AI không thay thế vai trò quản trị hành chính, nhưng trở thành một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp mình làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã và đang thay đổi cách con người tương tác và làm việc, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa năng suất cũng như hiệu quả làm việc. Ứng dụng AI trong công việc không chỉ giúp tự động hóa các tác vụ phức tạp, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất mà còn hỗ trợ con người đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
AI được dự đoán sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong các ngành công nghiệp, đẩy mạnh tự động hóa và nâng cao năng suất làm việc. Điều này sẽ tạo ra những thay đổi sâu sắc trong thị trường lao động, đòi hỏi các tổ chức và cá nhân phải liên tục nâng cao kiến thức và kỹ năng sử dụng công nghệ.
Trong vai trò Admin, công việc của mình liên quan nhiều đến tổng hợp thông tin, xử lý biểu mẫu, gửi thông báo nội bộ, theo dõi dữ liệu và chuẩn hóa quy trình. Trước đây, các tác vụ này khá lặp lại và mất thời gian, đặc biệt khi bắt đầu từ số 0 cho một nội dung mới.
Từ tháng 08 đến tháng 11/2025, mình đã chủ động ứng dụng AI vào workflow hàng ngày. Kết quả cho thấy hiệu quả rõ rệt: trung bình tiết kiệm khoảng 2–2.5 giờ/ tháng, đồng thời giúp mình làm việc có hệ thống và nhanh chóng hơn.
1. Soạn mẫu thông báo nhanh và chuẩn hơn
Trước đây mỗi thông báo cần ~15–25 phút để viết nội dung, chỉnh wording, tone giọng và format.
Giờ mình chỉ cần nhập mục tiêu + keyword → AI gợi ý khung nội dung → mình tinh chỉnh lại theo văn bản nội bộ.
Thời gian giảm còn 5–10 phút/thông báo.
2. Chuẩn hóa checklist & quy trình hành chính
- Tìm kiếm và so sánh nhà cung cấp nhanh hơn
Thay vì tự tìm từng nhà cung cấp rồi tổng hợp lại, mình sử dụng AI để:
- Tìm danh sách NCC theo yêu cầu
- So sánh ưu/nhược điểm
- Gợi ý bảng đánh giá theo tiêu chí: giá – chất lượng – feedback – thời gian – hỗ trợ
Điều này giúp quá trình lựa chọn và đề xuất với Leader rõ ràng và nhanh hơn.
Tiết kiệm ~45–60 phút mỗi lần tìm NCC.
Ví dụ thực tế: giống như cách mình đang dùng ChatGPT để mô tả nhu cầu → AI phân tích → mình tối ưu lại → ra phiên bản cuối cùng.
3. Tóm tắt nội dung & lọc thông tin nhanh
Một số email, file guideline, danh sách tài liệu khá dài, nếu đọc hết sẽ mất thời gian.
AI giúp mình tóm tắt ý chính → sau đó mình refine lại theo bối cảnh thực tế trước khi gửi cho nhân sự.
Rút ngắn ~20–30 phút mỗi lần xử lý tài liệu dài.
📈 Kết quả tổng hợp
| Giai đoạn | Trước khi ứng dụng AI | Sau khi ứng dụng AI | Thời gian tiết kiệm |
|---|---|---|---|
| 08/2025 – 11/2025 | 6–7 giờ/tháng | 4–4.5 giờ/tháng | ~2–2.5 giờ/tháng |
🎯 Lợi ích mang lại
- Công việc hành chính trở nên nhanh – chuẩn – ít lặp lại
- Giảm áp lực khi cần xử lý nhiều nội dung gấp
- Tăng thời gian cho các công việc có tính xây dựng như cải tiến quy trình, lên kế hoạch nội bộ,…
