7 yếu tố quan trọng giúp giao tiếp hiệu quả mà Leader cần có

Người Leader giỏi luôn có đặc điểm chung là họ “làm trùm” kỹ năng Giao tiếp.

Giao tiếp trong công việc mà không hiệu quả, thì những thông tin quan trọng có thể bị hiểu sai ý, dẫn đến mối quan hệ đồng nghiệp đi xuống. Thêm vào đó, giao tiếp không tốt còn tạo ra rào cản cản trở sự phát triển của cá nhân và cả tổ chức.

Đối với các Leaders, đây là yếu tố giúp họ tập hợp nhóm của mình xung quanh tầm nhìn chung của tổ chức. Trao quyền cho nhân viên, xây dựng lòng tin và điều hướng thành công những thay đổi từ tổ chức.

Dưới đây là 7 Yếu tố quan trọng giúp bạn nâng cao năng lực giao tiếp

1. Linh hoạt trong điều chỉnh phong cách giao tiếp

Phong cách giao tiếp khác nhau thường gây ra giao tiếp kém hiệu quả và có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như mức độ ưu tiên không rõ ràng và làm căng thẳng trong mối quan hệ gia tăng.

Đầu tiên hãy xác định phong cách lãnh đạo của bạn phù hợp để tương tác với các mẫu thành viên khác nhau trong tổ chức. VD: Nếu bạn là trưởng nhóm thiết kế, bạn trao đổi với các bạn nội bộ nhóm thiết kế với một phong cách phóng khoáng, và thoải mái. Vì bạn và nhóm đã có đủ hiểu ngôn ngữ chuyên nghành chung, cũng như đủ gần để thân mật trong giao tiếp. Còn khi trao đổi với các thành viên nhóm khác, bạn cần thể hiển quan điểm của mình theo cách khác, và mọi người dễ hiểu nhất.

Nhiệm vụ và phong cách của mỗi đồng nghiệp là khác nhau, vì vậy, biết cách điều chỉnh phong cách giao tiếp sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn trong công việc của mình.

2. Lắng nghe chủ động

Trong giao tiếp, không chỉ là một chiều, chúng ta cần đánh giá để sẵn sàng khi nào cần nói và quan trọng hơn là khi nào cần lắng nghe. Chân thành thể hiện sự quan tâm của bạn bằng cách hỏi ý kiến, mở rộng ý tưởng và phản hồi trung thực của đồng nghiệp. Và khi họ bắt đầu thoải mái chia sẻ, hãy tích cực tham gia vào cuộc trò chuyện. Cố gắng phát triển buổi trò chuyện bằng đặt các câu hỏi mở, mời họ giải thích thêm và (nếu được) tạo thói quen ghi chép lại để thể hiện sự ghi nhận.

Một ý quan trọng, cố gắng giữ sự tập trung vào mạch trao đổi của người nói, tránh ngắt lời họ. Để đạt được điều đó, bạn cần loại bỏ mọi sự xao nhãng phổ biến như: Group Chat công ty, điện thoại gọi đến, đồng nghiệp bắt chuyện,…

3. Sự Rõ ràng

Khi giao tiếp với đồng nghiệp, hãy nói bằng ngôn ngữ đơn giản, đề cập cụ thể đến quan điểm cần đưa ra. Ví dự với OKRs, hãy xác định kết quả mong muốn và dùng tiêu chí đo lường được, nêu rõ những gì bạn muốn đạt được vào cuối kỳ. Nếu người nghe có gì chưa rõ hoặc chưa hiểu, hãy thử đơn giản hóa thông điệp của bạn hơn nữa hoặc nhờ đồng nghiệp gợi ý cách để giúp họ có thể hiểu rõ hơn về chủ đề đang trao đổi.

Bạn càng rõ ràng, đồng nghiệp hay nhân viên sẽ nắm được ý tưởng, mong muốn của bạn. Họ biết rõ cần hướng tới điều gì và cởi mở hơn trong giao tiếp với bạn.

