Đã bao giờ bạn nghe thấy câu “Làm BA là suốt ngày ngồi viết tài liệu” chưa? Sự thật đúng là BA luôn gắn liền với Tài liệu như Mr Bean gắn liền với gấu Teddy vậy =))). Tài liệu chính là kết quả đầu ra cho quá trình “moi móc” và phân tích không ngừng của BA. Hôm nay hãy cùng mình tìm hiểu về “kết tinh trí tuệ” của BA nha ^^
Tầm quan trọng của tài liệu
Từ xưa đến này chúng ta đều biết tài liệu rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống, trong lĩnh vực phát triển phần mềm, điều này cũng không ngoại lệ. Cùng điểm danh 1 số lợi ích của tài liệu BA viết ra trong phát triển phần mềm nhé:
- Làm rõ các mục tiêu và yêu cầu kinh doanh
- Mô tả chi tiết hệ thống giúp dễ dàng transfer
- Hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống
- …
Các loại tài liệu được viết bởi BA
Tùy vào yêu cầu của từng công ty mà các loại tài liệu BA viết có thể khác nhau, có thể kể đến những cái tên sau:
- Tài liệu tầm nhìn dự án
- Kế hoạch phân tích kinh doanh
- Tài liệu đặc tả kinh doanh (BRD)
- Tài liệu đặc tả yêu cầu (FRS)/Tài liệu đặc tả chức năng (FSD)
- Đặc tả yêu cầu hệ thống (SRS)
- Tài liệu hướng dẫn
- User story
- Wireframe, Mock-up
- Tài liệu kiểm thử trong UAT
- …
Trong số đó, có 1 số loại tài liệu đặc biệt quan trọng mà mình sẽ phân tích cụ thể hơn dưới đây
Tài liệu đặc tả kinh doanh (BRD)
Tài liệu đặc tả kinh doanh hay thường gọi là BRD (Business Requirement Document) là 1 loại tài liệu dùng để mô tả về yêu cầu kinh doanh của sản phẩm hoặc quy trình và kết quả cuối cùng được mong đợi từ sản phẩm/quy trình đó. Tài liệu BRD thường được viết khi kick-off dự án
Các thành phần trong tài liệu đặc tả kinh doanh gồm:
- Bối cảnh dự án
- Mục đích và mục tiêu kinh doanh
- Các bên liên quan trong dự án
- Phạm vi yêu cầu
- Các yêu càu tính năng (ở mức tổng quan)
- Yêu cầu về mặt dữ liệu (nếu có)
- Các yêu cầu phi chức năng (nếu có)
- Yêu cầu về giao diện (nếu có)
- Giải thích các định nghĩa/thuật ngữ kinh doanh trong tài liệu
- Xác định sự ràng buộc của hệ thống với các hệ thống khác
- Các hạn chế và giả định (nếu có)
Tài liệu đặc tả yêu cầu hệ thống (SRS)
Tài liệu đặc tả yêu cầu hệ thống hay SRS (System Requirement Specification) là tài liệu dùng để mô tả chi tiết hệ thống sẽ làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu trong BRD. Tài liệu SRS thường được sử dụng để tranfer tính năng cho team phát triển và là tài liệu thường xuyên được sử dụng nhất
Các thành phần trong tài liệu đặc tả yêu cầu hệ thống gồm:
- Chức năng của sản phẩm
- Đặc điểm của người dùng
- Những hạn chế chung
- Điều kiện và sự phụ thuộc
- Yêu cầu chi tiết về giao diện
- Yêu cầu chi tiết về các tính năng
- Yêu cầu chi tiết về phi chức năng
- Thiết kế của tính năng
- Các sơ đồ: sơ đồ trình tự, luồng dữ liệu, sơ đồ chuyển trạng thái
- Quản lý thay đổi của tài liệu
User story
User story là 1 tài liệu dùng để mô tả yêu cầu về chức năng trên hệ thống, được viết từ quan điểm của người dùng cuối để nói về những thứ mà người dùng mong muốn.
User story thường được viết theo công thức: As a <who> i want <what> so that <why> để mô tả cụ thể 1 tính năng mà 1 đối tượng người dùng mong muốn và lý do cần phải làm tính năng đó
Thông thường User story sẽ do Product Owner viết. Tuy nhiên trong 1 số trường hợp, BA cũng sẽ viết loại tài liệu này
Một số “tip” viết tài liệu cho BA
- Khơi gợi hết các yêu cầu còn ẩn nấp của stake holder
- Sử dụng từ ngữ rõ ràng, tránh những từ đa nghĩa
- Tận dụng các sơ đồ bảng biểu thay vì mô tả bằng lời.
- Confirm chắc chắn yêu cầu, đừng suy đoán
- Sử dụng mẫu tài liệu phù hợp với nhu cầu của team
- Không phải tài liệu càng chi tiết là càng tốt, hãy viết cô động súc tích và ĐỦ ý
