1. Cắt bỏ những công việc không cần thiết.
“Loại bỏ những công việc vô ích” là điểm đầu tiên cần cân nhắc nếu bạn đang nghĩ đến việc cải thiện cách làm việc của mình.
Điều quan trọng là cắt bỏ những công việc không cần thiết. Trước tiên bạn nên xem xét những tài liệu hoặc đồ vật bạn đang chuẩn bị. “Nó có thực sự được sử dụng không?” và “Nó sẽ được sử dụng để làm gì?” hoặc “Nó có liên quan đến công việc hiện tại của bạn không?”
2. Ưu tiên các nhiệm vụ
Sau khi cắt bỏ những công việc không cần thiết. Tiếp theo, sẽ là mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ còn lại.
Một khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình Tạo lịch trình cho từng công việc, chẳng hạn như nêu chi tiết “Thời gian sẽ hoàn thành, từ mấy giờ đến mấy giờ?” Khi bạn đã quen với việc lập kế hoạch, bạn sẽ có thể tính toán mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian.
3. Biến nhiệm vụ thành quy trình tự động
Khi nhìn qua nội dung công việc, có những nhiệm vụ cần được thực hiện theo cách giống nhau hàng ngày.
Bản chất của công việc như vậy thường đơn giản. Nhưng số lượng lớn. Và thường chỉ có một người phụ trách công việc hiểu rõ cách thực hiện công việc. Vì vậy, có nguy cơ công việc sẽ bị gián đoạn. Nếu người chịu trách nhiệm công việc không có mặt
Để ngăn chặn sự cố này xảy ra Bạn nên thay đổi quá trình thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Tự động hóa các quy trình như quản lý tác vụ trong Excel, email… để hoàn thành tác vụ chỉ bằng một nút nhấn. Quá trình này sẽ ngay lập tức nâng cao hiệu quả công việc của bạn.
4. Tạo sổ tay công việc
Tạo một hướng dẫn để giải thích cách hoặc các bước công việc Nó có thể giúp nhân viên hoặc những người liên quan thực hiện công việc của họ một cách chính xác và hiệu quả. Giảm rắc rối và tiết kiệm thời gian có thể phải dùng để hỏi người khác. Nhìn chung, việc có một cuốn sổ tay hướng dẫn sử dụng có thể trực tiếp giúp tăng hiệu quả công việc.
Nguyên tắc xây dựng sổ tay Điều đầu tiên cần cân nhắc là người đọc phải có khả năng dễ dàng hiểu được nội dung của sách hướng dẫn. Người tạo sổ tay có thể sử dụng văn bản cùng với hình ảnh và bảng biểu để giải thích các nhiệm vụ trong sổ tay….
5. Tạo sơ đồ làm việc.
“Sổ tay công việc” là tài liệu dùng để giải thích nội dung công việc trong từng bước. “Flowchart” là cái nhìn tổng quan về công việc, thể hiện những việc bạn cần làm trong một ngày.
Tạo sơ đồ thể hiện các bước công việc một cách chi tiết, rõ ràng. Nó sẽ làm cho hiệu quả công việc tốt hơn.
Tuy nhiên, nếu hiểu được bức tranh tổng thể của công việc nhưng không hiểu rõ nội dung các bước công việc mà bạn làm. Hoặc ngược lại, bạn hiểu rất rõ nội dung từng bước công việc nhưng nếu bạn không hiểu được bức tranh tổng thể của toàn bộ công việc. Bạn cũng không thể cải thiện hiệu quả công việc của mình. Vì vậy, việc tạo sổ tay kết hợp tạo sơ đồ công việc sẽ mang lại cho bạn kết quả tốt nhất.
6. Sử dụng cơ sở dữ liệu để có lợi cho bạn.
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống thu thập và tích lũy thông tin của công ty. Điều này có thể được sử dụng để tạo lợi thế cho bạn.
Ví dụ: bạn có thể tìm hiểu về thông tin bán hang của KOL/Pub. Bao gồm thông tin sản phẩm đã bán bằng việc kiểm tra cơ sở dữ liệu trên hệ thống admin.
