Nhiệm vụ của Phòng Nhân sự (HR) không dừng lại ở việc tuyển dụng nhân viên vào tổ chức bởi đó chỉ là bước khởi đầu của toàn bộ quá trình làm việc. Sau đó, bộ phận nhân sự phải quản lý nhân sự một cách tốt nhất có thể, trong đó có việc tham gia phát triển tiềm năng của nhân viên. Điều đó làm cho một trong những nhiệm vụ quan trọng khác của bộ phận nhân sự. “Đào tạo nhân viên (Training)” sẽ giúp nhân sự làm việc một cách hiệu quả cũng như không ngừng phát triển những kiến thức mới phục vụ cho sự thăng tiến của mỗi nhân viên và sự phát triển của cả tổ chức.
Đào tạo là một quá trình có hệ thống nhằm thay đổi hành vi, cho phép mọi người có được kiến thức và hiểu biết về bất kỳ vấn đề nào. Thậm chí thay đổi hành vi để đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra cũng như phát triển các khả năng cho đến khi họ trở nên thành thạo và chuyên nghiệp.
Đặc điểm của đào tạo (Job Training) trong tổ chức
Đào tạo trong tổ chức có những đặc điểm chính sau:
1. Đào tạo khi bắt đầu công việc mới (Orientation Training)
Có 3 khía cạnh chính của việc đào tạo nhân viên mới:
1.1 Đào tạo nhân viên mới ra trường: Đào tạo cho nhân viên mới ra trường có thể cần phải chú ý đến từng bước cơ bản và chi tiết nhất để họ có thể bắt đầu thích nghi tốt với công việc tốt. Đối với sinh viên mới tốt nghiệp, bạn cần chú ý đến khía cạnh văn hóa tổ chức, hệ thống, quy định và những kiến thức cơ bản khác.
Chương trình thực tập
Ngày nay, việc thực tập của sinh viên ngày càng trở nên nghiêm túc hơn. Một số nơi tổ chức các chương trình thực tập giống như công việc thực tế, không khác gì đào tạo định hướng, nơi sinh viên có thể vừa thử việc thực tế vừa tìm hiểu các lĩnh vực khác nhau của tổ chức. Thông qua chương trình thực tập nghiêm ngặt này, công ty có thể đồng thời xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho cả người ngoài và thế hệ mới. Đây cũng là một bài kiểm tra tốt về khả năng và tổ chức cũng sẽ sử dụng chương trình thực tập này như một quá trình tuyển dụng. Những người có tiềm năng thường được tuyển dụng sau khi hoàn thành chương trình thực tập. Hiện nay có rất nhiều chương trình thực tập một cách nghiêm túc và thú vị ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Ví dụ về các dự án đáng quan tâm phải kể đến:
- Growing with AIS (GA) : là chương trình thực tập mùa hè với một tổ chức lớn AIS và là một trong những chương trình thực tập nhận được rất nhiều sự quan tâm. AIS đã phát triển chương trình thực tập theo hình thức đào tạo nghiêm túc và bài bản từ rất lâu rồi, mở cửa đón nhận tất cả các lĩnh vực nghề nghiệp để tạo cơ hội cho thế hệ mới thể hiện tiềm năng của mình dưới mọi hình thức.
- A team junior : Chương trình thực tập độc đáo đã nhận được rất nhiều sự quan tâm của thế hệ mới này là một chương trình thực tập do tạp chí A DAY tạo ra nhằm cho phép thế hệ mới thử sức làm việc cho một tạp chí dưới hình thức On Job Training mà tất cả những thực tập sinh phải tạo một tạp chí nhóm xuất bản hàng năm.
- SCB Internship : Chương trình thực tập tại Ngân hàng Thương mại Siam cũng là một chương trình nhận được rất nhiều sự quan tâm của sinh viên. Vì trong dự án sẽ có những buổi thực tập bài bản, có nhiều khóa đào tạo khác nhau bao gồm cả đào tạo chuyên ngành.
1.2 Đào tạo nhân viên mới có kinh nghiệm làm việc:
Dành cho nhân viên mới đã từng đi làm. Có thể không yêu cầu đào tạo về những vấn đề cơ bản nhưng hãy tập trung đào tạo chuyên môn để họ có thể sẵn sàng làm việc nhanh nhất có thể. Hoặc nếu đó là công việc mà họ đã quen thuộc, bạn có thể đào tạo công việc thực tế để nhân viên mới có thể thích nghi với hệ thống làm việc của công ty, v.v. Đối với nhân viên thuộc loại này có thể đào tạo bổ sung thêm về văn hóa tổ chức, hệ thống làm việc và các quy định.
