Trong môi trường làm việc ngày nay, các yêu cầu luôn thay đổi và chồng chéo nhau, việc sắp xếp, quản lý được các ưu tiên mang tính cạnh tranh là một kỹ năng thiết yếu.
Hãy tưởng tượng một chủ doanh nghiệp nhỏ đang cần phải cân đối sổ sách, quản lý nhân viên, và đổi mới quy trình hoạt động, trong khi vẫn giữ cho khách hàng hài lòng… Tất cả các mục tiêu đều có tầm quan trọng ngang nhau. Ví dụ này không có gì lạ lùng với mỗi người trong chúng ta; chúng là thực tế đang diễn ra hàng ngày, và thường gây ra căng thẳng trong môi trường làm việc cũng như trong cuộc sống.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao phải chủ động kiểm soát được vấn đề này, thay vì để các luồng công việc kéo chúng ta đi mọi hướng.
Hiểu Về Các Ưu Tiên Mang Tính Cạnh Tranh
Hiểu một cách đơn giản thì các ưu tiên mang tính cạnh tranh giống như hai hay ba giọng nói cùng nói lớn một lúc trong đầu vậy. Điều này xảy ra khi chúng ta có nhiều mục tiêu đòi hỏi sự chú ý của chúng ta cùng một lúc.
Ví dụ về các ưu tiên mang tính cạnh tranh tại nơi làm việc có thể là phòng marketing muốn khởi động một chiến dịch cùng lúc phòng IT có lịch cập nhật hệ thống. Mỗi nhóm, bộ phận có một tập hợp các ưu tiên riêng, một nhịp điệu riêng, và một tầm nhìn riêng về ‘sự khẩn cấp’. Những nhóm, bộ phận này không nhất thiết đối nghịch nhau; chỉ là nhu cầu và thời gian của họ không thể luôn đồng bộ.
Thách thức ở đây không chỉ là xử lý nhiều nhiệm vụ; mà là xử lý các quan điểm, nhu cầu và mức độ khẩn cấp khác nhau. Hiểu điều này là bước đầu tiên để quản lý hiệu quả những sự cạnh tranh này.
Cách Quản Lý Các Ưu Tiên Mang Tính Cạnh Tranh
Các chiến lược và mẹo sau đây có thể giúp bạn sắp xếp lại gọn gàng danh sách công việc của mình và để các mục tiêu, nhiệm vụ lớn hơn nổi lên trên cùng.
1. Tận Dụng Các Mô Hình Ưu Tiên
- PHƯƠNG PHÁP SIÊU CẤU TRÚC (The Superstructure Method)
Hãy nghĩ về các nhiệm vụ của bạn như một tòa nhà:
– Các ‘Điều Phải Có’ là nền móng — không có chúng, mọi thứ khác sẽ sụp đổ.
– Các ‘Điều Nên Có’ là tường và mái — quan trọng, nhưng không quan trọng bằng nền móng.
– Các ‘Điều Có Thì Tốt’ là sơn và trang trí — đẹp thì tốt, nhưng không cần thiết để tòa nhà đứng vững.
- MA TRẬN KHẨN CẤP VÀ QUAN TRỌNG (Urgent and Important Matrix)
Mô hình này, còn được gọi là Ma trận Eisenhower, ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng; hướng dẫn bạn những gì cần làm ngay, những gì cần lên kế hoạch, những gì cần giao phó, và những gì cần loại bỏ.
2. Hình Dung Các Kết Nối và Sự Phụ Thuộc
Hãy dành một chút thời gian để xem xét các mảnh ghép trong bộ xếp hình. Bạn có bao giờ nhận thấy rằng dễ dàng lắp ráp một bức tranh hơn khi bạn đã thấy toàn bộ hình ảnh mẫu trên hộp không? Tương tự, trong thế giới công việc hỗn loạn của chúng ta, việc lùi lại và nhìn vào bức tranh toàn cảnh là cần thiết.
SƠ ĐỒ TƯ DUY (MIND MAPPING)
Hãy tưởng tượng các nhiệm vụ của bạn như một mạng lưới rộng lớn, có kết nối. Sơ đồ tư duy giúp bạn vẽ ra mạng lưới này. Nó cho phép bạn thấy cách một nhiệm vụ phân nhánh ra các nhiệm vụ khác, cách các ý tưởng liên kết, và đâu là nơi bạn cần tập trung vào.
