“Work from Everywhere” (WFE) – mô hình làm việc cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu – đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới quan tâm. Mô hình này không chỉ gia tăng tính linh hoạt, mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành, đặc biệt là chi phí văn phòng. Theo Global Workplace Analytics, doanh nghiệp có thể tiết kiệm trung bình tới 11.000 USD mỗi năm cho mỗi nhân viên làm việc từ xa.
Tuy nhiên, việc triển khai WFE không hề đơn giản. Rủi ro tiềm ẩn như giảm kết nối nội bộ, khó kiểm soát hiệu suất, hay vấn đề bảo mật có thể khiến mô hình này kém hiệu quả nếu không được chuẩn bị kỹ.
Dưới đây là một số gợi ý để doanh nghiệp cân nhắc khi muốn từng bước thử nghiệm WFE một cách phù hợp với điều kiện thực tế.
1. Thực trạng mô hình làm việc tại Ecomobi
Ecomobi hiện đang phải đối mặt với một số thách thức liên quan đến mô hình làm việc truyền thống. Tình trạng này ảnh hưởng đến khả năng phát triển và hiệu quả công việc của công ty, cụ thể như được trình bày dưới đây:
– Chi phí thuê văn phòng và vận hành quá cao
Tại Ecomobi, chi phí thuê văn phòng và vận hành đang chiếm một phần lớn ngân sách của công ty. Mỗi tháng, công ty phải chi khoảng 2 tỷ VND cho thuê mặt bằng văn phòng, tương đương với 24 tỷ VND mỗi năm. Ngoài chi phí thuê, các khoản chi khác như điện, nước, bảo trì, thiết bị văn phòng cũng khiến chi phí vận hành tăng cao. Các chi phí này ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách công ty, giảm khả năng sử dụng các khoản đầu tư vào các hoạt động khác, chẳng hạn như phát triển công nghệ hoặc mở rộng quy mô. Hơn nữa, việc yêu cầu nhân sự làm việc tại các văn phòng cố định tạo ra một gánh nặng tài chính không cần thiết khi nhiều bộ phận công ty có thể làm việc hiệu quả từ xa.
– Ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 đến mô hình làm việc truyền thống
Đại dịch COVID-19 đã tác động nghiêm trọng đến nhiều doanh nghiệp, trong đó có Ecomobi. Trước đại dịch, công ty chủ yếu áp dụng mô hình làm việc truyền thống với yêu cầu nhân viên đến văn phòng để làm việc. Tuy nhiên, khi dịch bệnh bùng phát, mô hình làm việc từ xa đã trở thành giải pháp duy nhất để duy trì hoạt động. Thực trạng này đã chứng minh hiệu quả và tính khả thi của mô hình làm việc từ xa với nhiều doanh nghiệp toàn cầu như Twitter, Shopify và Dropbox đã chuyển sang mô hình này và đạt được thành công. Mặc dù sau khi đại dịch lắng xuống, một số bộ phận vẫn quay lại làm việc tại văn phòng, nhưng kinh nghiệm từ việc làm việc từ xa đã cho thấy nhiều lợi ích mà Ecomobi cần cân nhắc lâu dài.
– Hạn chế về cơ hội phát triển do ràng buộc về không gian làm việc cố định
Bên cạnh đó, nhân viên của Ecomobi đang đối mặt với sự hạn chế cơ hội phát triển do ràng buộc về không gian làm việc cố định. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và xu hướng làm việc linh hoạt, nhiều nhân viên hiện nay tìm kiếm các cơ hội làm việc từ xa để có thể cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn. Do đó, việc duy trì mô hình làm việc cố định có thể khiến Ecomobi mất đi những ứng viên tiềm năng và hạn chế sự linh hoạt và sáng tạo trong công việc của nhân viên. Chính vì vậy, công ty cần xem xét và điều chỉnh mô hình làm việc của mình để tận dụng các cơ hội phát triển và thích nghi với xu hướng làm việc mới.
Dựa vào nhứng thách thức và hạn chế được đề cập ở trên trên, Ecomobi có thể cân nhắc chuyển đổi sang mô hình làm việc linh hoạt “Work From Everywhere” (WFE). Mô hình này sẽ giúp công ty giảm bớt chi phí, tối ưu hóa tài nguyên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, sáng tạo và nâng cao năng suất lao động cho đội ngũ nhân viên.
