Mở đầu bài viết này, chúng tôi – team 2HK2T sẽ không đi vào ý chính của bài viết này ngay và luôn mà chúng tôi mong muốn, sẵn sàng và tự tin trả lời cho một câu hỏi mà chắc chắn ban giám khảo hoặc bất kỳ ai khi nhìn vào chủ đề cũng sẽ hỏi. Đó là:
“Vì sao chúng tôi lại chọn viết chủ đề về team Operation?” 🤓
Câu trả lời thực sự không phải là vì ở team Operation có “tay trong” nên sẽ hỗ trợ chúng tôi nhiệt tình hơn hay Operation là team dễ nắm bắt và tìm hiểu thông tin mà là chúng tôi thực sự ấn tượng với team này về nhiều điều: từ những nét mặt xinh đẹp, rạng rỡ lúc đầu ngày, đến những nét mặt trầm tư hằn rõ vết chân chim vào cuối ngày, từ những âm thanh chị chị em em vang vọng to nhất trong gian phòng đến những màn hình excel đầy những số liệu,..v..v. Tất cả đã là ấn tượng rất sâu đậm ngay từ ban đầu và điều đó thôi thúc chúng tôi muốn tìm hiểu và chọn viết chủ đề này để trả lời cho những thắc mắc bấy lâu này của chúng tôi, và cũng có thể là các bạn.
Vậy chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu về team Operation và giải đáp những thắc mắc đó ngay bây giờ đây!!
📝 Đặt vấn đề
Trong cơ thể sống, tim đóng vai trò là cơ quan trung tâm, bơm máu nuôi dưỡng toàn bộ cơ thể. Tương tự như vậy, trong một doanh nghiệp, có một bộ phận đảm nhận vai trò then chốt, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả. Đó chính là team Operation – bộ phận vận hành.
Giống như nhịp đập của trái tim, hoạt động của team Operation thường âm thầm nhưng liên tục và không thể thiếu. Họ là những người đứng sau hậu trường, đảm bảo mọi quy trình, hệ thống và nguồn lực được phối hợp nhịp nhàng để duy trì sự vận hành suôn sẻ của toàn bộ công ty.
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh, vai trò của team Operation càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy cụ thể, team Operation đảm nhận những chức năng gì? Họ đóng góp như thế nào vào sự thành công của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về vai trò và chức năng không thể thiếu của bộ phận này trong cơ cấu tổ chức của công ty Ecomobi chúng ta hiện tại.
Trong bài viết này chúng ta sẽ đặt ra những câu hỏi xoay quanh chủ đề và cùng nhau đi tìm câu trả lời để hiểu hơn về team Operation nhé!!
Như bên trên đã trình bày, team Operation có vai trò vô cùng quan trọng cho hệ thống của một doanh nghiệp hiện đại bất kỳ.
Vậy vai trò trong bộ máy công ty Ecomobi thì sao? 🤔
Để trả lời cho câu hỏi trên, đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu chi tiết về team Operation và cấu trúc của team hiện tại trong công ty Ecomobi.
OPERATION – hay còn được gọi tắt với cái tên ngắn gọn và thân thương là team OP.
Hình 1: Cấu trúc của Operation Team
Dựa trên hình ảnh được cung cấp, chúng tôi sẽ mô tả cấu trúc của team Operation trong công ty Ecomobi hiện tại như sau:
Team Operation của Ecomobi được tổ chức thành một cấu trúc phân cấp logic, phản ánh các lĩnh vực hoạt động chính của công ty. Cấu trúc này được chia thành hai nhánh chính: Affiliate và Direct Brand, cùng với một bộ phận hỗ trợ là Sale Admin.
Affiliate
Lĩnh vực kiếm tiền thông qua việc nhận hoa hồng (commission) dựa trên link Affiliate. Mô hình này chủ yếu hoạt động trên các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, và Tiki.
Đây là lĩnh vực chính và kiếm về nguồn thu ổn định nhất của công ty hiện tại với 5 thị trường đã và đang hoạt động suốt 8 năm qua. Affiliate đã tồn tại từ lâu và có rất nhiều công việc phải thực hiện, dẫn đến việc cần nhiều nhân sự để quản lý.
Công việc chung được phụ trách bởi TrangHTH. Gồm 2 phân nhánh:
Creator: bao gồm các thị trường và người phụ trách trực tiếp tương ứng sau: VietNam (ThuNA), Philippines (TamNT), Thailand (TrangHTH), Malaysia (TrangHTH) và Indonesia (TrangCH).
