Trong bối cảnh nhịp độ công việc ngày càng tăng và sự phụ thuộc vào đa dạng các nền tảng trực tuyến, việc quản lý công việc hiệu quả không chỉ là một nhu cầu mà đã trở thành yếu tố “sống còn” đối với sự thành công của mọi tổ chức.
Bài viết này sẽ đi phân tích những tính năng ưu việt của Lark Task – Một “vũ khí” giúp OP team đạt được hiệu suất làm việc tối ưu và vươn lên một tầm cao mới.
Những tính năng nổi trội mà chúng mình muốn đi sâu vào tìm hiểu đó là:
- Những ‘nút thắt’ trong quản lý task hàng ngày của team OP và hành trình ‘giải cứu’ mang tên Lark Task
- Những lợi ích ‘trông thấy’ mà Lark Task mang lại
- Khám phá ‘tọa độ’ của Lark Task
- Một vài Lưu ý nhỏ không thể bỏ qua
1. Những ‘nút thắt’ trong quản lý task hàng ngày của team OP và hành trình ‘giải cứu’ mang tên Lark Task
Với affiliate, nơi mà các hoạt động cần được xử lý một cách nhanh, chính xác, theo dõi hàng trăm chiến dịch, xử lý các đề xuất thanh toán chi phí, báo cáo daily…
Team OP đang sử dụng Lark Base để quản lý task như sau:
- Quản Lý/ List down task Hàng Ngày – Đơn Giản, Rõ Ràng (Task Table) với các tính năng:
- Sử dụng các table đơn giản, rõ ràng
- Phân công công việc cho từng thành viên.
- Gắn deadline rõ ràng.
- Theo dõi tiến độ theo từng trạng thái: Completed, Cancel, Pending, No start, In – progress,…
- Tích hợp trực tiếp trong tài liệu giúp dễ dàng cập nhật.
Tuy nhiên khi sử dụng Lark Base, OP nhận thấy vẫn còn nhiều hạn chế:
- Member view :
Không remind các task khi overdue ==> khó follow xử lý task gần deadline
Không có notification khi có task được assign ( dễ miss task vụ, khó quản lý)
Không thể trao đổi và update tiến độ task xử lý ( nếu task có nhiều member phụ trách) - Leader view :
Khó kiểm soát tiến độ làm việc của member
không có báo cáo tổng quan về tình trạng xử lý các task ( số lượng task xử lý của từng member, overdue bao nhiêu task….)
2. Những lợi ích ‘trông thấy’ mà Lark Task mang lại
Từ việc nhận diện những ‘nút thắt’ đang kìm hãm hiệu suất, Lark Task xuất hiện như một giải pháp. Vậy, cụ thể những lợi ích ‘trông thấy’ nào sẽ chứng minh giá trị của công cụ này trong việc tối ưu hóa quản lý task cho team OP?
a/ Lark Task cho phép Reminder task theo Daily, Weekly, Monthly:
Giúp cho người dùng sắp xếp thời gian hợp lý, tránh bỏ lỡ các deadline quan trọng. Bạn sẽ có xu hướng hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn khi có sự nhắc nhở thường xuyên
b/ Không chỉ dừng lại ở đó, Lark Task còn mở ra một không gian làm việc liền mạch hơn thông qua việc tích hợp sâu với các ứng dụng quen thuộc trong Hệ sinh thái Lark (Docs, Calendar, Messenger), cùng với các công cụ nhắc nhở và quản lý thời hạn công việc.
- Đồng bộ Lark Task với Calender
Chỉ cần cài đặt kết nối với lịch (Google Calendar, Outlook, v.v.)… và cấp quyền truy cập cho Lark, tất cả các nhiệm vụ trong Lark sẽ được đồng bộ với lịch của bạn và ngược lại.
Khi đồng bộ hóa nhiệm vụ (task) từ Lark với lịch (calendar), tất cả thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng theo dõi ai có nhiệm vụ vào ngày nào và cần xử lý những công việc gì. Điều này giúp nhóm phân chia công việc một cách đồng đều và không bị chồng chéo deadline.
