- Deadline là gì?
Deadline là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong công việc. Đó là thời gian cố định để kết thúc một công việc cụ thể. Nếu không có deadline thì mọi công việc sẽ bị thả trôi, không có sự kiểm soát, theo dõi thì sẽ không bao giờ có thể đảm bảo tiến độ công việc. Với kinh nghiệm nhiều kỳ chạy deadline và multi-tasking tại Ecomobi, mình xin phép chia sẻ tới mọi người các bí kíp cá nhân của mình để các bạn tham khảo và không còn sợ hãi trước mỗi mùa Deadline nữa.
- Hướng dẫn cách tránh tình trạng trễ Deadline
Tip 1: Lập kế hoạch làm việc
Với nhiều bạn thì việc lập kế hoạch làm việc thật sự nhỏ bé, và các bạn vẫn có thể sẽ rất tự tin không cần lên kế hoạch làm việc mà bạn vẫn đảm bảo deadline thì đâu cần lập kế hoạch? Vậy là bạn đã nhầm rồi đó. Đúng là bạn sẽ có thể sắp xếp và hoàn thành mọi công việc mà không lên kế hoạch với điều kiện số lượng công việc và deadline mà bạn đang chịu trách nhiệm không quá 10 việc. Khi giới hạn vượt quá con số 10, bạn sẽ gặp rắc rối ngay. Các deadline sẽ lẫn lộn vào nhau và khiến bạn rối tung. Bởi vậy, hãy tập thói quen lập kế hoạch với từng công việc theo các mục cơ bản sau:
- Từng step để hoàn thành công việc
- PIC cần phối hợp trong từng step
- Deadline cụ thể với từng step
Tip 2: Việc hôm nay không để ngày mai
Hãy bắt đầu học cách đánh giá mức độ ưu tiên của từng công việc kể cả nhỏ nhất để có thể ưu tiên hoàn thành các công việc gấp ngay trong ngày trước. Không nhất thiết phải hoàn thành hết mọi công việc hàng ngày vì như thế rất áp lực cho bản thân và dễ xảy ra sai sót nếu bạn làm trong tình trạng gấp gáp.
Tip 3: Sử dụng Gantt Chart
Biểu đồ Gantt chart là mô hình được sử dụng để quản lý tiến độ hiệu quả nhất hiện nay. Khi bạn có nhiều task và thời hạn trùng lặp, Gantt chart rất hiệu quả trong việc theo dõi và xử lý công việc
Biểu đồ này sẽ giúp bạn nhìn ra rất rõ các công việc nào cần làm song song cùng lúc, những công việc nào cần công việc trước đó kết thúc mới có thể bắt đầu làm được để đảm bảo giúp bạn hoàn thành dự án đúng tiến độ nhất
Tip 4: Biết lượng sức mình, Say No đúng lúc đúng việc
Trước khi nhận thêm các công việc mới, hãy nhìn nhận lại một lượt tất cả công việc bạn đang cần hoàn thành, đánh giá xem bạn có khả năng nhận thêm hay không. Nếu bạn đã quá overload hãy đừng ngại mà từ chối sếp của bạn
Tip 5: Sắp xếp việc ưu tiên
Khi có trong tay danh sách dài những việc phải làm, đây là lúc bạn phân loại thứ tự ưu tiên của chúng. Bạn hãy lên kế hoạch để giải quyết các nhiệm vụ khó khăn và cấp bách trước tiên.
Tip 6: Chia nhỏ công việc
Hãy chia mỗi task lớn thành những task nhỏ; sau đó viết ra giấy note và dán ở bàn làm việc để có thể dễ dàng theo dõi. Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp với các ứng dụng quản lý thời gian, quản lý công việc để nhân đôi hiệu quả quản lý deadline.
Tip 7: Tối ưu hóa công việc
Nếu hàng ngày / hàng tuần bạn phải làm những công việc lặp đi lặp lại y hệt nhau, hãy tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để rút ngắn thời gian xử lý chúng