Pub Ads: phụ trách bởi ChiDH
Direct Brand
Tương tự như Affiliate, nhưng khác biệt ở chỗ Ecomobi làm việc trực tiếp với các thương hiệu (Brand) thay vì thông qua sàn thương mại điện tử. Việc này cho phép Ecomobi đàm phán để nhận được mức hoa hồng cao hơn (ví dụ 20%) so với khi làm qua sàn (khoảng 10%) nhưng các điều kiện kèm theo sẽ khắt khe hơn và yêu cầu cam kết cụ thể về doanh thu hoặc lượng KOC/KOL phải đạt được.
Đây là lĩnh vực mới hơn so với Affiliate, đi vào hoạt động được khoảng 2 năm và đang được phát triển, nên có ít nhân sự hơn.
Công việc chung được quản lý bởi ThuongDH. Gồm 2 phân nhánh:
TAP (TikTok Affiliate Partner): Được phụ trách bởi ThuongDH và đang được chạy trên 3 thị trường chính là Vietnam, Indonesia, Philippines
BOOKING – UGC – POB- LIVESTREAM: Phụ trách bởi AnhNTL.
Sale Admin
Bộ phận làm việc các vấn đề về giấy tờ trình ký sếp, hóa đơn, hợp đồng trong các công việc của team OP, được quản lý bởi HienPT và LinhLD.
Như sơ đồ và mô tả bên trên chúng ta cũng đã hiểu được phần nào cấu trúc team và các lĩnh vực kinh doanh của công ty mà team OP đang đồng hành cùng các team nội bộ để vận hành.
Vậy OP thực sự đang làm gì, đóng góp gì cho Ecomobi nói chung và cho Passio Business nói riêng?
Sau đây chúng ta sẽ đi tiếp để tìm câu trả lời cho câu hỏi bên trên.
Hình 2: Sơ đồ mối quan hệ giữa Operation Team và các team khác
Nhìn vào hình ảnh mô tả bên trên chúng ta cũng có thể thấy vì sao ở đầu bài viết lại so sánh team OP với trái tim trong cơ thể sống. Team OP nằm giữa trung tâm hệ thống và hầu như sẽ làm việc với tất cả các team hiện tại có trong công ty, cụ thể OP làm việc với các division Tech, Finance, PMO (team idol livestream) và các team trong Business ví dụ như: SSO SSD, AM, Martech,… (chỉ trừ duy nhất People Team).
Công việc của team OP cụ thể sẽ chia ra làm 2 nhóm công việc chính, đó là:
Công việc nội bộ trong team
Đối soát (Validation), thanh toán (Payment) và báo cáo (Report) là 3 công việc nội bộ chính mà team sẽ làm.
Cụ thể:
Đối soát (Validation): Bên sàn sẽ gửi đối soát của các đơn hàng có thời gian là T+2 cho Ecomobi và team OP sẽ sử dụng hệ thống tự động để kiểm tra và tạo file thống kê hoa hồng cho các đơn hàng (có thể sẽ cần kiểm tra bằng tay cho các trường hợp đặc biệt).
Thanh toán (Payment): Xử lý check thanh toán cho các yêu cầu rút tiền của các creators/pubs 2 lần/tháng định kỳ vào ngày 3 và ngày 18.
Báo cáo (Report): Làm báo cáo hàng tuần/tháng/quý/năm.
Công việc cần tương tác với các team khác
Team OP không hoạt động độc lập mà phối hợp chặt chẽ với nhiều team khác nhau như Tech, DA, SSD , SSO, Finance… Mỗi luồng công việc lại có đặc thù riêng tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng team.
Ví dụ:
Với team Tech, team OP tập trung vào các vấn đề liên quan đến hệ thống, sử dụng hệ thống do Tech phát triển và báo cáo lỗi khi cần thiết. Đề xuất các cải tiến để tự động hóa quy trình đối soát và thanh toán, giảm thiểu sự can thiệp thủ công, nâng cao hiệu quả công việc.
Với team DA, team OP sẽ nhận báo cáo dữ liệu từ team DA để phục vụ cho công việc của team.
Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết một luồng làm việc khá phức tạp của team OP với các team khác để hiểu rõ hơn về quy trình trong công việc mà team đang vận hành thời gian qua.
Hình 3: Luồng Add Bonus Booking Hệ Thống New
Hình ảnh bên trên mô tả về quy trình Add Bonus Booking Hệ Thống mà team OP đã và đang làm việc. Trong sơ đồ chúng ta có thể thấy có thêm các team như Creator, AM và sự có mặt của cả chị Quí và chị Đỗ Kim Dung (chị Kim).