Giống như khi dọn dẹp một căn phòng — khi bạn bày mọi thứ ra, bạn có thể thấy những gì bạn có, những gì bạn không cần, và những gì nên chiếm vị trí trung tâm.
BIỂU ĐỒ LUỒNG (FLOW CHARTS)
Nếu sơ đồ tư duy là mạng lưới, thì biểu đồ luồng là các con đường. Chúng hướng dẫn bạn qua các quy trình, từng bước một, cho bạn thấy nơi bạn bắt đầu, nơi bạn có thể gặp khó khăn, và nơi bạn sẽ kết thúc.
Bằng cách hình dung các quy trình theo cách này, bạn không chỉ tổ chức, sắp xếp được hành trình của mình mà còn phát hiện và giải quyết những chướng ngại vật khó chịu.
Cả hai phương pháp này dùng để brainstorming, giúp bạn điều hướng, tổ chức các nhiệm vụ bằng cách cho bạn thấy bức tranh toàn cảnh.
3. Phân Tích Tác Động Của Nguồn Lực
Có một sự thật là: Chúng ta có nguồn lực hạn chế, dù đó là thời gian, tiền bạc, hay nhân lực. Nguồn lực giống như năng lượng trong một cục pin — chúng có thể cạn kiệt. Và khi chúng ta 1 list các ưu tiên mang tính cạnh tranh, việc biết chỗ và cách sử dụng năng lượng, nguồn lực đó là điều tối quan trọng.
ĐÁNH GIÁ ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC ƯU TIÊN MANG TÍNH CẠNH TRANH LÊN CÁC NGUỒN LỰC CÓ SẴN
Giả sử bạn là một Project Manager trong một công ty Marketing Agency. Bạn có 1 bạn designer, 2 bạn content viết bài, và trước mắt là ba chiến dịch cho ba khách hàng khác nhau với các deadline rất gần nhau. Nếu bạn giao cho designer làm cho cả ba chiến dịch mà không xem xét kỹ khối lượng công việc, khả năng cao là bạn sẽ làm cho designer bị overload và chất lượng thiết kế sẽ không cao.
Bạn cần đánh giá ảnh hưởng của các ưu tiên mang tính cạnh tranh, có nghĩa là ngồi lại với designer, xem xét lịch trình của họ và đánh giá thực tế họ có thể xử lý bao nhiêu. Điều này có nghĩa là bạn có thể cần thuê ngoài một số đầu việc thiết kế cho một trong các chiến dịch để duy trì chất lượng công việc và hiệu suất của bạn designer.
TẠO KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN LỰC
Khi bạn đã có một bức tranh rõ ràng, đã đến lúc lập kế hoạch. Đây là về việc đảm bảo rằng các nhiệm vụ ưu tiên cao có các nguồn lực cần thiết và không có ưu tiên nào bị bỏ lại.
Hãy tiếp tục với ví dụ Marketing Agency ở trên, một chiến dịch là cho một khách hàng cao cấp, chiến dịch thứ hai là cho một khách hàng nhỏ tiềm năng cho hợp tác dài hạn, và chiến dịch thứ ba là một dự án một lần với ngân sách thấp.
Dựa trên ưu tiên và tác động của từng chiến dịch, bạn có thể phân bổ 60% nguồn lực của mình (thời gian và kỹ năng của nhóm) cho khách hàng cao cấp, 30% cho khách hàng nhỏ tiềm năng, và 10% cho dự án một lần. Điều này đảm bảo rằng dự án lớn nhất, có tác động nhất nhận được phần lớn các nguồn lực, nhưng các dự án nhỏ hơn cũng không bị bỏ qua.
4. Giao Tiếp Mở Rộng
Nếu bạn có nhiều quản lý mỗi người giao cho bạn một nhiệm vụ “ưu tiên hàng đầu”, mọi thứ sẽ trở nên rối rắm.
Dưới đây là các cách bạn có thể tiếp cận và giao tiếp với quản lý của mình:
TRÌNH BÀY TRẠNG THÁI HIỆN TẠI CỦA BẠN
Với danh sách nhiệm vụ hiện tại trong tay, bạn cần ngồi lại và trình bày với quản lý chính hoặc Quản lý Dự án của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có được cái nhìn rõ ràng về tình hình và cảm nhận tốt hơn về các đầu việc cũng như cam kết của bạn.
