Một trong những kỹ năng rất quan trọng để có thể mang lại hiêu suất công việc cao đó là kỹ năng quản lý. Ở tất cả các cấp độ nhân viên, chúng ta đều cần quản lý công việc của chính chúng ta trước khi nghĩ tới việc quản lý công việc của người khác.
Do đó việc đầu tiên chúng ta cần làm là điều chỉnh lại mind set của bản thân về việc quản lý chính mình.
Mình đã từng hỏi rất nhiều đồng nghiệp, cấp dưới rằng họ có tự quản lý công việc hàng ngày của chính mình không? Hầu hết câu trả lời mình nhận được là KHÔNG, chúng ta đã có các báo cáo phân chia công việc theo team rồi thì cứ follow thôi còn cần quản lý riêng làm gì nữa :))
Vậy còn bạn thì sao? Đọc tới đây thì câu trả lời của bạn là gì?
Trước khi đi vào việc mình đã quản lý công việc cá nhân như nào, chúng ta cùng tìm hiểu xem tại sao cần phải self-manage nhé.
WHY not?
Để trực quan hơn, chúng ta thử tưởng tượng xem nếu KHÔNG quản lý công việc cá nhân thì sẽ có chuyện gì xảy ra. Dưới đây là 1 vài câu hỏi gợi ý:
- Làm thế nào để bạn sắp xếp công việc của mình trong 1 ngày (đúng, đủ, có lộ trình…)
- Tới cuối ngày làm sao để biết mình đã làm tốt hay không tốt? => đề ra action cải thiện/rút kinh nghiệm
- Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh hoặc lesson learn => làm sao để log lại, log vào đâu?
- Sau 3-6 tháng làm sao để đánh giá lại chính mình?
- Khi bị sếp hỏi hoặc cần show evidence về những việc mình đã làm hôm qua/tuần trước/tháng trước thì check ở đâu?
- ….
Còn rất rất nhiều tình huống khác nữa, nếu chúng ta không có sự chuẩn bị, vậy để trả lời các câu hỏi trên, các bạn sẽ làm thế nào? Mất bao lâu để có dữ liệu báo cáo? Phải chăng lúc nào dữ liệu cũng sẽ sẵn sàng để báo cáo nếu như mình hỏi Q1/2022 bạn đã làm gì tại ECO?
Vậy cụ thể chúng ta cần quản lý cái gì? WHAT?
Dưới đây là một số vấn đề mình gợi ý dựa theo kinh nghiệm của bản thân:
- Bạn cần biết hôm nay bạn cần làm chi tiết những việc gì? Cố gắng break nhỏ thành các task vụ <2h làm việc.
- Với mỗi đầu việc đó, bạn dự kiến cần bao lâu để thực hiện?
- Trong suốt cả ngày, trạng thái của các task vụ đó được update như thế nào? Thời gian thực tế bạn cần có đúng như đã estimate hay không? Có vấn đề gì phát sinh hoặc ghi chú trạng thái hiện tại ra sao?
- Thứ tự thực hiện các công việc đó được sắp xếp như thế nào?
=> Với những dữ liệu trên, mình tin rằng công việc một ngày của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nhiều :))
Lưu ý: Các task vụ phát sinh có thể được thêm vào file kế hoạch bất cứ khi nào trong ngày.
Áp dụng & bắt đầu như thế nào? HOW?
Thực tế thì mình đã xây dựng và thực hiện việc quản lý này với mind set của Scrum dựa trên: tính minh bạch, tính kiểm tra và tính thích ứng. Chúng ta có thể xem lại log công việc của bất kì ngày nào trong quá khứ, sẵn sàng thay đổi và điều chỉnh công việc trong ngày, và cải tiến hàng ngày để bản thân làm việc hiệu quả hơn chính mình của ngày hôm qua.
Để bắt đầu mọi người có thể thử các bước sau:
- Xây dựng 1 file log công việc hàng ngày (nên sử dụng google sheet để lưu trữ online, lâu dài)
- Hàng ngày trước khi bắt đầu thực hiện công việc, dành 5-10 phút để plan công việc của chính mình
- Update tiến độ/trạng thái công việc liên tục trong ngày. Nếu có công việc phát sinh, bạn chủ động chèn vào hôm nay hoặc ngày nào đó trong tương lai để đảm bảo việc không bị miss. :))
- Cuối ngày dành 5-10 phút để review lại công việc đã làm
Tip: mỗi tháng làm thành 1 sheet :)) như vậy file log của riêng bạn có thể lưu trữ data toàn bộ thời gian bạn làm tại 1 công ty.
Đặt 1 cái tên thật funny và tạo động lực cho file log này cũng giúp bạn khởi đầu ngày mới với một tâm trạng tốt nè.
Mình đã từng lấy tên file của mình là “Log làm việc của đại ka Minh :v”
Hi vọng mọi người có thể có chiêm nghiệm và áp dụng cho bản thân từ kinh nghiệm mình vừa chia sẻ.