Mô tả chi tiết về luồng làm việc như sau:
Bước 1 (Creator cập nhật thông tin KOL): Đầu tiên, Team Creator cập nhật thông tin về KOL, tạo file Add Bonus để cho Team AM xác nhận.
Bước 2 (A&M xác nhận thông tin): Team AM nhận file tiến hành kiểm tra và xác nhận bốn thông tin chính gồm tên KOL, publisher name, campaign, và period.
Bước 3 (Xác nhận từ Creator Partnership Manager): Sau khi Team AM xác nhận các thông tin trong file đã chính xác thì sau đó đến người quản lý của Team Creator sẽ xác nhận các thông tin như số tiền thanh toán và tổng số lượng creator.
Bước 4 (OP kiểm tra và xác nhận): Tất cả các bước bên trên phải được hoàn thành vào trước 12h ngày 3 và ngày 18 hàng tháng để OP vào xác nhận, nếu sau khoảng thời gian đó mà OP thấy có ít nhất một trong các bước trên chưa hoàn thành thì bên OP sẽ có quyền reject file Add Bonus đó, đợi đến khi đầy đủ các bước mới tiến hành confirm.
Urgent case: Trường hợp cho các case đã bị OP reject và đang không nằm trong khoảng thời gian OP kiểm tra nhưng cần được confirm gấp thì bên team Creator sẽ cần gửi qua bên chị Kim để trình bày lý do và nếu chị Kim approve thì lúc đó OP sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận như bình thường.
Bước 5 (Xác nhận từ Leader OP): Sau đó Leader OP sẽ vào xác nhận các thông tin mà team OP gửi
Bước 6 (Xác nhận từ trợ lý chị Kim): Sau đó trợ lý chị Kim là chị Quí sẽ tiến hành random check.
Bước 7 (Xác nhận từ quản lý cấp cao nhất): chị Kim sẽ xác nhận và chuyển lại cho team OP
Bước 8 (Approved Bonus): Team OP nhận request từ chị Kim và tiến hành approve bonus
Bên trên là một luồng làm việc chuẩn mô tả việc tương tác công việc giữa team OP và các team khác, cũng như leader của họ. Chúng ta nhìn qua mô tả bên trên thấy luồng có vẻ rõ ràng nhưng đó là khi mọi thứ trong luồng đều hoạt động đúng và thuận lợi.
Vậy nếu có rủi ro phát sinh trong luồng thì sẽ xảy ra điều gì? 🤔
Như chúng ta đã thấy trong sơ đồ trên, team OP sẽ chỉ kiểm tra lại thông tin về Username và số tiền giữa hệ thống và file nghiệm thu khớp nhau. Nếu trong các bước phía trước có một team nào đó điền sai thông tin Username hoặc đăng ký nhận hộ mà không có giấy ủy quyền thì sẽ dẫn đến team OP cũng có thể sẽ bị ảnh hưởng do lượng dữ liệu quá lớn và phức tạp, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chính xác từng thông tin chi tiết.
Đó là một ví dụ thể hiện cho rủi ro có trong luồng làm việc trên và còn nhiều rủi ro khác luôn tiềm ẩn trong các luồng làm việc mà OP có phụ trách.
Vậy có giải pháp nào đưa ra để hạn chế hoặc chấm dứt các rủi ro này không? 🤔
Đứng về phía góc nhìn của team đều là những con người làm về Tech thì chúng tôi luôn hướng đến việc áp dụng các quy trình tự động hóa vào trong công việc để hạn chế phần nào tác động chủ ý từ con người nên team có đề xuất cần phát triển một hệ thống để thêm một bước kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu mà người dùng nhập vào để có thể phát hiện sớm vấn đề và giải quyết chúng ngay lập tức.
Bên cạnh đó, nên cần các team khác sẽ tự chịu trách nhiệm về dữ liệu đã nhập nếu như có xảy ra bất kỳ trường hợp nào không được phép theo quy định của công ty.
Ngoài luồng làm việc add bonus trong ví dụ bên trên thì team OP còn phải làm việc trong nhiều luồng làm việc cũng phức tạp không kém như: Luồng add bonus chi hộ, luồng confirm bonus SSO/SSD, luồng confirm bonus Martech,…
Qua đó chúng ta cũng hình dung được lượng công việc rất nhiều mà team OP đang đảm nhận.
Vậy khó khăn và thách thức trong quá trình làm việc của team là gì?
Mặc dù có hệ thống hỗ trợ phần nào, team OP vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức:
Xử lý Dữ liệu Lớn: Team OP phải quản lý và phân tích khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là là dữ liệu liên quan trực tiếp đến tiền, chi phí của công ty nên cần sự kỹ càng, cẩn thận, tỉ mỉ và minh bạch.