1.3 Đào tạo nhân viên mới chuyển phòng ban trong tổ chức:
Dành cho nhân viên trong tổ chức chuyển phòng ban. Bạn có thể không cần phải đào tạo nhiều và không cần thiết phải đào tạo lại văn hóa tổ chức. Có thể tập trung đào tạo kỹ năng làm việc trực tiếp hoặc để họ thực hành luôn cùng với công việc thực tế để thích nghi.
2. Đào tạo phát triển tiềm năng sẵn có để nâng cao năng lực (Skill Development Training)
Loại hình đào tạo này nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên để họ phát triển và và làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng có lợi cho sự phát triển chung của tổ chức. Đào tạo ở phần này có thể là đào tạo chuyên ngành khác nhau. Bộ phận nhân sự nên quan sát và đánh giá tiềm năng của từng nhân viên bao gồm cả tổng quan về từng bộ phận. Nên tăng cường đào tạo ở đâu?
3. Đào tạo bổ sung kiến thức mới (Unfamiliar Knowledge Training)
Loại hình đào tạo này nhằm bổ sung thêm kiến thức mới đến nhân viên trong tổ chức. Đó phải là những kiến thức mà người đó chưa quen hoặc chưa biết trước đó. Đồng thời, những kiến thức đó sẽ có ích cho sự phát triển công việc trong tổ chức. Bộ phận nhân sự phải luôn nhìn xa trông rộng, tìm những chương trình đào tạo mới có lợi cho người lao động để nhân viên không chỉ dừng lại ở vị trí của họ mà có sự phát triển liên tục. Và khi có sự phát triển, nó khiến nhân viên tận tâm hơn với công việc.
Đào tạo quản lý
Một khóa đào tạo quan trọng khác là đào tạo cấp quản lý. Bởi ngoài việc phải quản lý công việc, bạn còn phải quản lý con người. Đúng là một số người có thể giỏi quản lý công việc nhưng không giỏi về con người, nhưng bộ phận nhân sự cũng có thể giúp hỗ trợ việc này để tăng khả năng quản lý nhân sự tốt hơn. Bởi một người lãnh đạo giỏi sẽ khiến cấp dưới mong muốn được làm việc cùng mình lâu dài. Giảm tỷ lệ luân chuyển và giúp bộ phận nhân sự làm việc dễ dàng hơn. Nó cũng giúp giảm bớt gánh nặng quản lý nhân sự.
Hình thức đào tạo tại chỗ trong tổ chức
Có 4 hình thức đào tạo tại chỗ chính trong tổ chức. Bộ phận nhân sự có thể xem xét kỹ lưỡng hình thức nào phù hợp nhất để đào tạo tại chỗ cho từng người hoặc vị trí.
Đào tạo nội bộ trong công việc (On Job Training / OJT)
Loại hình đào tạo tại chỗ này là việc để cho nhân viên đó được vừa được thử làm việc thực tế vừa được học tập cùng một lúc. Sử dụng kinh nghiệm như một công cụ quan trọng để học hỏi và phát triển kỹ năng làm việc. Loại hình đào tạo này thường phù hợp với những doanh nghiệp có mức độ rủi ro không cao hoặc không đòi hỏi nhiều chuyên môn chuyên môn, có xu hướng ít gây thiệt hại cho xã hội hoặc cộng đồng.
Điểm mạnh
- Không cần lãng phí thời gian vào việc đào tạo trong một thời gian dài.
- Đã kiểm tra khả năng và đo lường tiềm năng của bạn để làm việc chính thức.
- Tiết kiệm chi phí đào tạo
Điểm yếu
- Nó có thể dễ dàng gây ra những tác động tiêu cực hoặc ảnh hưởng tới doanh nghiệp vì đó là công việc thực tế.
- Nếu đó là một công việc rủi ro, đòi hỏi những kỹ năng chuyên ngành thì có nhiều khả năng gây ra những vấn đề lớn.
- Không thể che giấu bí mật công ty vì mọi thứ đều phải tiết lộ trong công việc thực tế.
- Không có thời gian để điều chỉnh những điều cơ bản ở những vấn đề cần thiết khác.
- Đó là một loại hình công việc thử nghiệm và sai sót, có thể còn không có thời gian cho việc dạy nghề hay trao đổi ý kiến.
- Hệ thống làm của tổ chức có thể không tốt.