2. Chiến lược đề xuất: Mô hình làm việc linh hoạt WFE
2.1 Áp dụng hình thức làm việc hoàn toàn từ xa cho các bộ phận không cần tương tác trực tiếp
Đối với các bộ phận không yêu cầu trực tiếp, Ecomobi có thể áp dụng hình thức làm việc hoàn toàn từ xa, cụ thể cụ thể như sau:
Đối với bộ phận Công nghệ, các nhân viên có thể làm việc từ xa để phát triển và duy trì các hệ thống công nghệ, nền tảng phần mềm của công ty. Vì vậy, công ty cần cung cấp các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý dự án, hệ thống giám sát từ xa và các nền tảng giao tiếp trực tuyến như Microsoft Teams hoặc Zoom để đảm bảo hiệu quả công việc. Trong khi đó, bộ phhận Nhân sự – Đãi ngộ có thể dễ dàng hoạt động từ xa vì công việc chủ yếu liên quan đến quản lý nhân sự, tuyển dụng và đãi ngộ. Hơn nữa, họ có thể sử dụng các công cụ tuyển dụng trực tuyến, phần mềm quản lý nhân sự như BambooHR, và các cuộc họp trực tuyến để trao đổi thông tin với các nhân viên. Đối với bộ phận Quản lý vận hành, các công việc quản lý quy trình và giám sát các chiến dịch có thể được thực hiện từ xa thông qua các công cụ quản lý dự án như Asana. Chính vì vậy, công ty có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo các công việc được thực hiện đúng hạn. Cuối cùng, đối với bộ phận Sales Admin, bộ phận này có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu và hợp đồng trực tuyến để theo dõi các giao dịch và hợp đồng. Ngoài ra, họ cũng có thể sử dụng công cụ điện toán đám mây để lưu trữ và chia sẻ tài liệu để giảm thiểu việc phải làm việc tại văn phòng.
2.2 Áp dụng hình thức làm việc hybrid đối với các bộ phận cần tương tác trực tiếp.
Đối với các bộ phận yêu cầu sự trao đổi và hợp tác thường xuyên như sản xuất nội dung livestream, Thương hiệu trực tiếp, Đào tạo nội bộ và Truyền thông nội bộ, Ecomobi có thể áp dụng mô hình làm việc hybrid với tần suất 2–3 ngày làm việc trực tiếp tại văn phòng mỗi tuần. Việc kết hợp làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng sẽ giúp các bộ phận này duy trì sự linh hoạt trong công việc.
Cụ thể, đối với bộ phận sản xuất nội dung livestream & thuơng hiệu trực tiếp, mặc dù có thể thực hiện phần lớn công việc sáng tạo và chỉnh sửa từ xa, việc gặp gỡ trực tiếp 2-3 ngày làm việc mỗi tuần sẽ giúp cải thiện quy trình sản xuất nội dung, dễ dàng brainstorm ý tưởng mới, thảo luận kịp thời về chiến lược nội dung. Trong các buổi gặp gỡ trực tiếp, các thành viên có thể thảo luận nhanh chóng về các phản hồi từ khách hàng, cải tiến nội dung và cập nhật xu hướng mới.
Đối với bộ phận đào tạo nội bộ, bên cạnh các buổi làm việc từ xa, thì các buổi đào tạo, hội thảo hay các cuộc họp đánh giá năng lực có thể được tổ chức trực tiếp tại văn phòng để tạo điều kiện cho nhân viên có thể tham gia các buổi thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ các đồng nghiệp. Đồng thời, những buổi gặp gỡ trực tiếp này cũng giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn, tạo cơ hội để giải đáp thắc mắc và tạo động lực cho các buổi học tập trong môi trường hợp tác trực tiếp.
Với bộ phận truyền thông nội bộ, việc duy trì sự gắn kết giữa các nhân viên là rất quan trọng trong môi trường làm việc từ xa. Làm việc trực tiếp tại công ty 2-3 lần/ tuần có thể giúp các nhân viên truyền đạt thông tin hiệu quả, đồng thời tạo cơ hội để các thành viên giao lưu, kết nối và chia sẻ ý tưởng hiệu quả.
Như vậy, mô hình hybrid sẽ giúp các bộ phận cần giao tiếp và làm việc trực tiếp duy trì sự tương tác cần thiết, đồng thời mang lại sự linh hoạt cho các thành viên trong nhóm khi làm việc từ xa những ngày còn lại trong tuần.
3. Lợi ích khi áp dụng mô hình WFE đối với Ecomobi
Việc triển khai mô hình làm việc linh hoạt WFE mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Ecomobi trên cả phương diện tài chính, nhân sự và vận hành, cụ thể như được trình bày dưới đây:
3.1 Tối ưu chi phí thuê văn phòng và vận hành
Mô hình làm việc linh hoạt WFE cho phép Ecomobi giảm đáng kể chi phí thuê văn phòng và các khoản chi phí vận hành đi kèm như điện, nước, bảo trì và thiết bị. Việc thu gọn không gian làm việc hoặc chuyển sang hình thức văn phòng chia sẻ giúp công ty tiết kiệm được một phần lớn ngân sách, có thể lên đến hàng chục tỷ đồng mỗi năm. Khoản chi phí này có thể được tái phân bổ cho các hoạt động chiến lược khác như phát triển công nghệ, mở rộng thị trường hoặc đào tạo nhân sự.
