Ngày nay, việc giao tiếp qua email ngày càng thông dụng trong tổ chức và cá nhân. Những email được viết tốt không chỉ giúp tăng cường hiệu quả làm việc mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và mang lại ấn tượng tích cực. Mình có cơ hội được làm việc dưới những người sếp tốt, được chỉ dạy từ những lưu ý nhỏ nhất khi gửi email cho khách hàng hay cá nhân để thể hiện rõ ràng thông tin và thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân mình. Dưới đây là những điều mình thường xuyên làm khi viết email:
1. Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn:
Tiêu đề là yếu tố đầu tiên người nhận thấy và quyết định liệu email đó có được mở hay không. Nên sử dụng tiêu đề ngắn gọn, phản ánh nội dung chính và tránh sử dụng chữ in hoa quá mức như nhiều người vẫn hay lạm dụng nha.
2. Bắt đầu với lời chào thích hợp:
Luôn luôn bắt đầu email bằng một lời chào như để tạo cảm giác thân thiện và lịch sự. Bạn cần phải xác định rõ đối tượng gửi mail là ai, những người được cc để nắm thông tin là ai để gửi lời chào thật chuyên nghiệp. Ví dụ:
+ Nếu đối tượng nhận email là 1-2 người hoặc xác định 1 đầu mối chính trong 1 team, cần nhắc tên: “Hi chị Trang”, “Dear anh Hưng, chị Dung”, “Dear Thư – OP Team”…
+ Nếu đối tượng nhận mail là 1 team, cần nhắc tên bộ phận của họ: “Gửi People Team”, “Xin chào Nguyễn Kim Marketing Team”…
+ Cần cc tên các bộ phận nếu họ cần được nhận thông tin trong email
3. Cần nhấn mạnh nội dung quan trọng:
Email nên được viết ngắn gọn và bôi đậm, in nghiêng, gạch chân, tô màu… để làm nổi bật các ý chính cần tập trung như thời gian, deadline, địa điểm, tên người…
4. Đính kèm tệp ngay khi viết:
Viết đến đâu đính kèm đến đấy, sau đó hãy định dạng hay chỉnh sửa văn bản.
5. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email:
Mình tạo thói quen này cũng lâu rồi, chỉ vì từng mắc sai lầm khi lỡ tay ấn gửi mail trong khi mail chưa chốt xong thông tin hợp tác với cả file làm việc đính kèm. Bị log vi phạm chỉ là 1 chuyện, đi xin lỗi khách hàng và gửi lại mail khác mới ngại hehe.
6. Đảm bảo các thành phần cần có trong email:
+ Mục đích gửi email
+ Kêu gọi hành động sau khi nhận được email (phản hồi, confirm, deadline…)
+ Lời chào, cảm ơn hoặc phương thức liên hệ nếu cần sau khi kêu gọi hành động
Có thể mọi người chưa thấy được tầm quan trọng của 1 chiếc email chuyên nghiệp nhưng thực sự người nhận email có thể đánh giá hoặc được gây ấn tượng bởi 1 email ngắn gọn, mạch lạc, đầy đủ và chuyên nghiệp đấy. Bằng việc đọc bài viết này và áp dụng liên tục + bị phạt vài lần, bạn sẽ thành thạo các lưu ý quan trọng khi viết email đó ạ. Cảm ơn các sếp em đã răn dạy để em có được bài sharing này ạ <3