Đào tạo nội bộ ngoài công việc (Off Job Training)
Loại hình đào tạo tại chỗ này thường tách biệt với công việc thực tế. Đây thường là sự chuẩn bị và thực hành chuyên môn trước khi bắt đầu công việc thực tế. Hình thức đào tạo này đôi khi chỉ là nền tảng của kiến thức, hệ thống làm việc tổng thể trước khi mỗi người thực sự bắt đầu làm việc. Hoặc đôi khi đó cũng là một sự thực hành nghiêm túc phát triển trau dồi khả năng chuyên môn để rút ngắn thời gian làm việc chính thức và ít sai sót nhất có thể.
Đôi khi nó có thể công việc trong tình huống giả định. Hoặc đôi khi đó là việc rèn luyện cách sử dụng các công cụ một cách chính xác trước khi bắt đầu thực hiện công việc thực tế, v.v. Loại hình đào tạo này phù hợp với những công việc có tính rủi ro cao, cần sự rõ ràng và chắc chắn. Các tổ chức lớn có thể đã có sẵn loại hình thực tập này làm nền tảng cho mọi loại công việc, không giới hạn thời gian để bắt đầu bất kỳ công việc nào.
Điểm mạnh
- Sai sót ít bởi vì mọi người đều đã thử việc thành thạo trước khi bắt tay vào công việc thực tế.
- Nhân viên có kiến thức cơ bản vững chắc cũng như có kỹ năng và chuyên môn tốt.
- Nhân viên có niềm tin vào công việc của mình, tạo kết quả công việc tốt.
- Công việc hiệu quả hơn.
- Có thời gian để tìm hiểu, đặt câu hỏi và trao đổi ý kiến.
- Tổ chức hoạt động tốt hơn dưới dạng một thể thống nhất.
Điểm yếu
- Phải mất một thời gian dài để đào tạo. lãng phí thời gian.
- Ngân sách khá cao.
Đào tạo phát triển bản thân (Self Development Job Training)
Trong thời đại mà công nghệ ngày càng phát triển và mọi tổ chức đều muốn tiết kiệm thời gian nhất có thể. Việc đào tạo theo hình thức tự học này ngày càng đóng vai trò quan trọng. Bộ phận nhân sự (và các bộ phận khác) có thể chuẩn bị các bộ tài liệu tự học cho nhân viên trong từng bộ phận để học theo nhu cầu khác nhau của họ. Hoặc có thể là tạo ra một hệ thống E-Learning trực tuyến, một bộ công cụ học tập để tất cả nhân viên có thể tự học ở mọi địa điểm.
E-Learning thường là những kiến thức cơ bản của tổ chức mà nhân viên có thể tự học mà không gặp nhiều khó khăn. Hay đó là một bộ học tập giúp nâng cao kỹ năng làm việc ở từng vị trí giúp phát triển tiềm năng cũng như điều chỉnh sự hiểu biết và hệ thống công việc sao cho phù hợp với nhau. Hình thức đào tạo tại chỗ này thường phù hợp với những công việc phổ thông không yêu cầu nhiều về kỹ năng.
Đồng thời phù hợp với xu hướng thời nay mà các tổ chức có khối lượng kiến thức tương đối nhiều, vì với E-Learning kiến thức có thể gói gọn trong đó và người học có thể quay lại xem khi cần thiết hoặc sử dụng thời gian để học theo ý muốn của họ.
Điểm mạnh
- Tổ chức không lãng phí thời gian vào việc đào tạo tại chỗ.
- Nhân viên có thể chọn học vào thời điểm thuận tiện cho họ.
- Tiết kiệm ngân sách bởi vì kiến thức có thể được sử dụng lại mà không bị giới hạn về thời gian cũng như số lượng người.
- Quản lý phương tiện truyền thông dễ dàng. Thỏa sức sáng tạo phương thức truyền thông cũng như những kiến thức thú vị ở định dạng không giới hạn.
- Tạo sự hiểu biết đa dạng.
Điểm yếu
- Thiếu giao tiếp hai chiều (Two Way Communication) có thể gây hiểu lầm.
- Không có sự hỏi đáp hoặc khiến nhân viên không dám đặt câu hỏi.
- Khó kiểm soát kiến thức và bí mật của công ty.
- Khó kiểm soát thời gian học tập, phụ thuộc vào tiềm năng và sự quan tâm của mỗi người.
Đào tạo theo mô hình hỗn hợp (Mixed Pattern Job Training)
Đôi khi một số loại công việc nhất định có thể yêu cầu kết hợp đào tạo. Đào tạo tại chỗ cùng với làm việc thực tế (On Job Training/OJT) hoặc đào tạo ngoài công việc (Off Job Training) để chuẩn bị sẵn sàng làm việc một cách thành thạo và bắt đầu làm việc thực tế một cách hiệu quả nhất.
Đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực liên quan đến khoa học cũng như mọi ngành sản xuất. Nơi mà ngay cả một sai lầm nhỏ nhất cũng có thể có tác động rất lớn về nhiều mặt. Ngoài ra, các tổ chức ngày nay (đặc biệt là các tổ chức lớn) còn bổ sung thêm hình thức đào tạo nghề tự học (Self Development Job Training) nữa. Tất cả đều bắt buộc phải học theo vị trí công việc và kiến thức đã được chia sẻ để nhân viên có thể lựa chọn học tập theo sự quan tâm của mình và những thứ mà bản thân muốn phát triển để trở nên tốt hơn.
Điểm mạnh
- Nhân viên có kiến thức toàn diện, đầy đủ và sẵn sàng làm việc.
- Nhân viên có nhiều lựa chọn để phát triển tiềm năng, không tạo sự nhàm chán.
- Kinh doanh có ít rủi ro hơn.
- Nhân viên tiềm năng – Tổ chức hiệu quả.
- Tổ chức hoạt động có hệ thống và trật tự.
Điểm yếu
- Sử dụng ngân sách cao.
- Quá trình này mất khá nhiều thời gian.
Workshop
Hình thức đào tạo vận hành ngày càng phổ biến và lan rộng tới mọi ngành nghề là “Workshop”. Đào tạo trong công việc (On Job Training / OJT) và Đào tạo ngoài công việc (Off Job Training) thường là các khóa học bổ sung, nó có thể không phải là khóa học chính.
Nhưng bên cạnh đó, đây cũng có thể là một khóa học nghiêm túc và cấp bách cần thiết cho một số công việc. Những Workshop này thường là một hoạt động đặc biệt không được thực hiện cùng với công việc thực tế và thường không mất nhiều thời gian như những phương pháp đào tạo khác. Cũng không mất nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc tạo các hoạt động đào tạo theo hình thức này. Chìa khóa để thực hiện một buổi Workshop là việc tự mình trải nghiệm thực tế. Nó không chỉ là việc ngồi và nghe một bài thuyết trình mà là sự thực hành thực tế làm cho việc tham gia Workshop không bị nhàm chán.
Tại sao cần phải đào tạo?
Thế giới đang thay đổi rất nhanh chóng, kiến thức cũng theo đó mà thay đổi chóng mặt. Bên cạnh đó là sự cạnh tranh của các công ty khác nhau ngày càng trở nên khốc liệt hơn. Vì vậy, việc đào tạo là vô cùng quan trọng vì mỗi tổ chức phải liên tục điều chỉnh phương pháp làm việc của mình sao cho hiệu quả nhất có thể.
Mục tiêu đào tạo
- Truyền đạt kiến thức cho nhân viên Từ kiến thức cơ bản đến những kiến thức mới điều đó có lợi đối với sự phát triển tiềm năng cá nhân
- Điều chỉnh hệ thống công việc của tổ chức để có cùng định hướng.
- Tăng khả năng của mỗi cá nhân để có thể cạnh tranh với những cá nhân khác hoặc các công ty đối thủ.
- Tăng tiềm năng của tổ chức.
- Truyền thụ kiến thức mới đến nhân viên.
- Giảm chi phí vận hành bằng cách phát huy tối đa tiềm năng công việc.
Lợi ích của việc đào tạo
- Cá nhân có thể phát triển khả năng của chính mình để nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra kết quả tốt hơn.
- Tổ chức có những kiến thức mới, có lợi cho công việc của tổ chức.
- Tổ chức có định hướng làm việc rõ ràng, không bị phân tán, giúp đạt được mục tiêu dễ dàng hơn.
- Có thể giúp nâng cao hiệu quả của tổ chức.
- Có thể giúp giảm chi phí vận hành do làm việc hiệu quả hơn.
- Nhân viên luôn mong muốn phát triển bản thân.
KẾT LUẬN
Việc đào tạo (Job Training) cho nhân sự là rất cần thiết. Bởi quá trình này sẽ làm cho nhân viên hiểu được công việc của mình, giúp làm việc chính xác và hiệu quả. Nếu không được đào tạo gì, có thể sẽ gây ra những tác động tiêu cực đến công việc và sẽ ảnh hưởng lớn đến tổ chức. Đồng thời, việc đào tạo bổ sung để nâng cao tiềm năng phát triển bản thân của nhân viên cũng là điều cần thiết. Bên cạnh việc nhân viên sẽ được nâng cao hiệu suất làm việc, tiềm lực doanh nghiệp cũng sẽ phát triển theo. Và nhiệm vụ chăm lo các chương trình đào tạo khác nhau là sứ mệnh quan trọng của bộ phận Nhân sự (HR) và sẽ không ngừng phát triển đối với cá nhân cũng như tổ chức.