Bước này là để bạn sắp xếp các công việc của mình.
HỎI ĐỂ HIỂU
Các câu hỏi rõ ràng sẽ giúp làm sáng tỏ những tình huống rối ren, mờ mịt. Một số câu hỏi hữu ích có thể là:
– “Anh/chị có thể giúp tôi hiểu tác động của nhiệm vụ này nếu được hoàn thành vào ngày … không?”
– “Nhiệm vụ này nằm ở đâu trong timeline hoặc mục tiêu của dự án?”
– “Những sự phụ thuộc của các nhiệm vụ hoặc có ai đang chờ nhiệm vụ này được hoàn thành không?”
Điều này không phải là để né tránh, bàn lùi, mà là để tìm hiểu rõ ràng.
THIẾT LẬP CÁC ƯU TIÊN RÕ RÀNG
Sau những cuộc thảo luận đó, bây giờ bạn đã có thể tạo ra danh sách ưu tiên cho từng đầu việc, nhiệm vụ, hay mục tiêu; để việc vận hành được trơn tru.
STAY IN THE LOOP
Lưu ý rằng, các ưu tiên luôn có thể thay đổi. Ưu tiên đặc biệt của ngày hôm nay có thể trở nên không quá quan trọng vào ngày mai. Khi các dự án phát triển và khi các nhiệm vụ mới xuất hiện,cần phải giữ cho sự giao tiếp được thông suốt và rõ ràng.
Việc chủ động với các cuộc thảo luận, thông báo trong luồng email, group chat… đảm bảo rằng bạn không bị missed những thông tin quan trọng và bị gặp phải những bất ngờ vào phút cuối.
5. Điều Chỉnh Thời Gian
Khi các ưu tiên thay đổi trong công việc, các timeline dự án của chúng ta cũng có thể cần phải đi đường vòng hoặc một lộ trình mới hoàn toàn.
Và vấn đề cốt lõi ở đây là sự minh bạch.
Một timeline bị outdate giống như một bản đồ cũ – nó không hiển thị các con đường mới hoặc các con đường đang được xây dựng. Giữ mọi thứ được cập nhật mới đảm bảo rằng các bên liên quan, quản lý và thành viên nhóm có một bức tranh rõ ràng về mọi thứ và tiến trình của dự án.
Khi dự án cần thay đổi theo một hướng khác bạn bắt đầu bằng cách xác định các nhiệm vụ hoặc các cột mốc cần điều chỉnh. Có thể một số nhiệm vụ kéo dài hơn dự kiến, hoặc có thể một nhiệm vụ mới ưu tiên hàng đầu xuất hiện. Khi bạn đã nắm bắt được những gì đã thay đổi, điều chỉnh ở các timeline đó, bạn cần thông báo các thay đổi này đến các bên liên quan. Đó là như thông báo cho các bạn đồng hành của bạn về sự thay đổi trong lộ trình. Điều này giữ cho mọi người trong vòng thông tin, tránh sự bất ngờ, và thiết lập kỳ vọng rõ ràng.
Điều chỉnh dòng thời gian là một động thái chủ động, một dấu hiệu cho thấy bạn đang đồng bộ với thực tế của dự án và mong muốn cung cấp thông tin đầy đủ tới mọi người.
6. Phân Chia Công Việc
Phân chia công việc không chỉ là giảm tải công việc; nó còn giúp phát triển tính sở hữu và cộng tác của những người xung quanh. Nó báo hiệu sự tin tưởng, tăng cường động lực và sự tham gia. Từ đó, dự án được hưởng lợi từ đa dạng các thế mạnh của mỗi người.
Để phân chia công việc hiệu quả, trước tiên hãy xem xét kỹ danh sách nhiệm vụ của bạn. Những gì cần kỹ năng của bạn và những gì có thể người khác xử lý?
Quản lý các ưu tiên mang tính cạnh tranh là một kỹ năng phức tạp nhưng không thể thiếu trong môi trường làm việc bận rộn ngày nay.
Bằng cách thực hiện các chiến lược mà tôi đã thảo luận ở trên, năng suất sẽ không bị giảm sút khi các yêu cầu xuất hiện. Thực tế, với cách tiếp cận đúng, bạn và nhóm của bạn có thể duy trì năng suất cao và đồng bộ, ngay cả khi đối mặt với nhiều yêu cầu quan trọng.
