Giới thiệu phương pháp Bỏ – Giảm – Đổi trong 5S

5S là gì và lợi ích của nó đối với đời sống doanh nghiệp chắc hẳn mọi người cũng đã biết đến. Bài viết này mình xin phép được giới thiệu một phương pháp áp dụng trong 5S để quy trình được hiệu quả và dễ thực hiện hơn. Phương pháp mình đã được training trong thời gian làm việc tại Công ty về sản xuất. Và mình nghĩ nó cũng phù hợp để thực hiện đối với Doanh nghiệp thương mại như Ecomobi.

KHÁI NIỆM CHUNG VỀ 5S

Phương pháp 5S là triết lý quản lý của Nhật Bản, để quản lý và sắp xếp tại môi trường làm việc. Nó đã được chứng minh mang lại hiệu quả cải thiện năng suất, an toàn và tinh thần nơi làm việc.

Từ viết tắt 5S trong tiếng Nhật là tượng trưng cho Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shishin (Sẵn sàng). Thật trùng hợp là tiếng Việt cũng có nghĩa sát và khớp với 5 chữ S 🙂

Trong đó bước đầu tiên và quan trọng nhất là hoạt động Sàng lọc và Sắp xếp.

PHƯƠNG PHÁP BỎ – GIẢM – ĐỔI TRONG SÀNG LỌC VÀ SẮP XẾP

Bỏ, Giảm, Đổi (sau đây viết tắt là BGD) là phương pháp được áp dụng trong hoạt động Sàng Lọc và Sắp xếp của 5S nhằm loại bỏ những vật dụng không cần thiết, giảm thiểu số lượng vật dụng cần thiết và sắp xếp lại vị trí của các vật dụng một cách hợp lý.

Yếu tố chính:

Bỏ (Loại bỏ): Xác định và loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc.

Giảm (Giảm thiểu): Giảm thiểu số lượng vật dụng cần thiết xuống mức tối thiểu.

Đổi (Sáp nhập): Sáp nhập nhiều vật dụng hoặc quy trình thành một quy trình duy nhất, hiệu quả hơn.

Cách thực hiện:

Bỏ: Loại bỏ hoàn toàn những vật dụng không cần thiết, hư hỏng, hoặc không sử dụng đến trong thời gian dài. Ví dụ: giấy tờ cũ, vật dụng hỏng hóc, dụng cụ không sử dụng, phế liệu, v.v.

Giảm: Giảm thiểu số lượng vật dụng cần thiết đến mức tối đa. Chỉ lưu trữ những vật dụng thực sự cần thiết cho công việc. Áp dụng triệt để “sử dụng chung” và “chia sẻ” vật dụng.

Đổi: Thay thế những vật dụng cũ, hỏng hóc bằng những vật dụng mới, hiệu quả hơn. Sắp xếp lại vị trí của các vật dụng một cách hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng. Sử dụng các giá kệ, tủ đựng đồ, bảng ghi chú để phân loại và sắp xếp vật dụng khoa học.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN BỎ – GIẢM – THIỂU

Bước 1: Xác định vật bằng cách đặt câu hỏi What: Đây là vật gì, mục đích để làm gì, có bỏ hẳn được không, nếu không thì có nhất thiết phải tồn tại với số lượng như vậy không hay có thể giảm bớt cũng không sao

Ví dụ: Máy in dùng trong VP có mục đích gì, số lượng máy in VP đang có là bao nhiêu chiếc, khi có máy in Cogo dùng chung thì có nên giảm hay bỏ bớt máy in trong VP thì có được không, ảnh hưởng nhiều không

Bước 2: Trả lời câu hỏi Where: Vật này xuất hiện ở vị trí nào, công đoạn nào, vì sao phải là ở đó, có thể gộp với vật cùng loại ở vị trí khác được không hoặc ở chỗ khác gần hơn/xa hơn/cao hơn/thấp hơn, ở công đoạn khác trước hoặc sau bây giờ thì có tốt hơn không?

Ví dụ: Máy in đặt trên quầy lễ tân của VP, tại sao lại để đó, nó có tiện ích cho công việc của team hay sử dụng in ấn giấy tờ không, có nên điều chuyển ra chỗ nào khác thực sự hợp lý hơn không?

Bước 3: Trả lời câu hỏi Who, những ai sẽ là người làm vật này hoặc thao tác này, tại sao lại phải là những người đó, có thể là 1 người làm được không hoặc có thể giao cho người khác làm sẽ tốt hơn không?

Ví dụ: Sale admin có phải người duy nhất biết sử dụng máy in không, khi các nhân viên khác cần in, có thể tự in được không hay phải nhờ qua sale admin

Bước 4: Trả lời câu hỏi How, cách thức làm ra vật này hoặc cách thức làm thao tác này là như thế nào, tại sao phải làm theo cách đó, có thể làm theo cách đơn giản hơn không?

Ví dụ: Có thể sử dụng nhiều máy in nhỏ công suất và chất lượng thấp như hiện trạng hay nên dùng một máy in lớn để nâng cao công suất sử dụng và chất lượng in không

Cứ như vậy chúng ta sẽ có muôn vàn cách thức để sàng lọc, sắp xếp sao cho tối ưu hóa mục đích và cách thức của 1 sự vật hiện tượng.

Ví dụ: Qua các câu hỏi về máy in, ta có thể sàng lọc và sắp xếp lại bằng cách: Bỏ qua bước gửi nhu cầu in cho Sale admin để người trực tiếp có nhu cầu thực hiện nhanh hơn, Giảm số lượng máy in không cần thiết trong VP (thanh lý máy in), Đổi vị trí đặt máy in hoạt động được tối ưu (tốt nhất gần nơi có nhiều người thường xuyên sử dụng máy in).

LỢI ÍCH CỦA BỎ – GIẢM – THIỂU

Tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, an toàn và hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm, di chuyển và sử dụng vật dụng.

Nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động.

Giảm thiểu lãng phí cho Doanh nghiệp.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức làm việc của nhân viên.

Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.