Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một hệ thống quản trị dự án phổ quát nhằm xác định và trao trách nhiệm giữa các cá nhân cụ thể đối với một nhiệm vụ hoặc qui trình. Nó được xây dựng nhằm xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân đối với quá trình thực hiện từng công việc cụ thể.
Cụ thể, ma trận RACI có các bộ vai trò chính:
- Responsible (R): Người có trách nhiệm về công việc.
- Accountable (A): Người có trách nhiệm cuối cùng đối với công việc và bảo đảm rằng nó được hoàn thành.
- Consulted (C): Những người được tư vấn về công việc và đảm bảo đề xuất của họ được chấp nhận.
- Informed (I): Những người muốn được biết đến tiến trình và kết quả của công việc.
Việc sử dụng ma trận RACI giúp: Xác định một cách rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên để tránh sự chồng chéo và nhập nhằng trong việc giao nhiệm vụ. Đồng thời, cần đảm bảo mọi bên liên quan được tham gia đầy đủ và được thông tin kịp thời. Mục tiêu là tối ưu hóa hiệu quả và năng suất của dự án.
Các bước tạo ma trận R.A.C.I trong quản lý dự án
Bước 1: Phải liệt kê mọi nhiệm vụ, công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án một cách chính xác và đầy đủ.
Bước 2: Xác định rõ ràng tất cả các bên liên quan, bao gồm cá nhân, nhóm và phòng ban có liên quan tới dự án. Điều này giúp đảm bảo sự trơn tru và hiệu quả trong việc thực hiện dự án, cũng như tạo điều kiện cho sự hợp tác và phối hợp giữa các bên.
Bước 3: Xác định vai trò và trách nhiệm
- Xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm (Responsible) thực hiện từng nhiệm vụ.
- Xác định ai là người cuối cùng chịu trách nhiệm (Accountable) đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành.
- Xác định ai là người cần được tham vấn (Consulted) về từng nhiệm vụ.
- Xác định ai cần được thông báo (Informed) về tiến độ và kết quả của từng nhiệm vụ.
Bước 4: Xây dựng ma trận RACI
Một bảng được tạo với các task làm hàng và các bên liên quan làm cột. Sau đó, các ô tương ứng với vai trò R, A, C, I của từng bên liên quan đối với mỗi nhiệm vụ sẽ được điền vào.
Bước 5: Rà soát và cập nhật ma trận RACI
Định kỳ rà soát và cập nhật ma trận RACI nhằm phản ánh những thay đổi tại dự án, đảm bảo nhiệm vụ được phân công rõ ràng – chính xác và không có sự chồng chéo.