3.2 Tăng sự chủ động và hài lòng của nhân viên
Làm việc từ xa hoặc theo mô hình kết hợp giúp nhân viên chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian và môi trường làm việc để cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Sự linh hoạt này giúp giảm căng thẳng, tăng mức độ hài lòng và gắn bó của nhân viên với công ty. Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và hỗ trợ, họ sẽ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và trung thành hơn với tổ chức.
3.3. Tăng tính linh hoạt, thích nghi tốt với biến động thị trường
Mô hình làm việc linh hoạt còn tạo điều kiện cho Ecomobi nâng cao khả năng ứng phó với các biến động như dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế hoặc thay đổi thị trường lao động. Với cơ cấu vận hành không phụ thuộc hoàn toàn vào văn phòng cố định, công ty có thể duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn. Đồng thời, việc tiếp cận nguồn nhân lực từ nhiều địa phương và quốc gia cũng giúp Ecomobi dễ dàng mở rộng quy mô và triển khai các dự án quốc tế với chi phí tối ưu.
4. Một số yếu tố cần lưu ý trong quá trình áp dụng mô hình WFE tại Ecomobi
4.1 Đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm làm việc từ xa
Về giao tiếp nội bộ, khi nhân viên không còn làm việc tại cùng một địa điểm, nguy cơ gián đoạn thông tin hoặc hiểu sai nội dung công việc sẽ dễ xảy ra. Do đó, Ecomobi cần duy trì và tăng cường sử dụng các nền tảnh trong việc trò chuyện, tạo lịch họp, xử lý yêu cầu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, việc tổ chức các buổi họp nhóm định kỳ, xây dựng lịch làm việc chung và thiết lập quy tắc giao tiếp rõ ràng cũng là yếu tố cần thiết để đảm bao giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, các hệ thống như Admin, CRM, PowerBI và Office cũng cần cần được chuẩn hóa và hướng dẫn sử dụng đồng nhất nhằm hạn chế tình trạng sai lệch hoặc phân tán dữ liệu.
4.2 Duy trì văn hóa doanh nghiệp và sự gắn kết nhân viên
Về mặt duy trì văn hóa doanh nghiệp và sự gắn kết giữa các thành viên, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhưng dễ bị ảnh hưởng khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Trước đây, Ecomobi thường xuyên tổ chức các hoạt động nội bộ tại văn phòng như Green Day, Happy Day, sinh nhật công ty theo tháng cũng như các chương trình văn hóa theo chủ đề từng quý như Eco Khỏe, Eco Trí, Eco Chill. Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình WFE, công ty có thể điều chỉnh hình thức tổ chức sao cho phù hợp hơn.
Cụ thể, các buổi Green Day hoặc Happy Day có thể tổ chức định kỳ tại một địa điểm chung theo khu vực để tạo điều kiện cho mọi người có thể gặp nhau, ăn uống lành mạnh và trò chuyện. Công ty có thể hỗ trợ chi phí ăn uống hoặc đặt trước bữa ăn cho các nhóm. Trong trường hợp nhân viên ở quá xa hoặc không thể tham gia, họ có thể nhận quà tặng hoặc voucher ăn uống từ công ty để vẫn được hòa vào không khí chung.
Tương tự, với các hoạt động sinh nhật công ty hoặc kỷ niệm quan trọng, công ty nên tổ chức các buổi gặp mặt offline theo quý để tăng hiệu quả kết nối mà vẫn tối ưu chi phí. Các hoạt động văn hóa theo chủ đề như Eco Khỏe có thể triển khai bằng hình thức thử thách cá nhân kết hợp tổ chức một buổi gặp mặt chung để trao giải, chia sẻ thành tích. Với chủ đề Eco Trí, công ty có thể tổ chức các buổi học chuyên đề hoặc chia sẻ kiến thức offline theo nhóm. Đối với Eco Chill, những buổi trò chuyện thư giãn, chơi board game, xem phim hoặc đi picnic cũng có thể được tổ chức linh hoạt theo địa bàn cư trú của nhân viên.
4.3 Bảo mật thông tin và quản lý rủi ro công nghệ
Cuối cùng, về vấn đề bảo mật thông tin và quản lý rủi ro công nghệ, việc nhân viên truy cập hệ thống từ nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau có thể dẫn đến những rủi ro không mong muốn, như lộ dữ liệu, mất kiểm soát truy cập, hoặc các cuộc tấn công mạng. Do đó, Ecomobi cần thiết lập các quy trình bảo mật nghiêm ngặt như xác thực hai lớp khi truy cập hệ thống, phân quyền truy cập theo vai trò và tổ chức các khóa đào tạo về an toàn thông tin định kỳ cho toàn bộ nhân viên. Thêm vào đó, công ty cũng cần xây dựng đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ từ xa và chuẩn bị quy trình ứng phó nhanh chóng khi có sự cố liên quan đến hệ thống hoặc dữ liệu xảy ra.