Một cách khác là bạn có thể thu thập và chia sẻ thông tin về các câu hỏi và câu trả lời thường gặp trên các file lưu trữ của các bộ phận.Để giảm thời gian trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại.
7. Chia công việc thành nhiều phần.
Khi có rất nhiều công việc xảy ra cùng một lúc, “Samidare – Mưa dầm thấm lâu” là cách quản lý và giải quyết những tình huống như vậy.
Ex : nếu bạn có tầm 20 task và chuyển chúng cho người khác phụ trách xử lý. Việc yêu cầu người có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lại toàn bộ 20 task/lần cần sự tiêu tốn rất lớn về công sức và thời gian.
Do đó, nếu bạn thử thay đổi phương thức gửi 5 task cùng một lúc, 4 lần, cả bạn và người phụ trách sẽ có thể giảm đáng kể khối lượng công việc và gánh nặng phải xử lý mỗi lần.
8. Thay đổi người chịu trách nhiệm công việc.
Con người chúng ta có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Đôi khi bạn phải làm công việc mà bạn không thực sự giỏi, có thể bạn cần phải tham khảo ý kiến của cấp trên để xem xét việc thay đổi người chịu trách nhiệm cho công việc đó.
Trong trường hợp này, HR/BU Head cần trao đổi thêm để hiểu rõ hoàn cảnh của nhân viên. Sau đó trình lên cấp trên xem xét việc thay đổi người chịu trách nhiệm về công việc đó. Phương pháp này cũng là một cách khác để tăng hiệu quả công việc.
Ví dụ, Thay vì sếp phân công những nhân viên giỏi ngoại ngữ về bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận quản lý chung. Sếp nên giao nhiệm vụ trong bộ phận quốc tế cho một nhân viên như vậy. Bởi vì sự phân công công việc phù hợp với khả năng của nhân viên. Sẽ tăng hiệu quả công việc.
9. Tăng tốc độ làm việc
Tăng tốc độ làm việc cũng sẽ tăng hiệu quả công việc. Đặc điểm của người làm việc nhanh là có thể hoàn thành từng công việc một cách nhanh chóng. Bởi vì bộ não suy nghĩ nhanh chóng và có thể kết nối mọi thứ một cách nhanh chóng
Tuy nhiên, nếu làm việc nhanh và hấp tấp dễ dẫn đến nhiều sai sót. Bạn sẽ phải mất thời gian sửa chữa những lỗi xảy ra dẫn đến công việc kém hiệu quả.
Vì vậy hãy nhớ rằng, điều quan trọng là phải hoàn thành công việc của bạn một cách nhanh chóng. Nhưng bạn cũng sẽ cần phát triển các kỹ năng của riêng mình, chẳng hạn như nếu bạn cần sử dụng tool cho công việc.
Bạn nên cải thiện kỹ năng tiếng Anh nhiều hơn trong môi trường công ty quốc tế. Tăng cường kỹ năng làm việc chắc chắn sẽ tăng hiệu quả công việc.
10. Thực hiện theo khái niệm “tích hợp”.
Nếu bạn kết hợp các khái niệm đã học và áp dụng chúng vào thực tế cùng lúc, chẳng hạn như “Tạo sổ tay công việc” và “Flowchart”, không những bạn sẽ hiểu rõ hơn nội dung công việc của mình. Bạn sẽ có một sự hiểu biết tổng thể tốt hơn về toàn bộ sự kiện. Và những điều này sẽ khiến bạn “Làm việc nhanh hơn” nữa
Tuy nhiên, bạn không nên thực hiện mọi ý tưởng mình biết cùng một lúc. Bởi vì các khái niệm khác nhau có những thứ không thể được thực hiện cùng nhau. Những khái niệm không thể sử dụng cùng nhau, nó có thể khiến hiệu quả công việc của bạn bị giảm sút.
Vì vậy, bạn nên cân nhắc điều này thật kỹ trước khi quyết định thực hiện bất kỳ hành động nào.
Hiện nay, khái niệm nâng cao hiệu quả công việc đã được thực hiện rộng rãi. Nhưng điều quan trọng là phải chọn được những ý tưởng và phương pháp cải tiến phù hợp cho mọi người trong tổ chức của bạn.