- Tạo task và đồng bộ ngay trên Lark Docs
Trong Lark Docs, bạn có thể tạo mới 1 task list và giao task cho các thành viên ngay trong Docs.
Phần này được thể hiện rõ nét nhất khi chúng ta đang trong buổi thuyết trình hoặc trong những buổi họp đầu tuần có meeting note, thì chỉ cần nhìn vào bản Docs chứa nội dung đã được ghi chép từ lần họp cũ giữa các thành viên, Leader có thể nhìn ngay được những task được giao và tiến độ, chứ không cần phải quay lại tác vụ để check.
Để nâng cao hơn nữa khả năng quản lý và tương tác với các tác vụ, Lark Task còn cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ khác, bao gồm khả năng Nhóm và lọc task theo nhiều góc độ khác nhau, tự động hóa việc tạo task lặp, đưa ra gợi ý thông minh dựa trên lịch sử công việc, và đặc biệt là tăng cường cộng tác trực tiếp ngay trong từng tác vụ.
c/ Nhóm và lọc task theo nhiều góc nhìn:
Đối tượng áp dụng:
- Thường được sử dụng khi quản lý các task trong Project, task có nhiều cấu phần nhỏ ( nhiều section/ topic con)
Lợi ích :
- Dễ quản lý/ tracking công việc ( quản lý theo các group task)
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và rà soát công việc ( bộ lọc filter cụ thể : pic, deadline, trạng thái…)
- Tùy biến góc nhìn theo vai trò (quản lý, nhân viên, PM…)
d/ Tạo Task Lặp & Gợi ý task từ lịch sử công việc
– Tạo task lặp
– Thiết lập các công việc có tính chu kỳ ( daily/weekly/monthly/quarter…)
– Tự động hóa việc nhắc nhở task theo định kỳ dựa theo thời gian setup ( họp team, báo cáo tổng kết, P&L…)
e/ Collaboration ngay trong Task
- Assign member và tag thảo luận ngay trong từng task cụ thể ( Có thể assign nhiều member trong task dưới view là owner task hoặc owner của sub task)
- Comment trao đổi, đính kèm file/ ảnh trong task được giao. Các pic của từng sub- task có thể tick completed độc lập khi đã hoàn thành task của mình
3. Khám phá ‘tọa độ’ của Lark Task
Ở phần này chúng ta có thể sử dụng Lark Task được cho cả quản lí công việc theo từng team, nhóm, dự án đang vận hành. Những tác vụ được giao sẽ được lưu lại toàn bộ kèm nội dung, file chi tiết mà không lo khi giao việc chúng ta có quên hoặc không nhớ hết, hoặc khi cần check lại lịch sử từng làm.
Những nguồn có thể tạo được tác vụ
a/ Từ tin nhắn trong chat
– Khi trong cuộc thoại nhóm hay những cá nhân với nhau, khi phát sinh task cần xử lí, chúng ta có thể thực hiện ngay việc giao task:
- Có thể chỉnh sửa được tên task vụ
- Assign tên member xử lý task ( có thể set nhiều hơn 1 người, add nhưng member liên quan)
- Setup deadline phù hợp ( details time/day/month/year)
- Thêm mô tả yêu cầu task vụ ( nếu cần thiết)
- Có thể set lịch meeting cho task vụ đó ngày trong chat/ group chat
=> Bấm tạo thì tác vụ sẽ tự động gửi thông báo cho người được giao trong phần tin nhắn
b/ Từ Lark docs
– Khi muốn giao task ngay trong meeting note của một cuộc họp đang diễn ra, hay bất cứ 1 doc tài liệu nào đang chia sẻ mà cần giao việc ngay:
Bước 1: Chúng ta tạo thành 1 todo list -> bấm syc task list
Bước 2: Add thêm những đối tượng cần được giao
c/ Truy cập trực tiếp vào phần tác vụ ở thanh công cụ
Giao diện chính của tác vụ và hướng dẫn cách xem
– Tác vụ được thể hiện bằng 2 giao diện chính: phần nhiệm vụ và phần mô tả chi tiết
– Ở phần nhiệm vụ chúng ta có thể xem những nội dung chính như:
+ Đã sở hữu: là những người làm tác vụ đấy
Ở phần này bên mục detail có rất nhiều những filter để chúng ta có thể lọc và sắp xếp theo nhu cầu.