5. Kế hoạch triển khai mô hình WFE tại Ecomobi
5.1 Đánh giá mức độ phù hợp của từng bộ phận với mô hình từ xa hoặc hybrid
Đầu tiên, công ty cần rà soát đặc điểm công việc của từng phòng ban. Những bộ phận có công việc thiên về xử lý dữ liệu, quản lý hệ thống, không đòi hỏi tương tác trực tiếp như Công nghệ, Nhân sự – Đãi ngộ, Vận hành, và Sales Admin sẽ được áp dụng hình thức làm việc hoàn toàn từ xa. Trong khi đó, các bộ phận cần hợp tác thường xuyên, yêu cầu thiết bị và không gian sản xuất như Livestream, Direct Brand, Truyền thông nội bộ hay Đào tạo sẽ áp dụng hình thức làm việc kết hợp. Họ sẽ đến văn phòng 2–3 ngày/tuần để đảm bảo hiệu quả tương tác.
5.2. Đầu tư hệ thống công nghệ, phần mềm và hạ tầng hỗ trợ làm việc từ xa
Để triển khai hình thức làm việc từ xa một cách hiệu quả, công ty cần trang bị đầy đủ điều kiện về kỹ thuật và cơ sở hạ tầng cho tất cả nhân viên trong các bộ phận áp dụng mô hình này. Cụ thể, mỗi nhân viên cần được trang bị thiết bị cá nhân phù hợp như máy tính xách tay, kết nối internet ổn định và phần mềm chuyên dụng liên quan đến công việc. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng một quy trình giám sát minh bạch và hệ thống báo cáo định kỳ để đảm bảo tiến độ và chất lượng của các nhiệm vụ. Đặc biệt, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Google Workspace, Zoom hay Microsoft Teams sẽ giúp công ty duy trì sự kết nối và trao đổi thường xuyên giữa các thành viên trong đội ngũ.
5.3. Thiết lập cơ chế đánh giá hiệu suất và thu thập phản hồi nhân viên
Để đảm bảo hiệu quả của mô hình làm việc WFE, Ecomobi cần tập trung xây dựng một cơ chế đánh giá hiệu suất minh bạch, công bằng và phù hợp với môi trường làm việc từ xa. Cụ thể, công ty cần xác định các chỉ số hiệu suất KPI cụ thể cho từng vị trí công việc gắn liền với mục tiêu của phòng ban và toàn công ty. Các đầu việc nên được giao thông qua các phần mềm quản lý dự án nhằm đảm bảo sự rõ ràng về trách nhiệm, thời hạn và mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Song song với việc quản lý tiến độ bằng phần mềm, Ecomobi cần duy trì các buổi họp 1-on-1 định kỳ giữa quản lý và nhân viên cũng như tổ chức các phiên họp nhóm để cập nhật tiến trình, xử lý khó khăn và động viên tinh thần làm việc. Đây là cơ hội để người quản lý nắm bắt tình hình thực tế, kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh khi cần thiết. Ngoài ra, việc khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên cũng nên được thực hiện định kỳ thông qua các biểu mẫu ngắn gọn, tập trung vào các yếu tố như hiệu quả công việc, sự phối hợp giữa các bộ phận, công cụ hỗ trợ và mức độ gắn kết với công ty. Những phản hồi này cần được phân tích và phản hồi lại một cách nghiêm túc để tạo nên một vòng lặp cải tiến liên tục.
Kết luận
Tóm lại, mô hình làm việc linh hoạt WFE là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện đại, đặc biệt khi doanh nghiệp cần cân đối giữa hiệu quả hoạt động và chi phí vận hành. Đối với Ecomobi, việc áp dụng mô hình này góp phần giúp công ty tối ưu hoá chi phí thuê văn phòng và vận hành, tạo điều kiện để nhân viên làm việc chủ động hơn để nâng cao hiệu suất và mức độ hài lòng trong công việc. Bên cạnh đó, mô hình WFE còn mở ra cơ hội phát triển nguồn nhân lực đa dạng cũng như nâng cao khả năng phản ứng linh hoạt trước những biến động nhanh chóng của thị trường và xã hội. Với những lợi ích trên, Ecomobi nên cân nhắc áp dụng mô hình WFE một cách chiến lược và bài bản đi kèm với sự đầu tư hợp lý vào hệ thống công nghệ, cơ chế quản lý hiệu suất và duy trì văn hoá doanh nghiệp từ xa. Đây sẽ là một bước chuyển quan trọng, giúp công ty vừa phát triển bền vững và giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường trong giai đoạn tới.