Luồng làm việc phức tạp: Việc phải phối hợp với nhiều team khác nhau làm cho quy trình trở nên phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong từng bước.
Rủi ro về mặt hệ thống: Khi xử lý các khoản tiền rút từ hệ thống, team phải kiểm tra từng mục chi tiết, như các khoản tiền từ các chiến dịch hay bonus. Có trường hợp hệ thống tự động tạo ra các bản ghi trùng lặp hoặc hiển thị số tiền âm, điều này đòi hỏi sự can thiệp thủ công để đảm bảo không có sai sót. Mặc dù hệ thống đã có sự cải thiện, nhưng một số lỗi vẫn còn tồn tại và cần phải được theo dõi cẩn thận.
Rủi ro sai sót do yếu tố con người: Dù nhiều quy trình đã được tự động hóa, nhưng vẫn có những bước cần xử lý thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót.
Áp lực về deadline: Team OP thường phải làm việc dưới áp lực lớn để đảm bảo các báo cáo định kỳ được hoàn thành đúng hạn.
Yêu cầu thay đổi liên tục từ các bên: Các bên thường xuyên yêu cầu thay đổi nội dung báo cáo, đòi hỏi team phải linh hoạt và thích ứng nhanh chóng.
Và có thể còn rất nhiều những khó khăn khác mà team OP gặp phải mà chúng tôi vẫn chưa thể nhận thấy và đưa vào bài viết được. Chính vì những áp lực đó nên trong quá trình làm việc đôi khi chúng ta cũng sẽ nghe thấy những trao đổi có vẻ hơi gắt gao và lớn tiếng ở trong văn phòng, chính là điểm gây chú ý của team đã đề cập ở đầu bài viết. Đó cũng là lẽ đương nhiên khi làm việc với lượng công việc nhiều và phức tạp, có thể coi đây là kiểu đặc trưng riêng của team.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thử thách như thế nhưng team OP vẫn luôn cố gắng, vững vàng vượt qua và hoàn thành công việc một cách tốt nhất để hoàn thành một mục tiêu duy nhất đó là “Đảm bảo Profit cuối cùng và đặt quyền lợi của Ecomobi lên hàng đầu”.
Những thành quả gặt hái được? 🏅
Bằng sự nỗ lực và phấn đấu hết mình thì team OP cũng đã gặt hái được nhiều giải thưởng qua các năm. Dù lớn hay nhỏ thì đó cũng là phần thưởng xứng đáng cho những đóng góp của team với sự phát triển của công ty.
Hình 4: Những giải thưởng của Operation Team
“Đoàn kết trong công việc, đoàn kết trong cuộc sống” 🤝
Một điểm ấn tượng nữa đối với team OP đó là sự đoàn kết, không chỉ trong công việc mà trong các hoạt động của công ty hay trong cuộc sống chúng tôi đều để ý thấy một sự ăn ý, hợp cạ vô cùng của các thành viên trong team. Đó cũng là điểm mạnh của team được chúng tôi ghi nhận và đóng góp vào trong bài viết này.
Hình 5: Operation Team vui vẻ bên nhau
Kết bài,
Bài viết của chúng tôi tuy chỉ mới truyền tải được một phần nhỏ nào đó về vai trò và chức năng của OP Team trong Ecomobi nhưng hi vọng mỗi bạn đọc đều đã có thể có câu trả lời cho riêng mình rằng: “OP team là làm gì, làm như thế nào và có khó không?”. Mặc dù có những trở ngại như khối lượng công việc lớn, rủi ro từ con người và sự phức tạp trong giao tiếp, nhưng với sự nỗ lực không ngừng, các cô gái trong team OP đã và đang từng bước khắc phục những khó khăn, từng bước phát triển, góp phần quan trọng vào thành công chung của toàn bộ công ty.
Sự cần cù, cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc đã rèn giũa lên những đức tính tốt đẹp của những cô gái team Operation. Yêu quý và hâm mộ điều đó, một bạn H giấu tên trong team chúng tôi đã phải thốt lên rằng: “Nếu được em cũng muốn cưới một cô gái team Operation về làm vợ”. 😁
Một lần nữa, team 2HK2T xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến sự giúp đỡ nhiệt tình của team Operation để có thể hoàn thành bài viết này, lời cảm ơn đến tất cả mọi người đã dành thời gian theo dõi.
Chúc cho team Operation nói riêng và công ty Ecomobi nói chung của chúng ta sẽ ngày càng thành công và phát triển hơn nữa.