+ Mục danh sách: thể hiện 1 list theo dòng các tác vụ đã tạo
+ Mục Kanban: vẫn thể hiện list task những chúng ta có thể tùy chỉnh sắp xếp thứ tự ưu tiên task ( chỉ cần nhấp chuột để kéo thả).
+ Đã đăng kí: là người theo dõi tác vụ đấy
Tức là khi người tạo tác vụ nếu không thêm người đăng kí thì chỉ có người tạo xem được tác vụ đó.
Còn khi người tạo tác vụ nhưng muốn thêm những người liên quan đến theo dõi, bổ sung trao đổi cùng thì chúng ta thêm người đăng ký liên quan vào.
+ Tất cả các tác vụ: show toàn bộ tác vụ đã được tạo
+ Đã tạo: những tác vụ chính bản thân đã tạo
+ Đã chỉ định: là những tác vụ tạo và giao lại cho người khác
+ Đã hoàn thành: toàn bộ những tác vụ hoàn thành.
+ Danh sách tác vụ:
Phần này chúng ta có thể tạo tác vụ theo nhóm, khi check thì chỉ cần nhấp vào nhóm công việc cần để check. Ví dụ đang có project Shopee Brazil, ở đây thay vì phải nhìn toàn bộ list task thì PM chỉ cần nhấp vào từng team để check phần công việc đã giao.
Ở mỗi nhóm tác vụ phần xem chi tiết trên thanh công cụ có mục ” Bảng điều khiển”, ở đây như 1 report nhanh thể hiện tổng có bao nhiêu task, bao nhiêu task đúng deadline, bao nhiêu task không hoàn thành và bao nhiêu task quá deadline.
Vậy là chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về ‘vùng phủ sóng’ của Lark Task. Tuy nhiên, để “chèo lái” công cụ này một cách mượt mà và tránh những “va vấp” không đáng có, hãy cùng nhau bỏ túi’ thêm một vài lưu ý nhỏ nhưng có võ sau đây nhé!
4. Một vài Lưu ý nhỏ không thể bỏ qua
- Chúng ta có thể tự tạo tác vụ cho chính bản thì phần này nếu không thêm người đăng kí thì chỉ cá nhân xem được ( những task cá nhân).
- Ở những tác vụ chính trong quá trình làm việc nếu phát sinh thêm chúng ta vẫn có thể tạo thêm tác vụ con bên trong và gắn tag thêm PIC
- Ở mỗi tác vụ chúng ta hoàn toàn có thể trao đổi thông tin qua lại với nhau.
- Sau khi thực hiện xong các tác vụ, chúng ta tick đã đã hoàn thành.
- Từ những task ở tác vụ, có thể sync sang lark base để theo dõi dưới dạng table
- Từ chat cá nhân / group chat có thể set lịch meeeting cho task vụ ( invite member join, thêm lịch và mô tả)
- Từ calendar có thể đính kèm tài liệu mô tả liên quan đến task/ meeting
Chung quy lại, Lark Task không chỉ là một công cụ quản lý công việc đơn thuần mà còn là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để giải quyết những thách thức trong quản lý công việc hiện tại tổ chức & mở ra những tiềm năng phát triển vượt bậc.
Việc nghiên cứu và triển khai Lark Task một cách bài bản hứa hẹn sẽ mang lại những chuyển biến tích cực, không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất làm việc của tổ chức. Hơn cả một công cụ, Lark Task chính là chìa khóa để các team mở ra một chương mới trong hành trình quản lý công việc, hướng tới một tương lai làm việc hiệu quả, gắn kết và thành công hơn.
Nếu bạn vẫn đang tò mò “‘visual Lark Task’ mà OP đang “chiến” thế nào? Hẹn bạn ở ’round’ sau nhé! 😉
