Phụ đề (24pt), Nội dung (20pt), Lưu ý (16pt).
- Bố cục: Tối giản, căn giữa tiêu đề/phụ đề, nội dung căn trái, hình ảnh/bảng căn giữa.
Thêm hình ảnh minh họa:
- Logo Ecomobi: Đặt góc trên trái (slide 1, 8).
- Cây giá trị: Thiết kế đơn giản với rễ đỏ, cành xám (slide 1, 8).
- Bảng/Biểu đồ: Dùng đỏ-xám, viền đen, nền trắng (slide 2, 3, 4, 5).
- Sơ đồ/Dòng thời gian: Đường nét đỏ-xám (slide 4, 6, 7).
Ví dụ 2
- Uses Ecomobi’s core values in English: Integrity, Value-Oriented, Growth Hacking.
- Adheres to a minimalist design with a color scheme of red (#D32F2F), black (#000000), gray (#757575), and white background (#FFFFFF), as specified for the PowerPoint template.
- The slides are designed to be clear, concise, and structured to effectively convey information and encourage HRBP coordination.
Làm slide power point theo các yêu cầu sau
- Uses Ecomobi’s core values in English: Integrity, Value-Oriented, Growth Hacking.
- Removes KPI/OKR tracking suggestions for HRBP and C&B tasks, focusing on implementation guidance.
- Omits explicit mention of achieving consensus, treating it as an implicit goal.
- Incorporates Balanced Scorecard (BSC) for HR management, emphasizing that the HTHĐ policy is for internal use only, not public disclosure.
- Adheres to a minimalist design with a color scheme of red (#D32F2F), black (#000000), gray (#757575), and white background (#FFFFFF), as specified for the PowerPoint template.
- Tailored for the Vietnamese context, ensuring compliance with local BHXH regulations.
The slides are designed to be clear, concise, and structured to effectively convey information and encourage HRBP coordination.
Slide deck
Ecomobi BHXH and HTHĐ Policy Communication Slide Deck
Slide 1: Title and Agenda
- Title: Update on BHXH Policy and Introduction of HTHĐ Bonus
- Subtitle: Reflecting Integrity, Value-Oriented, Growth Hacking Values
- Content:
- Purpose: Announce new BHXH and HTHĐ policies, effective 01.05.2025
- Agenda:
- State-Regulated BHXH Contributions
- Current BHXH Contribution Status at Ecomobi
- New BHXH and HTHĐ Policies
- HRBP Responsibilities
- C&B Team Responsibilities
- Visual: Ecomobi logo top-left, value tree (red roots, gray branches) on white background
- Note: Emphasize confidentiality of HTHĐ policy (internal use only)
Slide 2: State-Regulated BHXH Contributions
- Title: State-Regulated BHXH Contributions in Vietnam
- Content:
- For Employees (8% of salary):
- Social Insurance: 8% (covers retirement, sickness, maternity, etc.)
- Deducted monthly, per Labor Code 2019 and Social Insurance Law 2024
- For Company (22% of salary):
- Social Insurance: 17.5% (retirement, occupational accidents, etc.)
- Health Insurance: 3%
- Unemployment Insurance: 1%
- Total: 22%, subject to minimum/maximum caps
- 2025 Minimum Wage: VND 4,680,000 (Hanoi, Region I), per Decree 157/2024/NĐ-CP
- Visual: Red-gray table comparing employee and company contributions, black borders
- Note: Reflects Integrity through legal compliance
4. Chỉnh sửa ảnh, bố cục thông minh, content cho phù hợp
Gamma gợi ý bố cục thông minh hoặc chỉnh sửa từng slide bằng AI, bạn có thể tìm hiểu thêm ở đây:
Sản phẩm cuối là bài thuyết trình ví dụ như sau: Link và có thể xuất ra dạng ppt, gg slide tùy ý.
Từ nay, việc tạo slide không còn là nỗi “ám ảnh” mà là một trải nghiệm thú vị và hiệu quả.
Hãy tận dụng sức mạnh của AI để nâng tầm bài thuyết trình của bạn lên một đẳng cấp mới! Đừng quên chia sẻ những “tác phẩm” slide AI tuyệt vời của bạn với chúng tôi nhé!