4. Khả năng đặt câu hỏi mở

Để hiểu rõ hơn động lực, suy nghĩ hay mục tiêu của đồng nghiệp, hãy tập đặt những câu hỏi mở. Có một công thức dễ nhớ thế này: BGĐ (Biết thêm – Giải thích – Định nghĩa), cụ thể như sau:

B – “Hãy nói cho tôi Biết thêm thông tin về vụ này.”
G – “Hãy Giải thích rõ hơn, hoặc Giải thích theo một cách khác về quan điểm của bạn.”
Đ – “Hãy Định nghĩa cho tôi về thuật ngữ mà bạn nhắc tới.”

Bằng cách tận dụng những cụm từ đó khi nói chuyện với đồng nghiệp, nhóm của mình, bạn có thể gợi ra những phản hồi sâu hơn, toàn diện hơn và để chắc chắn rằng bạn cũng hiểu đầy đủ, và rõ ràng nhất những gì mà họ đang trao đổi với bạn.

5. Sự đồng cảm

Có rất nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng sự đồng cảm là tiêu chí được xếp hạng quan trọng trong giao tiếp, tạo nên những leaders tài giỏi. Bạn càng dễ dàng thấu hiểu được cảm xúc và trải nghiệm của đồng nghiệp, họ càng cảm thấy được lắng nghe và trân trọng. Từ đó xây dựng lòng tin trong giao tiếp với bạn.

Trong một cuộc khảo sát, 96% số người được hỏi cho biết việc thể hiện sự đồng cảm là điều quan trọng đối với người sử dụng lao động, nhưng thật bất ngờ, có tới 92% trong số đó trả lời rằng điều này vẫn chưa được coi trọng ở nơi mình làm việc. Nếu bạn muốn hoàn thiện năng lực giao tiếp của bản thân cũng như xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và hiệu quả hơn, hãy đặc biệt quan tâm tới sự đồng cảm.

6. Vai trò của Ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp

Nhắc đến giao tiếp chúng ta dễ hình dung đến một người có giọng nói hay, truyền cảm, nhưng về tổng thể, giao tiếp không chỉ là những gì bạn nói, mà còn là cách bạn thể hiện từ những chuyển động cơ thể. Thậm chí, theo ý kiến của chuyên gia huấn luyện cho cấp điều hành, Darlene Price, 93% tác động của cuộc trao đổi là đến từ các tín hiệu phi ngôn ngữ.

Để tăng hiệu quả việc truyền tải thông điệp, đừng quên chú ý tới ngôn ngữ cơ thể của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn truyền cảm hứng cho người nghe, mà khi nói ánh mắt của bạn nhìn vu vơ, thường xuyên chớp mắt, có thể sẽ không truyền tải đúng thông điệp của bạn. Thay vào đó, hãy giao tiếp bằng ánh mắt khát vọng, với những nhíu mày vừa phải để thể hiện động lức quyết tâm, để tạo ra ngọn lửa cảm hứng cho người nghe. Một ví dụ khác, khi nói chuyện và nở một nụ cười chân thành, sẽ truyền đạt được sự ấm áp và tin tưởng tới người nghe.

7. Tiếp nhận nhưng có hành động cụ thể sau đó

Một điều quan trọng là bạn không chỉ lắng nghe phản hồi từ đồng nghiệp của mình. Bạn cũng cần hành động theo những phản hồi đó. Và nếu không thể thực hiện, hãy trao đổi lại để người đó nắm được. Điều này tạo ra sự minh bạch và thể hiện sự tin tưởng trong mối quan hệ. 

Ngược lại, nếu bạn có nghe và nhận phản hồi từ đồng nghiệp của mình nhưng không có bất cứ hành động nào sau đó, cũng không nhắc lại cho họ biết điều đó, họ sẽ dần mất niềm tin vào khả năng thực hiện của bạn. Vì vậy, hãy cố gắng thiết lập và duy trì sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn bằng yếu tố số 7 này.

HungND – Dịch & Biên tập từ nguồn: Harvard Business School – https://online.hbs.edu/blog/post/leadership-communication

Related Posts